Tagarchief: Notatie

Reviews

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), , , , , ,
Voorbeeldbestand: Reviews.xlsmDownloaden

Alle (on-line) bedrijven willen tegenwoordig van hun klanten graag een review ontvangen.
Dit is niet alleen interessant voor de marketingafdeling maar ook voor nieuwe kopers. Ikzelf kijk tenminste ook altijd gauw door de lijst reviews om te zien wat anderen van het product vinden.

Meestal kun je een product waarderen met 1-5 sterren.
De betrouwbaarheid van de gemiddelde score (zoals hierboven de 4,7) wordt natuurlijk steeds groter met het aantal reviews dat er is uitgebracht. Maar de kwaliteit van de score wordt ook bepaald door de spreiding van de uitgebrachte scores. Vandaar dat je meestal nog kunt doorklikken:

In dit artikel gaan we wat mogelijkheden binnen Excel langs waarmee we bij een review-overzicht snel en interactief op de details kunnen inzoomen (het idee en de cijfers zijn ontleend aan een artikel van Chandoo).

Basis-gegevens

In het Voorbeeldbestand in het tabblad Reviews ziet u een bestand met voor enkele top-deals van Bol.com een reviewer-code met de daarbij behorende FICTIEVE score.

Door middel van een draaitabel kunnen we snel een overzicht met gemiddeldes genereren:

Maar om makkelijk een overzicht van de onderliggende details te kunnen tonen gaan we een andere methode hanteren.

Samenvattend overzicht

In kolom C hebben we de namen van de aanbiedingen geplaatst, waar we de gemiddelde Rating van willen weten (zie het tabblad Ovz1 van het Voorbeeldbestand).

NB wil je snel alle items hebben, die in het basis-bestand voorkomen, dan liggen er 3 methodes voor de hand:

  1. maak een draaitabel zoals hierboven en kopieer de namen naar de gewenste plaats
  2. gebruik de optie Geavanceerd in het blok Sorteren en filteren van de menutab Gegevens:
    en vul bij Kopiëren naar de gewenste plaats in
  3. kopieer de kolom met de aanbiedingen en kies dan de optie Dubbele waarden verwijderen in het blok Hulpmiddelen voor gegevens van de menutab Gegevens.

In cel D3 staat de formule =GEMIDDELDE.ALS(tblReviews[Aanbieding];C3;tblReviews[Rating])
Ofwel bepaal het Gemiddelde van alle Ratings als de naam in C3 gelijk is aan een naam in de kolom Aanbieding van de Excel-tabel tblReviews.

In kolom E wordt het gemiddelde grafisch weergegeven. Daarbij worden 3 symbolen uit het font Wingdings2 gebruikt: (zie het tabblad Berekeningen).

De cellen met de symbolen hebben respectievelijk de namen crkVol, crkHalf en crkLeeg gekregen.

Cel E3 bevat de formule:
=HERHALING(crkVol;GEHEEL(D3+0,25))
&HERHALING(crkHalf;ALS(EN(REST(D3;1)>0,25;REST(D3;1)<0,75);1;0))
&HERHALING(crkLeeg;GEHEEL(5-(D3-0,25)))

Eerst wordt het aantal volle cirkels bepaald door het gehele deel van de waarde in D3 te nemen (door daar 0,25 bij op te tellen wordt een waarde van bijvoorbeeld 1,8 ook voorzien van 2 volle cirkels); de functie Herhaling genereert een tekst met het gewenste aantal volle cirkels.

Als de Rest van deling van D3 door 1 groter is dan 0,25 EN kleiner dan 0,75 dan zal de tweede Herhaling-functie een halfvolle cirkel opleveren, anders niets.

Als laatste wordt het aantal toe te voegen lege cirkels gegeneerd.

Door middel van het &-teken worden de drie teksten aan elkaar gekoppeld.

