Tagarchief: Vergelijken

Verder zoeken 2

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), , , ,
Voorbeeldbestand: Meervoudig zoeken.zipDownload

Er zijn op deze site al heel wat artikelen verschenen over het zoeken in Excel. Een artikel in november 2017 heeft de naam Verder-zoeken en gaat over het zoeken in niet-unieke items.

Onlangs kreeg ik een vraag van Dean, die in het verlengde van dat artikel ligt: om de rapportvoorbereidingen op een school beter te kunnen doen, zou het handig zijn om per leerling niet alleen gemiddeldes over onderdelen uit te rekenen, maar ook de maximum behaalde score en te zien voor welk onderdeel dit maximum is behaald. Dit laatste leverde hoofdbrekens op: uiteraard kan dat maximum bij meer dan één onderdeel voorkomen.
Met behulp van enkele hulpkolommen kwamen we snel tot een werkbare oplossing.

Maar: het zou natuurlijk veel mooier zijn, als dit met behulp van een Excel-functie zou kunnen. Helaas deze bestaat (nog) niet, dus tijd voor het bouwen van een Eigen functie in Visual Basic.

NB in de nieuwste versies van Excel bestaat de functie X.ZOEKEN. Ook al is deze functie veel flexibeler dan het bestaande VERT.ZOEKEN, maar ook deze functie levert altijd slechts maar één resultaat op.

Probleem

Dean had een mooie werkmap in elkaar gezet, waarbij uiteindelijk op een tabblad een cijfer-overzicht werd gegenereerd.

In het overzicht op het tabblad Rapport van het Voorbeeldbestand heb ik wat Voorwaardelijke opmaak toegevoegd om snel inzicht te krijgen in de spreiding van de resultaten.
Het bepalen van het gemiddelde per leerling of onderdeel leverde geen probleem op; ook het bepalen van de hoogste score niet. Maar wel: bij welk onderdeel (of leerling) komt dit maximum voor?

Oplossing 1

Dean was er al snel achter gekomen dat hij met de standaardfuncties HOR.ZOEKEN en VERT.ZOEKEN niet veel verder kwam. Maar zoeken op www.ginfo.nl leverde het begin van een oplossing in de vorm van de combinatie Index-Vergelijken.

In cel J3 staat de formule:
=INDEX($C$2:$G$2;VERGELIJKEN(I3;C3:G3;0))
De functie Index levert die waarde uit het bereik C2:G2, waarvan het volgnummer gelijk is aan het resultaat van de functie Vergelijken.
Deze laatste functie ‘kijkt’ op welke plaats de waarde uit cel I3 in het bereik C3:G3 staat; de derde parameter (0, nul) geeft aan dat er een exacte vergelijking moet worden uitgevoerd.

NB1 op een vergelijkbare manier wordt in cel C15 bekeken welke leerling de hoogste score op het eerste onderdeel heeft gehaald.

NB2 moeite om te onthouden hoe de combinatie van deze functies moet worden ingevoerd? Gebruik de avz-truc uit het artikel Zoeken: Index en vergelijken.

Helaas bij leerling 9 gaat dat fout: de maximale score 7,7 komt 2 keer voor maar de formule laat alleen Item 2 zien.

Oplossing 2

Gelukkig: de functie ZoekWaarde levert wel het gewenste resultaat!
Maar … deze functie is niet terug te vinden in de gereedschapskist van Excel. Dit is een zogenaamde Eigen functie (in het Engels UDF, User Defined Function). Hoe je deze in je spreadsheets kunt implementeren, zal ik hierna uitleggen.

De functie ziet er als volgt uit:

Deze functie kent 3 parameters (Waarde, Waarzoeken en Resultaat); de functie kijkt waar de Waarde in het bereik Waarzoeken voorkomt en levert de overeenkomende waarde uit het bereik Resultaat. Komt de Waarde vaker dan één keer voor dan worden de resultaten gescheiden door een /.

De functie kan op dezelfde manier in een Excel-cel ingevoerd worden als iedere andere (standaard-)functie. Weet je niet welke parameters er in welke volgorde nodig zijn, ga dan als volgt te werk:

  1. plaats de cursor in de cel waar de formule moet komen
  2. tik in =zoekwaarde(
    Of tik het eerste gedeelte in en klik dubbel op de functie in het lijstje dat automatisch tevoorschijn komt:
  3. klik op denet voor de formulebalk
  4. vul in de pop-up de parameters (argumenten) in:

NB voor Eigen functies is geen Help beschikbaar; zorg dat de namen van de parameters aangeven wat de bedoeling is (dus niet Bereik1, Bereik2 of iets dergelijks)

In het tabblad Rapport van het Voorbeeldbestand is deze functie gebruikt in kolom K en rij 16 met het gewenste resultaat.

NB zoals uit de formules in kolom L en rij 17 blijkt, is het voor deze functie niet nodig dat het hele resultaat-bereik wordt opgegeven; de begincel is voldoende.

In het tabblad Rap2 van het Voorbeeldbestand is te zien, dat wanneer de rapportcijfers gehele getallen zijn, het probleem van meervoudige resultaten nog veel vaker zal voorkomen.

NB de functie kent geen enkele fout-detectie; in de praktijk hoeft dit bij het (met verstand) toepassen geen probleem te zijn. In regel 19 staan de resultaten van ‘vreemd’ gebruik van de functie.

Oplossing 3

De hiervoor geschetste oplossing lijkt veel op de Index-Vergelijken-oplossing met dat verschil, dat meervoudige resultaten mogelijk zijn.
Om ook het probleem van foutdetectie aan te pakken (en de functie wat flexibeler te maken) bevat het Voorbeeldbestand nog een andere Eigen functie; deze heeft 4 parameters waarvan de laatste optioneel is (hoeft dus niet ingevoerd te worden; in dat geval zal Excel bij deze functie “/” gebruiken): IndexVergelijken(Result_matrix, Zoekwaarde, Zoeken_matrix, Optional Scheiding As String = “/”)

Na de declaratie van de functie (Public is de standaardinstelling; maak je de functie Private dan zul je bij het invoeren niet meer uit de lijst kunnen kiezen en is het niet mogelijk om het Functieargumenten-scherm op te roepen) staan diverse commentaar-regels, die uitleg geven over de functie en de randvoorwaarden.
Daarna volgen 3 regels waarin variabelen, die binnen de functie gebruikt worden, worden gedeclareerd (Boolean variabelen kunnen alleen de waarden False en True bevatten; variabelen van het type Long kunnen grote gehele getallen weergeven).
In het volgende gedeelte worden diverse testen uitgevoerd op de ingevoerde parameters. Als een test de waarde Waar/True oplevert, wordt een foutmelding als resultaat van de functie doorgegeven en stopt de verdere verwerking (Exit Function).