LET OP op deze manier wordt een tekst gemaakt die uit symbolen uit het font Wingdings2 bestaat. Om deze tekst in Excel zichtbaar te maken moeten de betreffende cellen in kolom E dan ook het lettertype Wingdings2 hebben.

Zoals hiervoor gezegd hebben we details over het aantal reviews en de spreiding in de scores nodig om de gemiddeldes op waarde te schatten.

Detail overzicht

In het tabblad Berekeningen van het Voorbeeldbestand vindt u een overzicht van de scores van een bepaalde aanbieding.
Afhankelijk van de waarde in cel C2 (met de naam aanbNr) wordt in cel D2 (met de naam aanbNm) de naam van de betreffende aanbieding opgehaald door middel van de functie Index (lstAanbiedingen is de lijst producten in kolom C van het tabblad Ovz1).

Cellen B1:B9 bevatten de getallen 1 t/m 5; alleen hebben die een Aangepaste notatie gekregen: “Score “0
Selecteer daartoe de cellen, druk op Ctrl-1 (Celeigenschappen) en kies het tabblad Getal:

In cel C5 staat de formule: =AANTALLEN.ALS(tblReviews[Aanbieding];aanbNm;tblReviews[Rating];B5)
Ofwel bepaal het aantal als de waarde in de kolom Aanbieding van de Excel-tabel tblReviews gelijk is aan aanbNm en de waarde in Rating gelijk is aan de waarde in B5 (het woord Score daar is opmaak!).
Cel C5 heeft ook weer een Aangepaste notatie (0) gekregen.

In cel C10 wordt de som bepaald van de cellen daarboven met als Aangepaste notatie 0 “reviews”. Dit levert het totaal aantal reviews voor de betreffende aanbieding. Dit totaal wordt in de cellen D5:D9 overgenomen. Dit hebben we nodig voor het maken van de bijbehorende grafiek.

Detail grafiek

Van het detail-overzicht kunnen we nu makkelijk een grafiek maken:

  1. selecteer de cellen B4:D9 in het tabblad Berekeningen
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Grafieken de optie Kolom- of staafdiagram
  3. kies het eerste staafdiagram (Gegroepeerde staaf)

We hebben op deze manier een grafische weergave van de aantallen per score vergeleken met het totaal aantal reviews.

Deze grafiek is gekopieerd naar het tabblad Ovz1; zoals te zien is doet wat opmaak wonderen:

  1. verwijder de horizontale as, de gridlijnen en de legenda
  2. klik op Grafiektitel, plaats de cursor in de Formulebalk, tik in = en klik met de muis op cel C10 van het tabblad Berekeningen
  1. klik ergens in de grafiek met de rechter muisknop en kies Gegevens selecteren. Verplaats Aantal naar beneden
  2. klik rechts op één van de staven en kies de optie Gegevensreeks opmaken.
    Zet de Overlapping van reeks op 100%.
  3. klik rechts op één van de scores en kies As opmaken.
    Zet het vinkje aan bij Categorieën in omgekeerde volgorde.
  4. klik rechts op één van de grote staven en kies de optie Gegevenslabels toevoegen.
    Klik rechts op één van de labels en kies de optie Gegevenslabels opmaken. Kies de optie Waarde uit cellen en selecteer de cellen C5:C9. Vink de optie Waarde uit.
  5. pas de overige opmaak naar wens aan.

Interactief details tonen (1)

Nu moeten we nog een methode vinden om vanuit het review-overzicht de detail-grafiek te tonen. Op het tabblad Ovz1 van het Voorbeeldbestand hebben we gebruik gemaakt van Keuzerondjes:

  1. kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen

    en kies daar de optie Keuzerondje (Formulierbesturingselement).
    NB zie je geen menutab Ontwikkelaars? Klik ergens in het menugedeelte met de rechter muisknop en kies de optie Het lint aanpassen. Zorg dan dat in het rechterblok de optie Ontwikkelaars is aangevinkt.
  2. klik in de cel waar je het eerste rondje wilt hebben. Verschuif het rondje eventueel nog zodat hij precies op de gewenste plaats staat.
  3. pas de standaard-tekst Keuzerondje 1 aan; in dit geval wissen we de tekst helemaal.
  4. klik rechts op het rondje en kies de optie Besturingselement opmaken. Zorg dat bij Koppeling met cel een verwijzing naar de cel Berekeningen!$C$2 komt.
  5. klik rechts op het rondje en kies Kopiëren
  6. toets 8 keer Ctrl-V (plakken) in
  7. plaats het onderste rondje op de juiste plaats
  8. selecteer alle rondjes door er op te klikken met Ctrl ingedrukt
  9. kies in de menutab Hulpmiddelen voor tekenen/Opmaak in het blok Rangschikken de optie Uitlijnen en kies daarna Links uitlijnen; daarna nogmaals Uitlijnen met de optie Verticaal verdelen.

Wanneer je nu een rondje aanklikt zal het overeenkomende nummer in cel C2 van het tabblad Berekeningen worden geplaatst. Het detail-overzicht en de bijbehorende grafiek(en) passen zich dan automatisch aan.

NB aan de cellen C3:E11 is een voorwaardelijke opmaak gekoppeld die er voor zorgt dat de achtergrond van de gekozen aanbieding wordt gekleurd:

Interactief details tonen (2)

Een andere methode is in het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand geïmplementeerd.

Als je daar op één van de cellen C3:E11 klikt dan start een VBA-routine die er voor zorgt dat cel C2 (met de naam aanbNr) van het tabblad Berekeningen wordt aangepast.

  1. klik met de rechter muisknop op de naam van één van de tabbladen en kies de optie Programmacode weergeven
  2. klik in het Project-overzicht aan de linkerkant van het scherm dubbel op het blad Ovz2
  3. plaats in het codescherm de volgende programma-regels:
    Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
    Dim topRij As Integer
         If Not (Application.Intersect(Target, Range(“lstOvz2”).Cells) Is Nothing) Then
              topRij = Range(“lstOvz2”).Cells(1, 1).Row
              [aanbNr] = Target.Row() – topRij + 1
         End If
    End Sub
    Kortweg: als in dit werkblad de selectie wordt veranderd (door bijvoorbeeld het klikken met de muis of het gebruik van de cursortoetsen) dan zal de VBA-routine kijken of er een overlap is tussen de cel die is geselecteerd (de Target) en de cellen van lstOvz2 (dus C3:E11). Is dat zo dan wordt het rijnummer van de eerste cel van deze lijst in de variabele topRij geplaatst. Door deze topRij af te trekken van het rijnummer van de Target-cel weten we welke aanbieding aangeklikt is (nog wel even corrigeren met +1).

Weekdagen en weeknummers

Access, Excel, , , , , , , ,

Kalender-2016-LandscapeEén van de eerste artikelen op de site van G-Info ging over datums en de mogelijkheden van de diverse opmaak-opties (klik hier voor het betreffende artikel).

Vorige week kreeg ik een vraag over weekdagen en weeknummers in Access. Toen bleek, dat het probleem niet met opmaak was op te lossen, viel het me weer op, hoe ingewikkeld het kan zijn om dit soort vraagstukken met behulp van formules te tackelen.
Ook de (soms) grote verschillen tussen Excel en Access maken het er niet makkelijker op (hoezo, allebei een onderdeel van Microsoft Office!) .

Daarom maar eens wat mogelijkheden (en onmogelijkheden) op een rijtje gezet.

Opmaak in Excel

Zoals gezegd heb ik daar in een eerder artikel al eens over geschreven.
KalenderIn het Voorbeeldbestand heb ik een overzicht gemaakt met de dagen van de laatste week van 2016 en de eerste 2 van 2016.
De datums staan in kolom F; in de kolommen G t/m J staan verwijzingen naar de dagen in kolom F, maar met behulp van celopmaak (Ctrl-1 indrukken) is de lay-out van de cellen veranderd.