In het 2e gedeelte vindt de daadwerkelijke verwerking van de parameters plaats.
Eerste krijgen de 2 booleans een waarde.
Dan lopen we met 2 geneste For-Next–loops door alle cellen van de rijen en kolommen van Zoeken_matrix (door bovenstaande controles kan het maar 1 kolom of 1 rij zijn).
Als de Zoekwaarde in een cel voorkomt wordt de overeenkomende waarde uit de Result-matrix aan het resultaat van de functie toegevoegd, inclusief de standaard- of de in de 4e parameter opgegeven scheidingstekst. Als het zoek- en resultaat-gebied gelijk zijn wordt de betreffende rij of kolom als resultaat doorgegeven.
Als na de For-Next-loops blijkt dat er minstens één resultaat is gevonden wordt de laatste scheidingstekst verwijderd (Len bepaalt de lengte van een tekst). Als er geen enkel resultaat is gevonden, wordt als resultaat van de eigen functie de foutcode xlErrNA teruggegeven; in de Nederlandstalige versie van Excel krijg je dan de standaard-foutmelding #N/B.

In het tabblad Rap3 van het Voorbeeldbestand staan diverse voorbeelden van het gebruik van deze eigen functie IndexVergelijken.

NB1 omdat deze eigen functie heel veel lijkt op het gebruik van de combinatie Index-Vergelijken heb ik ook de volgorde van de parameters aangehouden, zoals ze daarbij worden ingevoerd.
De werking van de functie verandert niet, als de eerste regel wordt gewijzigd in het meer logische
Public Function IndexVergelijken(Zoekwaarde, Zoeken_matrix, Result_matrix, Optional Scheiding As String = “/”)

NB2 optionele parameters moeten altijd achteraan komen.

Extra voorbeelden 1

Hiernaast staat een afdelingsoverzicht met bijbehorende persoon; aan iedere persoon is een waarde toegekend (zie de Excel-tabel tblAfdPers in het tabblad Ovz1 in het Voorbeeldbestand).

Wil je weten bij welke afdeling of persoon een bepaalde waarde hoort, dan kun je geen gebruik maken van VERT.ZOEKEN (deze functie kan niet ‘naar links kijken’).

De combinatie Index en Vergelijken ligt hier meer voor de hand. Deze formule voldoet als je zeker weet dat de waardes uniek zijn. In dit geval lijkt dat zo, maar …

Het is veiliger om de nieuwe functie IndexVergelijken() te gebruiken:

De waarde 21 komt bij 2 afdelingen voor, telkens bij de persoon P1.
In cel I10 is met deze functie een persoonsoverzicht gemaakt voor Afd3, terwijl in cel I13 te zien is in welke afdelingen P4 voor komt.

Extra voorbeelden 2

Op het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand staan voorbeelden van het zoeken in een draaitabel met de functie IndexVergelijken().

Cel D19 bevat het resultaat van de functie wanneer de zoek- en resultaat-matrix gelijk zijn.

Implementatie van een Eigen functie

Er zijn ruwweg 2 methodes: koppel de functie aan de werkmap waar je hem nodig hebt (net als in het Voorbeeldbestand) of zorg er voor, dat de functie in iedere werkmap beschikbaar is. De functie moet dan opgenomen worden in een zogenaamde persoonlijke macro-werkmap (PERSONAL.XLSB). Helaas kent deze methode nogal wat haken en ogen. We gaan daar hier niet verder op in. Misschien een idee voor een apart artikel?

Visual Basic Editor

In allebei de gevallen hebben we de Visual Basic Editor nodig. Er zijn verschillende mogelijkheden om die te openen:

  1. druk op de toetscombinatie Alt-F11
  2. klik rechts op één van de tabs van de werkbladen onderaan (in het Voorbeeldbestand bijvoorbeeld op de tab Rapport) en kies de optie Programmacode weergeven
  1. klik in de menutab Ontwikkelaars in het blok Programmacode op de optie Visual Basic
    NB staat de menutab Ontwikkelaars niet in het ‘lint’, klik dan rechts op één van de menutabs, kies de optie Het lint aanpassen en zorg dat in het rechterblok de optie Ontwikkelaars is aangevinkt.

In aparte werkmap opnemen
  1. maak of open het bestand waar de eigen functie gebruikt zal gaan worden (in dit voorbeeld Map1).
    Open ook het Voorbeeldbestand.
  2. open de Visual Basic Editor. Linksboven (tenminste in de standaardinstelling van VBA) staat de project-verkenner, waar alle geopende Excel-projecten/werkmappen weergegeven worden.
  3. wanneer het nieuwe project geen modules heeft (zoals hiernaast Map1), zorg dan dat dit project is geselecteerd en kies Invoegen/Module
  1. dubbel-klik op Module1 van het project Meervoudig zoeken. Selecteer de hele functie IndexVergelijken (vanaf Public tot en met End Function) en kopieer (bijvoorbeeld door Ctrl-C)
  2. dubbel-klik op Module1 van het project waar de functie gebruikt zal gaan worden (hier dus Map1) en plak de eigen functie (Ctrl-V)
  3. sluit VBA af via Alt-Q of Bestand/Sluiten en terugkeren
  4. de eigen functie is nu te gebruiken in de nieuwe werkmap.

LET OP wanneer het bestand bewaard wordt moet je er wel voor zorgen dat je deze opslaat als werkblad met macro’s (dus extensie xlsm) of als binair (met de extensie xlsb).

Data verrijken

Excel, , , , ,
Voorbeeldbestand: DataVerrijkenDownload

Iedere dag krijgen of vinden we wel gegevens, waarvan je denkt: interessant, maar als ik die met een andere set combineer (verrijken van data) kan ik er nog veel meer informatie uit halen.

In dit artikel geef ik uitleg over verschillende methoden zoals bestaande tabellen uitbreiden met extra kolommen, gebruik maken van het Excel-gegevensmodel en het gebruik van Power Query.

Brongegevens

We gaan als voorbeeld een Excel-tabel gebruiken met daarin het aantal verkochte producten, uitgesplitst naar datum, klant- en productcode.
In het tabblad Verkoop van het Voorbeeldbestand vindt u 1000 records in de Excel-tabel tblVerkoop.

Welke klanten komen hierin voor? Welke producten zijn verkocht? Over welke periode gaat dit bestand?
Meer vragen dan antwoorden.

Verkoopoverzicht

Om snel inzicht te krijgen in bovenstaande vragen maken we op basis van het bestand een draaitabel:

  1. Plaats de cursor ergens in de tabel tblVerkoop.
  2. Kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel en klik op OK.
  3. Sleep de Datum naar de Rijen, Aantal naar het Waarden-gebied en Prod naar Kolommen.

We zien dus direct (tabblad OvzVerkoop) dat het 6 producten betreft en dat het over de periode 2018-2020 gaat.

Klik je op de + voor een jaar, dan zie je welke kwartalen en maanden er in het overzicht voorkomen.

NB1 vanaf versie 2016 zal Excel datums, die in de kolommen of rijen worden geplaatst, direct groeperen naar Jaren, Kwartalen en Maanden.
Gebeurt dit niet automatisch, klik dan met de rechtermuisknop op een datum en kies Groeperen; selecteer daar dan de gewenste opties.

NB2 wil je geen groepering naar kwartaal? Klik rechts op een van de tijdaanduidingen, kies Groeperen en deselecteer de optie Kwartalen.

Maar hoe zit het met de klanten?

  1. Verwijder Prod uit de Kolommen.
  2. Verplaats Jaren van Rijen naar Kolommen.
  3. Sleep Klanten naar Rijen.

Zie het tabblad OvzVerkoop.

NB Excel plaatst de klanten bij het aanmaken van de draaitabel netjes in alfabetische volgorde, maar door de methode van codering komt K10 direct na K1. Gelukkig is dit snel verholpen: selecteer de cel met K10, ‘pak’ met de muis de rand en sleep de code naar beneden.

‘Toevallig’ weet ik dat de klanten over 2 regio’s zijn verdeeld: K2, K5, K7 en K8 horen bij de regio Zuid, de anderen bij Noord.
Die moeten we nu dus nog groeperen (zie Groeperen in een draaitabel): selecteer de draaitabel-rij met K2 (het muis-symbool is dan een pijltje naar rechts), houd Ctrl ingedrukt en selecteer op dezelfde manier K5, K7 en K8. Klik rechts en kies Groeperen. Nog even de namen van de groepen aanpassen (gewoon overschrijven) en de groep Noord naar boven verslepen: klaar!

Op deze manier hebben we handmatig de eerste verrijkingen aangebracht.

Verrijking door toevoegen kolommen

Maar we weten nog meer over onze klanten en de producten:

Tabblad Klant
Tabblad Product

Hiermee kunnen we onze dataset uitbreiden. Dezelfde gegevens van het tabblad Verkoop zijn allereerst gekopieerd naar VerkBerek van het Voorbeeldbestand.

Aan de Excel-tabel (met de naam tblVerkBerek) zijn nieuwe kolommen toegevoegd:

  1. Regio, in cel F3 staat de formule:
    =INDEX(tblKlant[Regio];VERGELIJKEN([@Klant];tblKlant[Klant];0))
    NB1 hier is een alternatief voor verticaal zoeken gebruikt. De avz-truc komt goed van pas! Zie zoeken-index-en-vergelijken.
    NB2 alle berekeningen worden binnen een Excel-tabel uitgevoerd, waardoor we gestructureerde verwijzingen kunnen gebruiken. Zie voor de voordelen van tabellen: kunst-en-excel.
    NB3 na het invoeren van de formule in F3 wordt deze automatisch naar beneden doorgevoerd, zodat alle cellen in die kolom een consistente formule hebben.
  2. In cel G3 halen we op een vergelijkbare manier de naam van het product op:
    =INDEX(tblProd[ProdNaam];VERGELIJKEN([@Prod];tblProd[Product];0))
  3. De totale kosten, die met een verkoop zijn gemoeid worden in cel H3 bepaald:
    =[@Aantal]* INDEX(tblProd[KostPrijs]; VERGELIJKEN([@Prod];tblProd[Product];0))
  4. In cel I3 bepalen we de omzet:
    =[@Aantal]* INDEX(tblProd[VerkPrijs]; VERGELIJKEN([@Prod];tblProd[Product];0))
  5. Daarmee kunnen we in J3 de bruto-winst berekenen:
    =[@Omzet]-[@Kosten]
  6. Maar (sommige) klanten krijgen korting; in cel K3:
    =INDEX(tblKlant[Korting];VERGELIJKEN([@Klant];tblKlant[Klant];0))
  7. Waarmee we ook een netto-winst kunnen bepalen in cel L3:
    =[@Omzet]*(1-[@Korting])-[@Kosten]

Op basis van deze nieuwe dataset kunnen we diverse analyses uitvoeren, uiteraard met behulp van een draaitabel. Bijvoorbeeld (zie tabblad OvzVerkBerek van het Voorbeeldbestand):

Verrijken m.b.v. gegevensmodel

Een nadeel van de vorige methode is, dat het bestand meteen een stuk groter wordt wanneer er kolommen aan een tabel worden toegevoegd. Dat valt nog wel mee als het over 1.000 records gaat, maar als het er een miljoen zijn en als het meer kolommen betreft….

De koppelingen, die we hiervoor met Index/Vergelijken hebben gemaakt, kunnen sinds versie 2013 ook intern in Excel met behulp van een gegevensmodel worden vastgelegd zonder dat dit extra ruimte in beslag neemt. Wel moeten de basisgegevens in Excel-tabellen vastliggen. In het Voorbeeldbestand bevatten de tabbladen Verkoop, Klant en Product onze basisgegevens.

Nu gaan we het gegevensmodel vullen door de relaties tussen deze tabellen vast te leggen:

  1. Kies in de menutab Gegevens in het blok Hulpmiddelen voor gegevens de optie Relaties (de button met 3 tabellen en lijntjes daar tussen).

  1. U legt een relatie vast door op de knop Nieuw te klikken:

    De eerste tabel moet de gegevens bevatten, die uitgebreid gaan worden; in dit geval dus tblVerkoop.
    We gaan via de klant-code gegevens opzoeken, dus geven als kolom Klant op.
    Daaronder moeten we aangeven in welke tabel we gaan zoeken, in het huidige voorbeeld tblKlant.
    Ook in deze tabel bevat de kolom Klant de overeenkomende gegevens.
    Klik op OK.
    NB1 in de laatste stap staat het woord primair; hiermee wordt bedoeld, dat de kolom unieke gegevens moet bevatten. Anders kan er geen relatie aangemaakt worden.
    NB2 heb je meer dan 1 kolom nodig om een relatie te leggen (bijvoorbeeld Naam en Afd) dan zul je een kunstgreep moeten uithalen: in beide tabellen moet je de 2 kolommen aan elkaar koppelen in een nieuwe kolom, bijvoorbeeld Naam&Afd.
  2. Maak op dezelfde manier ook een relatie tussen tblVerkoop en tblProd; de kolomnamen die daarbij gebruikt worden zijn respectievelijk Prod en Product.
    De namen hoeven dus niet hetzelfde te zijn.
  3. Sluit het scherm Relaties beheren.

Nu het gegevensmodel is gevuld kunnen we op basis daarvan overzichten maken met behulp van draaitabellen (in het tabblad OvzVerkModel1 van het Voorbeeldbestand staat een voorbeeld):

  1. Plaats de cursor in een lege cel. Hier zal het overzicht komen, dus meestal doe je dit op een nieuw tabblad.
  1. Start via Toevoegen/Draaitabel een nieuwe draaitabel
  2. Hiernaast is te zien, dat Excel nu automatisch weet, dat we ons gegevensmodel als bron willen gebruiken. Klik OK.