Voordeel hiervan is, dat makkelijk en snel de opmaak aangepast kan worden aan je wensen.
Nadeel is echter, dat je niet rechtstreeks formules of filters op deze cellen kunt los laten; de inhoud van die cellen blijft een datum (intern voor Excel een getal). Ook is het niet mogelijk om op deze cellen een Voorwaardelijke opmaak toe te passen.

NB wanneer je een Filter aanbrengt op het overzicht zul je zien, dat de filtermogelijkheden voor de kolommen F t/m J allemaal hetzelfde zijn: Excel ziet, dat het datums betreft en geeft daarom de mogelijkheden om te filteren op jaar, maand of dag. Het is NIET mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld maandag.

Kalender2Experimenteer met de aangepaste opmaak via Celeigenschappen (Ctrl-1). Gebruik combinaties van de letters d, m en j; 1 letter, 2 letters etc. Het resultaat zie je direct in het vak Voorbeeld.

Datum-formules in Excel

Wil je kunnen rekenen, filteren, sorteren met de diverse onderdelen van een datum dan voldoet de opmaak niet meer. Je zult dan formules moeten gebruiken, waarmee de datum ‘ontleed’ wordt.

In het Voorbeeldbestand zijn in de kolommen K, L en M formules gebruikt om het jaar, de maand en de dag van een datum op te halen; in cel K4 bijvoorbeeld staat de formule =JAAR(F4).

Niets bijzonders, handig, recht-toe-recht-aan.
Willen we echter de weekdag ophalen (is het een maandag, dinsdag?) , dan blijkt er in Excel geen functie te zijn, die dat rechtsreeks oplevert; wel kunnen we het volgnummer van de dag in de week opvragen met de functie Weekdag.
Daar zit echter een addertje onder het gras: er is in de wereld geen overeenstemming over welk nummer bijvoorbeeld de maandag moet krijgen: 1 zoals in Europa gebruikelijk is of moet het 2 zijn (een nieuwe week begint op zondag)?
Aan de functie Weekdag moet dus altijd kenbaar worden gemaakt wat de eerste dag van de week is (als je dat niet meegeeft, dan wordt de standaard genomen en krijgt zondag volgnummer 1).
In cel N4 staat de formule =WEEKDAG(F4;KzWkDag)

Kalender3

Er wordt dus gezocht naar de weekdag, die hoort bij de datum in cel F4, waarbij als Type_getal de waarde 2 wordt meegegeven (maandag krijgt volgnummer 1).
Type_getal verwijst naar de cel met de naam KzWkDag (cel C3). Via Gegevensvalidatie kunnen daar alleen de voor deze functie toegestane waarden 1, 2, 3 en 11 t/m 17 ingevoerd worden.
Met VERT.ZOEKEN is in cel D3 te zien wat een bepaalde waarde inhoudt. Op het tabblad Parameters is de bron voor de Gegevensvalidatie en het verticaal zoeken te vinden in de kolommen B en C.

NB met een formule kunnen we dus het volgnummer van een weekdag afleiden, willen we echter een omschrijving dan wordt het iets ingewikkelder.
In cel Q4 staat een voorbeeld:
=KIEZEN(N4;”ma”;”di”;”wo”;”do”;”vr”;”za”;”zo”)
Let wel op: de volgorde van de dagen is afhankelijk van het Type_getal, dat in cel N4 is gebruikt!