  1. Het overzicht van draaitabel-velden ziet er iets anders uit dan bij een ‘normale’ draaitabel.
    Alle tabellen uit het gegevensmodel zijn beschikbaar met alle bijbehorende kolommen.
    Hiernaast zijn alle 4 gebieden gevuld met gegevens uit 3 verschillende tabellen.
    NB1 bevat de werkmap nog meer Excel-tabellen (net als het Voorbeeldbestand), dan zijn die ook in dit overzicht zichtbaar.
    NB2 heb je velden naar de gebieden versleept en klik je bovenaan op Actief, dan zie je alleen de tabellen die gebruikt zijn in dit overzicht.

Helaas: op deze manier kun je alleen velden uit de basis-tabel (in het voorbeeld tblVerkoop) in het waarden-gebied plaatsen. Sleep je bijvoorbeeld Korting in het waarden-gebied dan krijg je de volgende melding:

Dit scherm krijg je ook als je niet alle tabellen via relaties met elkaar hebt verbonden, maar wel kolommen uit die tabellen gebruikt.

Wat nu wel kan: in de draaitabel kunnen unieke waarden geteld worden. Laten we even via een voorbeeld kijken (tabblad OvzVerkModel2 van het Voorbeeldbestand):

  1. Maak een draaitabel aan zoals hiervoor beschreven.
  2. Plaats Regio en Klant in de Rijen.
  3. Sleep Aantal naar het Waarden-gebied.
  4. Sleep daarna 2x de Datum naar het Waarden-gebied.
  5. Klik op het vinkje achter Datum2 en kies Waardeveldinstellingen.
  6. Helemaal onderaan krijg je nu de mogelijkheid om te kiezen voor Uniek aantal.

Telling van Datum geeft het aantal datums weer per klant, dus eigenlijk het aantal keer dat een klant voorkomt (als de datum is gevuld); het totaal is dan ook precies 1.000.

Unieke telling van Datum2 laat zien hoe vaak een unieke datum voorkomt bij een klant.

Verrijken m.b.v. Power Query

En dan nu een oplossing die als een soort combinatie van de vorige 2 gezien kan worden: Power Query. Binnen dit Excel-onderdeel leggen we de verbanden tussen de tabellen vast én we maken daar allerlei berekeningen die we nodig hebben:

  1. Selecteer een cel in de tabel tblKlant.
  2. Kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en transformeren de optie Uit tabel.
  1. In principe zijn alle kolommen in orde. Aangezien Korting een percentage is, kunnen we de lay-out nog aanpassen:
    * klik op de 1.2 naast Korting
    * wijzig de instelling naar Percentage.
  1. Kies dan het vinkje naast Sluiten en laden.
  2. Klik op Sluiten en laden naar.
  3. Zorg dat de optie Alleen verbinding maken is geselecteerd en klik op de button Laden.
  4. Voer de vorige stappen ook uit voor de tabel tblProduct. Zorg dat KostPrijs en VerkPrijs de instelling Decimaal getal krijgen.
  1. Als laatste doet u hetzelfde met de tabel tblVerkoop, maar nog NIET sluiten. Wijzig de opmaak van de kolom Datum in alleen Datum.
  2. Voordat we Power Query afsluiten moeten we nog relaties leggen tussen de 3 tabellen.
    Kies het vinkje achter Query’s samenvoegen en kies de optie Samenvoegen als nieuw.

  1. Maak de verbindingen zoals hierboven en klik op OK. Wijzig de naam van de nieuwe query in PQtblVerkoop.
  2. Om de gegevens uit tblKlant als extra kolommen toe te voegen klikt u op het symbool rechts van tblKlant. Stel de opties in zoals hierboven en klik OK.
  3. Doe hetzelfde met tblProduct.
  4. Nu gaan we nog wat extra kolommen toevoegen: klik in de kolom Datum, klik op de menutab Kolom toevoegen en kies binnen de optie Datum voor het Jaar. Doe hetzelfde om de maand, de naam van de maand en het kwartaal toe te voegen.
  5. Kies daarna de optie Aangepaste kolom binnen Kolom toevoegen. De naam wordt Omzet en de formule =[Aantal]*[VerkPrijs].
  6. Voeg op dezelfde manier nog 3 kolommen toe:
    Kosten: =[Aantal]*[KostPrijs]
    Brutowinst: =[Omzet]-[Kosten]
    Nettowinst: =[Aantal]*([VerkPrijs]*(1-[Korting])-[Kostprijs])
  7. Zorg dat de 4 toegevoegde kolommen de instelling Decimaal getal hebben.
  1. Kies nu Sluiten en laden en zorg dat er alleen een verbinding tot stand wordt gebracht.
    LET OP zorg wel dat deze query PQtblVerkoop in de laatste stap wordt toegevoegd aan het gegevensmodel.

Nu staat alles klaar om overzichten te maken. Op het tabblad OvzVerkPQ van het Voorbeeldbestand vindt u een voorbeeld:

De gegevens van de bruto- en nettowinst zijn niet als getallen zichtbaar. Met behulp van Voorwaardelijke opmaak hebben die gegevensbalken gekregen:

  1. Selecteer een cel in een betreffende rij.
  2. Kies in de menutab Start in het blok Stijlen de optie Voorwaardelijke opmaak.
  3. Kies dan Gegevensbalken en een kleur(overgang).
  4. Naast de cel staat nu het tekentje van een draaitabel, kies daar de onderste optie.
  5. Via Regels beheren/Regel bewerken de optie Alleen balk weergeven aanvinken.
  6. Pas de rijhoogte naar wens aan.

De Aantallen hebben op een vergelijkbare manier een Voorwaardelijke opmaak gekregen, namelijk Kleurenschalen.

Wijzigt er iets aan de basisgegevens of hebt u nieuwe gegevens aan de tabellen toegevoegd? Door te klikken op de button

Wijzigt er iets aan de basisgegevens of hebt u nieuwe gegevens aan de tabellen toegevoegd?
Door te klikken op de button Alles vernieuwen in het blok Verbindingen van de menutab Gegevens, worden alle koppelingen, het gegevensmodel en alle draaitabellen ververst.

Voetbalcompetities

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), , , , ,
Voorbeeldbestand: VoetbalComp.xlsmDownload

Je hoeft niet per se van voetballen te houden om dit artikel te kunnen waarderen.
Ik kreeg van Nico van der Meer een mooi Excel-systeem toegestuurd, dat hij graag met anderen wil delen: het verwerken van voetbaluitslagen tot overzichten en standen, inclusief consequenties voor nacompetities, Champions League etcetera.

In eerste instantie dacht ik: deze sheet bevat wel veel formules, daar zullen we snel wat fouten of mogelijke problemen uit kunnen halen.
Maar niets was minder waar; dus ik geef de werkmap door met maar een paar kleine aanpassingen (verbeteringen?).

Met het systeem van Nico kun je de hele competitie 2018-2019 plezier hebben; alles is al voorbereid, inclusief speeldata en zelfs tijden!
Maar, zoals uit het plaatje hierboven mag blijken, zijn dit soort competities behoorlijk onderhevig aan wijzigingen, dus voor volgend jaar zul je wel weer flink wat aanpassingen moeten doen.

Hieronder zal ik de werking van het systeem kort toelichten en ook een handreiking geven over de aanpassingen voor een volgende competitie-ronde.
Uiteraard zal ik ook de meest gebruikte Excel-functies en de gebruikte VBA-routines toelichten.

Voetbal-competitie

Voordat er zo’n mooi overzicht ontstaat moet er natuurlijk wat voorwerk verricht worden.
In het tabblad Info van het Voorbeeldbestand heeft Nico al diverse aanwijzingen gegeven.

Het systeem omvat 3 competities, Ere-, Eerste – en Tweede Divisie (de EersteDivisie heeft nu de naam KeukenKampioen).
In het tabblad Data liggen de gegevens van de competitieronde en van de teams per divisie vast. Ook kan daar aangegeven worden of de beveiliging (ter voorkoming van het overschrijven van formules) wel of niet moet worden aangezet.

Het tabblad Speelschema bevat per divisie een overzicht van alle rondes en de wedstrijden die daarbinnen gespeeld moeten worden; dit alles inclusief de betreffende datum en tijd. Deze gegevens zijn op internet terug te vinden; via de hyperlink boven iedere divisie zijn de relevante zaken te benaderen.

Klik rechts op een Hyperlink en dan Hyperlink bewerken om te zien hoe deze opgebouwd is.

LET OP om een hyperlink te bekijken moet de beveiliging van het tabblad verwijderd zijn. Dit kan via rechtsklikken op de tab onderaan of door in het tabblad Data aan te geven dat alle beveiligingen verwijderd moeten worden.

Wilt u met dit systeem de resultaten van een competitie volgen dan moeten op dit tabblad Speelschema de uitslagen handmatig ingevoerd worden (voor de Eredivisie in de kolommen C en D).

Resultaten en stand Eredivisie

In het tabblad Eredivisie van het Voorbeeldbestand worden de ingevulde wedstrijdresultaten automatisch verwerkt.

In cel G6 wordt bijvoorbeeld het aantal doelpunten opgehaald voor de thuisclub van de wedstrijd PSV – AZ Alkmaar mbv de formule
=ALS(ISLEEG(VERT.ZOEKEN(TEKST($B6;)&” – ” & TEKST($G$5;);SchemaED;2;0)); “”;VERT.ZOEKEN(TEKST($B6;)&” – “&TEKST($G$5;);SchemaED;2;0))

Via Verticaal Zoeken wordt de wedstrijd (B6, dus PSV, tegen G5, dus AZ) opgezocht in het bereik met de naam SchemaED. De inhoud van de 2e kolom wordt als resultaat teruggegeven. De derde parameter (een 0, nul) geeft aan dat een exacte zoekactie naar de wedstrijdnaam moet worden uitgevoerd.
Als de zoekactie niets oplevert (er is nog niets ingevuld) dan komt er in dit schema ook niets te staan (de dubbele aanhalingstekens), anders wordt het resultaat van de zoekactie in de cel geplaatst.

NB1 de namen van de teams worden door een spatie, een min-teken en opnieuw een spatie van elkaar gescheiden. Bij de opvoer in Speelschema moet dit ook exact zo zijn gedaan.

NB2 Nico heeft de team-namen niet rechtstreeks aan elkaar gekoppeld, maar heeft de functie Tekst gebruikt. Waarschijnlijk om er zeker van te zijn dat Excel deze betreffende cellen zeker als tekst zal zien. Naar mijn idee overbodig.

De overige formules onder en naast het schema wijzen zichzelf.

Ook de standentabel wordt automatisch ingevuld.
Via Vergelijken wordt gekeken op welke positie het betreffende team in de vorige tabel staat en dan wordt via Index het gewenste aantal winst-punten opgehaald (uit en thuis opgeteld).

De formules in de overige kolommen zijn vergelijkbaar of ‘rechttoe-rechtaan’.

In kolom BW staat een code, die gebruikt wordt om de teams in de juiste volgorde te kunnen sorteren en de Plaats in de stand te bepalen.
Wanneer namelijk nieuwe resultaten worden toegevoegd in Speelschema, dan worden wel alle berekeningen direct uitgevoerd en ook de Plaats wordt bepaald, maar de volgorde in de standenlijst verandert niet. Wil je ook de volgorde juist hebben, klik dan op de knop Standen bijwerken. De betreffende VBA-routine (zie hierna) zal dan de sortering uitvoeren.

In cel BW6 staat de formule =WAARDE( TEKST(BS6;”000″)&TEKST(100+BT6;”000″)&TEKST(BU6;”000″)&TEKST(100-BN6;”00″)&TEKST(AANTAL.ALS($BM$6:$BM$23;”>=”&BM6);”00″))

Ook hier wordt de functie Tekst gebruikt; in dit geval om zeker te weten dat het betreffende getal altijd met exact hetzelfde aantal cijfers wordt weergegeven.
Met de functie Waarde wordt van de resulterende tekst weer een getal gemaakt.

Nico heeft in een opmerking bij Code netjes vermeld hoe de code is opgebouwd.

NB bij de Eredivisie zijn na 3 speelrondes al geen gelijke standen meer; bij de KK-divisie na 2 speelrondes nog wel.

In kolom BL wordt de plaats van het team in de stand bepaald: =RANG(BW6;$BW$6:$BW$23)
Met behulp van Voorwaardelijke opmaak krijgen bepaalde Plaatsen ook nog een kleurcode; dit is dus onafhankelijk van de sortering.

Overige divisies en nacompetitie

Bij de KK-divisie heeft Nico ook nog overzichten gemaakt ten behoeve van de bepaling van de periode-kampioenen. Zover ik nu heb kunnen zien heeft hij alle lastige afwijkingen en problemen daarmee uitstekend opgelost.

Wat de nacompetitie betreft: de maker van het systeem is nog niet helemaal zeker over de juistheid daarvan.

“De nacompetitie is voor mij nog experimenteel gezien de complexe regels.
Ik had niet verwacht, dat ik tot iets zou kunnen komen, maar al werkende daaraan ontstond er toch iets”.