Met opmaak is het niet mogelijk om in Excel het weeknummer te zien; wel is daar een functie voor. In het Voorbeeldbestand wordt die in kolom O gebruikt.
In cel O4 komt dan de formule =WEEKNUMMER(F4;KzWkNr)

Ook deze functie kent een 2e paramater (het Type_resultaat). Welke keuze hier gemaakt moet worden is nog iets ingewikkelder dan bij Weekdag. Want niet alleen is het van belang op welke dag een nieuwe week begint, ook moeten we aangeven wanneer we met weeknummer 1 beginnen.
Voor dat laatste onderscheidt Excel 2 systemen: bij Systeem 1 is Nieuwjaar het begin van week 1, bij Systeem 2 (het Europese systeem) begint week 1 met die week, waarin de eerste donderdag valt (en de week begint dan automatisch op maandag).

Om Systeem 2 te kiezen moet als 2e paramater voor Weeknummer het getal 21 meegegeven worden.

Opmaak in Access

Net als in Excel kunnen we in Access de datum “in stukken knippen” door een opmaak daaraan mee te geven.
In een query, die gebaseerd is op een tabel met een veld Datum, kunnen we bijvoorbeeld een nieuw veld toevoegen (met de naam JrF) om het jaar af te leiden:
JrF: Format([datum];”yyyy”)

LET OP Access verwacht Engelse functienamen en ook de Engelse afkorting voor het jaar.

We kunnen ook minder letters aan de functie meegeven, maar het resultaat is soms iets anders dan in Excel:
y: dit levert het volgnummer van de dag in het jaar
yy: het jaar in 2 cijfers
yyy: het jaar in 2 cijfers en direct daarachter het volgnummer van de dag in het jaar (dus een combinatie van yy en y)

Voor het maandnummer kan een vergelijkbare formule gebruikt worden:
MndF: Format([datum];”m”)
mm: het maandnummer altijd in 2 cijfers
mmm: de afkorting voor de maand (bijvoorbeeld jan)
mmmm: een volledige maand-aanduiding (bijvoorbeeld januari)

Voor de dag van de maand gebruiken we dan:
DagF: Format([datum];”d”)
dd: het dagnummer altijd in 2 cijfers
ddd: de afkorting voor de dag van de week (bijvoorbeeld ma)
dddd: een volledige dag-aanduiding (bijvoorbeeld maandag)

Binnen Access is het op deze manier ook mogelijk om het kwartaalnummer automatisch te genereren:
KwF: Format([datum];”q”)

Ook kunnen we de w als parameter gebruiken, maar ook nu dienen we nog extra parameters mee te geven:
WkF: Format([datum];”w”;2)
Deze formule levert het volgnummer van de dag in de week op. Maar net als in Excel moeten we dan wel opgeven op welke dag een nieuwe week begint. Geven we als 3e parameter een 0 (nul) mee, dan worden systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de week op zondag etc.

Als laatste nog:
Wk2F: Format([datum];”ww”;2;2)
Dit levert het weeknummer in het jaar; net als in Excel is het wel van belang welk systeem daarbij gebruikt moet worden.
Als de 4e parameter 0 (nul) is dan worden de systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de eerste week op Nieuwjaar, 2 dan is de eerste week afhankelijk van de eerste donderdag en 3 dan is de eerste week die week, die volledig in het nieuwe jaar ligt.

LET OP de functie Format retourneert een tekst; wil je rekenen met de uitkomst hiervan neem dan de waarde van het resultaat: Val(Format([datum];”d”))

Datum-formules in Access

Willen we direct rekenen met de dagen, maanden, weken etc (zonder gebruik te maken van de Val-functie) dan kent Access nog de functie DatePart.

Als we bijvoorbeeld in een query als veld opgeven
JrNr: DatePart([datum];”yyyy”)
dan resulteert dit in een getal met 4 cijfers, dat het jaar aangeeft.

Alle instellingen, die hiervoor bij Access-opmaak zijn toegelicht, zijn hier toepasbaar.
Dus bijvoorbeeld DatePart([datum];”ww”;1;2) levert het weeknummer (als getal) op, waarbij een week begint op zondag en de eerste donderdag bepalend is voor de weeknummer 1.