Nieuwe competitieronde

Wilt u dit systeem ook een volgend seizoen gebruiken, dat moet er nogal wat aangepast worden:

  1. in het tabblad Data van het Voorbeeldbestand het seizoen aanpassen
  2. ook in Data de teams in de drie divisies aanpassen (hoeven niet per se gesorteerd te zijn)
  3. op het tabblad Data de teams van de Eredivisie selecteren en Ctrl-C (kopiëren) drukken; in het tabblad Eredivisie op de cel BM6 rechts klikken en Plakken speciaal/Waarden kiezen
  4. dezelfde werkwijze hanteren voor de teams van de eerste en tweede divisie
    LET OP bij de eerste divisie moeten de teams vijf keer geplakt worden.
  5. in het tabblad Speelschema alle uitslagen wissen en de wedstrijden die gespeeld zullen gaan worden overschrijven.
    LET OP zorg dat de namen van de clubs exact gelijk zijn aan die in het tabblad Data en dat de 2 ploegen gescheiden worden door een spatie, min-teken en nog een spatie

VBA

Met behulp van de knoppen Standen bijwerken worden bijbehorende VBA-routines uitgevoerd.
Voor de Eredivisie ziet die er als volgt uit:
Het bereik met de naam StandEredivisie wordt gesorteerd op kolom BW  en wel in Aflopende volgorde (grootste getal eerst) en het bereik heeft geen Kop.

Alle andere sorteringen gaan op dezelfde manier. Bij de KK-divisie worden 5 sorteringen achter elkaar uitgevoerd; dus voor alle schema’s van het betreffende tabblad.

In het Excel-object ThisWorkbook staat de volgende routine:

De For-Next-loop loopt alle tabbladen langs en afhankelijk van de inhoud van de cel met de naam BevJN (deze staat in het tabblad Data) wordt de beveiliging aan of uit gezet (zonder wachtwoord).

Application.ScreenUpdating zorgt er voor, dat het scherm niet gaat ‘flikkeren’ bij het selecteren van een tabblad.

 

Grafische analyse in Excel

Excel, , , ,
Voorbeeldbestand: AEX.xlsxDownload

Onlangs kwam ik op de website www.exceluser.com enkele nuttige artikelen tegen: 3 Simple Tricks to Improve Analytical Charting in Excel, 3 More Simple Tricks to Improve Excel Charts for Business, Introducing the Power of Year-Over-Year Performance Charts in Excel en What Inflation? How Excel Charts Can Help You Avoid ‘Anecdotal Economics’.

In dit artikel zal ik een paar ideeën van Charles W. Kyd de revue laten passeren en aan de hand van voorbeelden de principes daarachter uitleggen.

Wat laat je zien?

Hiernaast ziet u een simpel omzet-overzicht van een bedrijfje (zie het tabblad Vb1 in het Voorbeeldbestand).
In de maandrapportage kun je zo’n overzicht opnemen, maar je kunt er ook voor kiezen om een grafiek te tonen.

Directeur tevreden, iedereen tevreden?
Nee dus, de marketingmanager vindt dat zo niet goed zichtbaar is, dat de marketing-activiteiten hun vruchten afwerpen en wil een andere grafiek.

Dan blijkt dat de productie-manager weer andere wensen heeft (een collega heeft in de maand maart zijn werkzaamheden overgenomen) en vindt dat het beter is om de groei/krimp van de omzet in de loop van de tijd te laten zien.

Waar cijfer-overzichten veelal de interpretatie van de data aan de lezer overlaten, mag het duidelijk zijn dat grafische presentaties het gevaar van misleiding met zich mee brengen.

Onvergelijkbare gegevens vergelijken

Stel we hebben een maandoverzicht waarin 2 soorten bedragen voorkomen, die qua grootte ver bij elkaar uit de buurt liggen (zie het tabblad Vb2 in het Voorbeeldbestand).

Wanneer we deze in een standaard lijn-grafiek weergeven, dan zijn er weinig details per maand uit de grafiek af te leiden.

Eén van de meest gehanteerde oplossingen is om de twee reeksen aan verschillende assen toe te wijzen.
NB het kleurgebruik moet de lezer helpen om te zien welke reeks bij welke as hoort.

Als vooral het verloop van de tijd van belang is en niet de exacte hoogte van de bedragen, dan is een andere oplossing om de reeksen te indexeren.
Dan is er maar één verticale as nodig; dit voorkomt misverstanden.
Het betekent wel dat er aan de basisgegevens kolommen moeten worden toegevoegd met een berekening zoals =[@Bedr1]/$C$6

Verloop AEX

Eén van de artikelen op ExcelUser.com is geschreven naar aanleiding van het dalen van de koersen in Amerika (What Inflation?). Deze daling liep synchroon met de correctie van de bitcoin-koersen. Maar was/is hier sprake van een correctie of begint de inflatie weer toe te nemen? Of nog erger: zitten we weer aan het begin van een recessie?

En hoe zit dit in Nederland? Geeft de AEX ook aanleiding tot dit soort bespiegelingen?
De bedoeling van dit artikel is niet om hier nu een sluitend antwoord op te geven; wel zal ik aan de hand van enkele voorbeelden laten zien hoe grafieken het proces om te komen tot beantwoording kunnen ondersteunen.

In het tabblad AEX van het Voorbeeldbestand staat een overzicht van de AEX-resultaten vanaf januari 2000 (alleen koersen per werkdag zijn beschikbaar). We zullen alleen de kolom Datum en Close (koerswaarde op het moment van sluiten van de beurs) gebruiken.

De gegevens zijn opgeslagen in de vorm van een Excel-tabel met de naam tblAEX. Een van de grote voordelen van deze vorm is, dat wanneer er nieuwe cijfers beschikbaar zijn en deze onderaan toegevoegd worden, alle formules en grafieken automatisch aangepast worden. Een update van het analyse-systeem is dus een ‘fluitje van een cent’.

Om makkelijk te kunnen inzoomen op gedeeltes van het verloop van de AEX is deze grafiek dynamisch gemaakt. Dus wat er getoond wordt is afhankelijk van de inhoud van bepaalde cellen, in dit geval F3 en F4 (zie ook het artikel dynamische-grafieken).

In het tabblad AEX_Ovz van het Voorbeeldbestand staan daartoe 2 hulp-tabellen.
In cel C3 (met de naam MinDtm) wordt het minimum van de kolom Datum uit de tabel tblAEX bepaald; zo ook in cel C4 het maximum. Onder andere deze 2 waardes worden gebruikt om de mogelijke invoer in de cellen F3 (met de naam Start) en F4 (met de naam Eind) te begrenzen (met behulp van Gegevens-validatie).
In cel G3 (met de naam StartRij) wordt dan bepaald in welke rij van de AEX-tabel de datum uit F3 staat: =VERGELIJKEN(Start;tblAEX[Datum])

LET OP de derde parameter in de functie VERGELIJKEN is weggelaten; dat betekent dat de functie de grootste datum zoekt die kleiner of gelijk is aan Start. De kolom Datum in de tabel tblAEX moet dan wel oplopend gesorteerd zijn!

Zo wordt ook de rij van de laatste gewenste datum opgezocht in cel G4 (met de naam EindRij).

Namen definieren

In het voorgaande heb ik al regelmatig Namen gebruikt en dan vooral met het doel formules leesbaarder te maken. Ook hebben alle Excel-tabellen een naam gekregen, waardoor in formules direct duidelijk is naar welke tabel verwezen wordt. Het gebruik van tabellen heeft daarnaast als voordeel dat formules en grafieken verwijzen naar kolomnamen i.p.v. naar cel-bereiken (dus =tblVb1[Omzet] in plaats van =C3:C8)

Maar om dynamische grafieken te kunnen creëren hebben we ook iets ingewikkelder constructies als Naam nodig:

  1. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Namen beheren
  2. klik op de button Nieuw…
  3. geef een naam op; als eerste voorbeeld rngDtm
  4. de formule onder Verwijst naar wordt dan
    =VERSCHUIVING(tblAEX[[#Kopteksten];[Datum]];StartRij;0;EindRij-StartRij+1)
  5. klik Sluiten

NB de functie VERSCHUIVING geeft als resultaat de reeks cellen, die ontstaat als we vanaf de kop van de kolom Datum in de tabel tblAEX het aantal StartRij naar beneden gaan en 0 kolommen naar rechts/links, waarbij de lengte van de reeks bepaald wordt door de formule EindRij-StartRij+1.

De formule voor rngClose is dan gelijk aan =VERSCHUIVING(tblAEX[[#Kopteksten];[Close]];StartRij;0;EindRij-StartRij+1)

LET OP Deze rng-namen kunnen nu via Gegevens selecteren aan een grafiek worden gekoppeld; denk er wel aan om niet =rngDtm in te vullen, maar =AEX!rngDtm, dus voor alle namen een naam van een tabblad, aangevuld met een !-teken.

Vul je in F3 de waarde 1-1-2007 in en in cel F4 de waarde 31-12-2013 dan ontstaat automatisch de volgende grafiek:

AEX in perspectief

Eén van de tips van ExcelUser.com is om een grafiek van een (historisch) perspectief te voorzien. In dit geval kan het interessant zijn om te zien wat het verband is tussen het koersverloop en recessies.

Daartoe zijn in het tabblad Recessie van het Voorbeeldbestand de recessies vanaf 2000 vastgelegd met een begin en een einddatum. Dit in de vorm van een Excel-tabel met als naam tblRecessie.

De tabel tblAEX in het tabblad AEX is uitgebreid met een kolom F waarin de formule
=ALS([@Datum]<=INDEX(tblRecessie[Eind]; VERGELIJKEN([@Datum];tblRecessie[Start]));
1;NB())
staat.

Korte toelichting: zoek met de functie VERGELIJKEN de Datum uit dezelfde regel (vandaar de @) op in de Start-kolom van tblRecessie ; als dit niets oplevert dan is het resultaat van de totale formule #N/B.
Dan wordt met behulp van de functie INDEX gekeken of deze datum kleiner of gelijk is aan de overeenkomende regel in de Eind-kolom van tblRecessie.
Als dat zo is, dan wordt het resultaat 1 en anders ook weer #N/B.
Het resultaat #N/B wordt in een grafiek niet weergegeven.

Deze recessie-gegevens nemen we in de grafiek op; niet rechtstreeks maar ook weer via een naam-formule: rngRecessie
=VERSCHUIVING(tblAEX[[#Kopteksten];[Recessie]];StartRij;0;EindRij-StartRij+1)

Deze range krijgt een eigen type grafiek, namelijk een Vlak en we zetten deze uit op de secundaire as. Zorg dat het maximum van deze as altijd 1 is en verwijder alle kenmerken van de as.

Op een vergelijkbare manier zijn ook de minimum- en maximum-koersen in de grafiek opgenomen.

Alarmbellen?

Als we inzoomen op het koersverloop van dit jaar blijft de vraag of er alarmbellen moeten gaan rinkelen; bijna 50 punten verschil tussen het minimum en het maximum, is dat een teken dat het fout gaat?

Die vraag is natuurlijk niet zo maar te beantwoorden, maar zoals Charles W. Kyd in één van zijn artikelen aangeeft: probeer een andere invalshoek.

Daarom zijn de AEX-gegevens uitgebreid met een kolom, die aangeeft hoeveel procent de koers op een bepaalde datum is gestegen of gedaald ten opzichte van het jaar daarvoor:

=[@Close]/INDEX([Close];VERGELIJKEN(ZELFDE.DAG([@Datum];-12);[Datum]))-1

Deel de slotkoers van een dag door de overeenkomende dag 12 maanden terug en trek daar 1 vanaf.

Ook nu is de derde parameter van de functie VERGELIJKEN weggelaten; dus soms wordt de slotkoers niet vergeleken met de slotkoers exact 12 maanden terug, maar de dichtstbijliggende datum er voor.

De grafiek hiervan is via de naam rngCloseMutJr weergegeven op het tabblad AEX_Ovz2 van het Voorbeeldbestand.

In de grafiek is te zien, dat fikse negatieve resultaten veelal samen vallen met recessies. Begin 2018 scoort nog steeds flink positief.
Om toch maar een voorspelling te doen: de conclusie lijkt gerechtvaardigd dat de economie positieve perspectieven laat zien.

 

Verder zoeken

Excel, , , , , , , ,
Voorbeeldbestand: ZoekenNietUniek.xlsxDownload

Zoeken in Excel blijft een belangrijke en veel gebruikte optie.
Ik heb daar dan ook al enkele keren een artikel met tips over geschreven.

Recent kreeg ik een opmerking op het artikel Alternatief voor Verticaal.zoeken:

Als er dubbele waarden of woorden in een reeks staan waar je de functie vergelijken op los laat dan is het resultaat de positie van de eerste waarde die hij vindt. Betekent dat dan dat je de functie vergelijken moet toepassen op een gegevensreeks met unieke waarden of tekens?

Mijn antwoord hield in, dat hij daar gelijk in had. En dat je dus altijd moet opletten met zoeken in Excel. En dat dit inspiratie was voor een artikel over het zoeken in niet-unieke gegevens.

Dus deze keer wat inspiratie voor uw speurwerk in Excel.

Basisgegevens

Uiteraard hebben we een voorbeeld nodig, waar we wat mee kunnen oefenen.
In het tabblad Data van het Voorbeeldbestand staat een overzicht van personen, die een betaling aan mij hebben gedaan. We hebben afgesproken, dat iedere werkdag iemand een bedrag stort (was het maar waar!).

Het overzicht begint op 1 september (cel C3. De dag van de week is via cel-opmaak zichtbaar gemaakt; druk Ctrl-1).
In de cel daaronder staat de formule:
=WERKDAG(C3;1)

Omdat de gegevens in een Excel-tabel staan (met de naam tblBetalingen) wordt deze formule automatisch in de rest van de kolom doorgevoerd; voeg maar eens een nieuwe persoon onderaan toe.

U ziet dat sommige personen 1 betaling hebben gedaan, anderen 2 en enkelen hebben er 3 gedaan.
Maar hoeveel heeft iedereen nu gestort en wanneer was de laatste betaling per persoon? Tijd voor nadere analyse.

Aantal-analyse

Allereerst moeten we een overzicht hebben wie er allemaal mee betalen:

  1. klik ergens in de tabel
  2. kies dan in de menutab Gegevens in het blok Sorteren en filteren de optie Geavanceerd
  3. in het vervolgscherm kunt u diverse zaken instellen:
    * we gaan niet filteren, maar kopiëren dus de 2e optie aanvinken
    * het Lijstbereik invullen; waar moeten de gegevens vandaan komen? Wijs met de muis de bovenrand van de eerste kolom aan tot de cursor verandert in een zwarte pijl naar beneden en klik dan
    * in het veld Kopiëren naar moet een verwijzing komen naar de eerste cel waar gegevens moeten worden weggeschreven
    * en als laatste aangeven dat we alleen unieke waarden willen overhouden
    * klik dan op OK

Er blijken tot nu toe 11 betalers te zijn; zie tabblad Ovz1 van het Voorbeeldbestand.

Het aantal betalingen per persoon is nu snel gevonden. In cel C3 staat de formule:
=AANTAL.ALS(tblBetalingen[Naam];B3)

Nog even naar beneden kopiëren, et voilà.

Twee personen hebben dus al 3 keer betaald, vier al 2 keer en 5 mensen nog maar 1 keer.

Bedrag-analyse

We gaan nu via Zoeken analyseren hoeveel iedereen heeft betaald (ja, ik weet het: mbv. een draaitabel is dat in een mum van tijd gebeurd!).

Zoals hierboven al opgemerkt kan Excel alleen maar naar unieke sleutels zoeken (dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Access, dat bij het zoeken naar Piet 2 verschillende records zou opleveren).

We moeten dus alle regels in Excel uniek maken; dat doen we door aan de namen een volgnummer te koppelen.
Aan de basistabel zijn daarom 2 hulpkolommen toegevoegd (zie tabblad Data in het Voorbeeldbestand):

  1. in kolom E (Hulp1) staat de formule
    =AANTAL.ALS(VERSCHUIVING(tblBetalingen[[#Kopteksten];[Naam]];1;0;RIJ()-RIJ(tblBetalingen[[#Kopteksten];[Naam]]));[@Naam])
    Turf het aantal keren, dat de Naam uit de betreffende rij voorkomt in het bereik dat door Verschuiving wordt bepaald.
    De Verschuiving is spannender:
    * het bereik begint in de cel waar de kop van de naam-kolom staat (klik bij het invullen van de formule op die cel en de verwijzing wordt automatisch gegenereerd)
    * maar start 1 regel lager
    * en 0 kolommen naar rechts of links
    * en de lengte van het bereik is gelijk aan de Rij waarin de formule staat minus de rij waar de kolomkop staat
    * in de eerste regel is het bereik dus maar 1 cel groot, in de tweede regel 2 cellen etc.
  2. in kolom F (Hulp2) staat:
    =[@Naam]&[@Hulp1]
    Ofwel: koppel de Naam uit de betreffende rij aan het volgnummer uit Hulp1

De gegevens in Hulp2 zijn nu altijd uniek, ook na uitbreiding van de tabel. Dus op die kolom kunnen we nu onze zoekacties uitvoeren. Aangezien Verticaal.zoeken niet ‘naar links’ kan zoeken gebruiken we de formule met de Index-Vergelijken-combinatie (zie het betreffende artikel daarover).

In het Voorbeeldbestand in het tabblad Ovz1 staat in cel D16 de formule
=ALS.FOUT(INDEX(tblBetalingen[Bedrag];VERGELIJKEN($B16&D$15;tblBetalingen[Hulp2];0));””)

Vergelijken zoekt in de Hulp2-kolom op welke plaats de combinatie van cel B16 en cel D15 (naam met volgnummer dus) staat. De nul geeft aan, dat we een exacte vergelijking willen uitvoeren.
Als we die plaats weten dan wordt met behulp van Index het bijbehorende Bedrag opgehaald.
Omdat de naam of de combinatie met het volgnummer niet hoeven voor te komen, zorgen we er voor dat, als de Index-formule een fout oplevert, er in de cel niets komt te staan (de dubbele aanhalingstekens).

LET OP in principe kan de formule uit D16 naar rechts en naar beneden gekopieerd worden. Doe dit niet door de vulgreep rechts onder van cel D16 te verslepen, maar gebruik de toets-combinaties Ctrl-C en Ctrl-V.

In kolom C nog even een Som-formule plaatsen en we weten hoeveel iedereen in totaal heeft betaald.

NB we zijn er hier van uit gegaan, dat er maximaal 5  betalingen per persoon plaats vinden. Klopt dit niet (meer) dan moeten er nog kolommen worden toegevoegd. Vergeet niet de Som-formule in kolom C aan te passen!

Datum-analyse

Op welke dagen zijn de betalingen verricht?

Op exact dezelfde manier als hiervoor halen we nu de Datum op in plaats van het Bedrag.
Deze keer plaatsen we in kolom C de Max-formule om de laatste betaaldatum per persoon te achterhalen.

Alternatieven zonder hulp-kolommen

Voor de liefhebbers staan in het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand nog 2 alternatieven, waarbij formules worden gebruikt die geen hulpkolommen nodig hebben.

In cel D3 wordt aan de hand van de naam in B3 en het volgnummer in D2 op de volgende manier het bijbehorende bedrag opgehaald:
={ALS.FOUT(
INDEX(tblBetalingen[Bedrag];
KLEINSTE(
(tblBetalingen[Naam]=$B3)*(RIJ(tblBetalingen[Naam]));
D$2 + AANTAL.ALS(tblBetalingen[Naam];”<>”&$B3)) –
RIJ(tblBetalingen[[#Kopteksten];[Naam]])
)
;””)}

Gebruik in de menutab Formules in het blok Formules controleren de optie Formules evalueren om te onderzoeken hoe de formule werkt.

NB Deze formule is ingevoerd door in plaats van op Enter op Ctrl-Shift-Enter te drukken, de zogenaamde CSE-methode.

Wil je de CSE-methode vermijden dan wordt de formule:
=ALS.FOUT(INDEX(tblBetalingen[Bedrag];INDEX(KLEINSTE((tblBetalingen[Naam]=$B9)*(RIJ(tblBetalingen[Naam]));D$2+AANTAL.ALS(tblBetalingen[Naam];”<>”&$B9))-RIJ(tblBetalingen[[#Kopteksten];[Naam]]);0));””)

Zie cel D9 in het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand.