Categorie archief: VBA (Visual Basic for Applications)

Verder zoeken 2

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), , , ,
Voorbeeldbestand: Meervoudig zoeken.zipDownload

Er zijn op deze site al heel wat artikelen verschenen over het zoeken in Excel. Een artikel in november 2017 heeft de naam Verder-zoeken en gaat over het zoeken in niet-unieke items.

Onlangs kreeg ik een vraag van Dean, die in het verlengde van dat artikel ligt: om de rapportvoorbereidingen op een school beter te kunnen doen, zou het handig zijn om per leerling niet alleen gemiddeldes over onderdelen uit te rekenen, maar ook de maximum behaalde score en te zien voor welk onderdeel dit maximum is behaald. Dit laatste leverde hoofdbrekens op: uiteraard kan dat maximum bij meer dan één onderdeel voorkomen.
Met behulp van enkele hulpkolommen kwamen we snel tot een werkbare oplossing.

Maar: het zou natuurlijk veel mooier zijn, als dit met behulp van een Excel-functie zou kunnen. Helaas deze bestaat (nog) niet, dus tijd voor het bouwen van een Eigen functie in Visual Basic.

NB in de nieuwste versies van Excel bestaat de functie X.ZOEKEN. Ook al is deze functie veel flexibeler dan het bestaande VERT.ZOEKEN, maar ook deze functie levert altijd slechts maar één resultaat op.

Probleem

Dean had een mooie werkmap in elkaar gezet, waarbij uiteindelijk op een tabblad een cijfer-overzicht werd gegenereerd.

In het overzicht op het tabblad Rapport van het Voorbeeldbestand heb ik wat Voorwaardelijke opmaak toegevoegd om snel inzicht te krijgen in de spreiding van de resultaten.
Het bepalen van het gemiddelde per leerling of onderdeel leverde geen probleem op; ook het bepalen van de hoogste score niet. Maar wel: bij welk onderdeel (of leerling) komt dit maximum voor?

Oplossing 1

Dean was er al snel achter gekomen dat hij met de standaardfuncties HOR.ZOEKEN en VERT.ZOEKEN niet veel verder kwam. Maar zoeken op www.ginfo.nl leverde het begin van een oplossing in de vorm van de combinatie Index-Vergelijken.

In cel J3 staat de formule:
=INDEX($C$2:$G$2;VERGELIJKEN(I3;C3:G3;0))
De functie Index levert die waarde uit het bereik C2:G2, waarvan het volgnummer gelijk is aan het resultaat van de functie Vergelijken.
Deze laatste functie ‘kijkt’ op welke plaats de waarde uit cel I3 in het bereik C3:G3 staat; de derde parameter (0, nul) geeft aan dat er een exacte vergelijking moet worden uitgevoerd.

NB1 op een vergelijkbare manier wordt in cel C15 bekeken welke leerling de hoogste score op het eerste onderdeel heeft gehaald.

NB2 moeite om te onthouden hoe de combinatie van deze functies moet worden ingevoerd? Gebruik de avz-truc uit het artikel Zoeken: Index en vergelijken.

Helaas bij leerling 9 gaat dat fout: de maximale score 7,7 komt 2 keer voor maar de formule laat alleen Item 2 zien.

Oplossing 2

Gelukkig: de functie ZoekWaarde levert wel het gewenste resultaat!
Maar … deze functie is niet terug te vinden in de gereedschapskist van Excel. Dit is een zogenaamde Eigen functie (in het Engels UDF, User Defined Function). Hoe je deze in je spreadsheets kunt implementeren, zal ik hierna uitleggen.

De functie ziet er als volgt uit:

Deze functie kent 3 parameters (Waarde, Waarzoeken en Resultaat); de functie kijkt waar de Waarde in het bereik Waarzoeken voorkomt en levert de overeenkomende waarde uit het bereik Resultaat. Komt de Waarde vaker dan één keer voor dan worden de resultaten gescheiden door een /.

De functie kan op dezelfde manier in een Excel-cel ingevoerd worden als iedere andere (standaard-)functie. Weet je niet welke parameters er in welke volgorde nodig zijn, ga dan als volgt te werk:

  1. plaats de cursor in de cel waar de formule moet komen
  2. tik in =zoekwaarde(
    Of tik het eerste gedeelte in en klik dubbel op de functie in het lijstje dat automatisch tevoorschijn komt:
  3. klik op denet voor de formulebalk
  4. vul in de pop-up de parameters (argumenten) in:

NB voor Eigen functies is geen Help beschikbaar; zorg dat de namen van de parameters aangeven wat de bedoeling is (dus niet Bereik1, Bereik2 of iets dergelijks)

In het tabblad Rapport van het Voorbeeldbestand is deze functie gebruikt in kolom K en rij 16 met het gewenste resultaat.

NB zoals uit de formules in kolom L en rij 17 blijkt, is het voor deze functie niet nodig dat het hele resultaat-bereik wordt opgegeven; de begincel is voldoende.

In het tabblad Rap2 van het Voorbeeldbestand is te zien, dat wanneer de rapportcijfers gehele getallen zijn, het probleem van meervoudige resultaten nog veel vaker zal voorkomen.

NB de functie kent geen enkele fout-detectie; in de praktijk hoeft dit bij het (met verstand) toepassen geen probleem te zijn. In regel 19 staan de resultaten van ‘vreemd’ gebruik van de functie.

Oplossing 3

De hiervoor geschetste oplossing lijkt veel op de Index-Vergelijken-oplossing met dat verschil, dat meervoudige resultaten mogelijk zijn.
Om ook het probleem van foutdetectie aan te pakken (en de functie wat flexibeler te maken) bevat het Voorbeeldbestand nog een andere Eigen functie; deze heeft 4 parameters waarvan de laatste optioneel is (hoeft dus niet ingevoerd te worden; in dat geval zal Excel bij deze functie “/” gebruiken): IndexVergelijken(Result_matrix, Zoekwaarde, Zoeken_matrix, Optional Scheiding As String = “/”)

Na de declaratie van de functie (Public is de standaardinstelling; maak je de functie Private dan zul je bij het invoeren niet meer uit de lijst kunnen kiezen en is het niet mogelijk om het Functieargumenten-scherm op te roepen) staan diverse commentaar-regels, die uitleg geven over de functie en de randvoorwaarden.
Daarna volgen 3 regels waarin variabelen, die binnen de functie gebruikt worden, worden gedeclareerd (Boolean variabelen kunnen alleen de waarden False en True bevatten; variabelen van het type Long kunnen grote gehele getallen weergeven).
In het volgende gedeelte worden diverse testen uitgevoerd op de ingevoerde parameters. Als een test de waarde Waar/True oplevert, wordt een foutmelding als resultaat van de functie doorgegeven en stopt de verdere verwerking (Exit Function).

In het 2e gedeelte vindt de daadwerkelijke verwerking van de parameters plaats.
Eerste krijgen de 2 booleans een waarde.
Dan lopen we met 2 geneste For-Next–loops door alle cellen van de rijen en kolommen van Zoeken_matrix (door bovenstaande controles kan het maar 1 kolom of 1 rij zijn).
Als de Zoekwaarde in een cel voorkomt wordt de overeenkomende waarde uit de Result-matrix aan het resultaat van de functie toegevoegd, inclusief de standaard- of de in de 4e parameter opgegeven scheidingstekst. Als het zoek- en resultaat-gebied gelijk zijn wordt de betreffende rij of kolom als resultaat doorgegeven.
Als na de For-Next-loops blijkt dat er minstens één resultaat is gevonden wordt de laatste scheidingstekst verwijderd (Len bepaalt de lengte van een tekst). Als er geen enkel resultaat is gevonden, wordt als resultaat van de eigen functie de foutcode xlErrNA teruggegeven; in de Nederlandstalige versie van Excel krijg je dan de standaard-foutmelding #N/B.

In het tabblad Rap3 van het Voorbeeldbestand staan diverse voorbeelden van het gebruik van deze eigen functie IndexVergelijken.

NB1 omdat deze eigen functie heel veel lijkt op het gebruik van de combinatie Index-Vergelijken heb ik ook de volgorde van de parameters aangehouden, zoals ze daarbij worden ingevoerd.
De werking van de functie verandert niet, als de eerste regel wordt gewijzigd in het meer logische
Public Function IndexVergelijken(Zoekwaarde, Zoeken_matrix, Result_matrix, Optional Scheiding As String = “/”)

NB2 optionele parameters moeten altijd achteraan komen.

Extra voorbeelden 1

Hiernaast staat een afdelingsoverzicht met bijbehorende persoon; aan iedere persoon is een waarde toegekend (zie de Excel-tabel tblAfdPers in het tabblad Ovz1 in het Voorbeeldbestand).

Wil je weten bij welke afdeling of persoon een bepaalde waarde hoort, dan kun je geen gebruik maken van VERT.ZOEKEN (deze functie kan niet ‘naar links kijken’).

De combinatie Index en Vergelijken ligt hier meer voor de hand. Deze formule voldoet als je zeker weet dat de waardes uniek zijn. In dit geval lijkt dat zo, maar …

Het is veiliger om de nieuwe functie IndexVergelijken() te gebruiken:

De waarde 21 komt bij 2 afdelingen voor, telkens bij de persoon P1.
In cel I10 is met deze functie een persoonsoverzicht gemaakt voor Afd3, terwijl in cel I13 te zien is in welke afdelingen P4 voor komt.

Extra voorbeelden 2

Op het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand staan voorbeelden van het zoeken in een draaitabel met de functie IndexVergelijken().

Cel D19 bevat het resultaat van de functie wanneer de zoek- en resultaat-matrix gelijk zijn.

Implementatie van een Eigen functie

Er zijn ruwweg 2 methodes: koppel de functie aan de werkmap waar je hem nodig hebt (net als in het Voorbeeldbestand) of zorg er voor, dat de functie in iedere werkmap beschikbaar is. De functie moet dan opgenomen worden in een zogenaamde persoonlijke macro-werkmap (PERSONAL.XLSB). Helaas kent deze methode nogal wat haken en ogen. We gaan daar hier niet verder op in. Misschien een idee voor een apart artikel?

Visual Basic Editor

In allebei de gevallen hebben we de Visual Basic Editor nodig. Er zijn verschillende mogelijkheden om die te openen:

  1. druk op de toetscombinatie Alt-F11
  2. klik rechts op één van de tabs van de werkbladen onderaan (in het Voorbeeldbestand bijvoorbeeld op de tab Rapport) en kies de optie Programmacode weergeven
  1. klik in de menutab Ontwikkelaars in het blok Programmacode op de optie Visual Basic
    NB staat de menutab Ontwikkelaars niet in het ‘lint’, klik dan rechts op één van de menutabs, kies de optie Het lint aanpassen en zorg dat in het rechterblok de optie Ontwikkelaars is aangevinkt.

In aparte werkmap opnemen
  1. maak of open het bestand waar de eigen functie gebruikt zal gaan worden (in dit voorbeeld Map1).
    Open ook het Voorbeeldbestand.
  2. open de Visual Basic Editor. Linksboven (tenminste in de standaardinstelling van VBA) staat de project-verkenner, waar alle geopende Excel-projecten/werkmappen weergegeven worden.
  3. wanneer het nieuwe project geen modules heeft (zoals hiernaast Map1), zorg dan dat dit project is geselecteerd en kies Invoegen/Module
  1. dubbel-klik op Module1 van het project Meervoudig zoeken. Selecteer de hele functie IndexVergelijken (vanaf Public tot en met End Function) en kopieer (bijvoorbeeld door Ctrl-C)
  2. dubbel-klik op Module1 van het project waar de functie gebruikt zal gaan worden (hier dus Map1) en plak de eigen functie (Ctrl-V)
  3. sluit VBA af via Alt-Q of Bestand/Sluiten en terugkeren
  4. de eigen functie is nu te gebruiken in de nieuwe werkmap.

LET OP wanneer het bestand bewaard wordt moet je er wel voor zorgen dat je deze opslaat als werkblad met macro’s (dus extensie xlsm) of als binair (met de extensie xlsb).

Opslag-datum

Excel, VBA (Visual Basic for Applications)
Voorbeeldbestand: SaveDate.zipDownload

Ofwel de datum waarop een bestand is opgeslagen; in het Engels vaak aangeduid als SaveDate.

Word kent een handige manier om in de kop- en voetregel de datum, waarop het betreffende bestand voor de laatste keer is opgeslagen, weer te geven (SaveDate, een apart Veld binnen de optie Info over document).
Op de vraag, waar dat in Excel terug te vinden is, moest ik het antwoord schuldig blijven: Excel kent een zodanige optie niet en die is ook niet met een of andere info-functie na te bouwen.
Uiteraard even Google geraadpleegd: geen resultaten voor SaveDate in Excel, wel allerlei VBA-routines waarmee dit enigszins na te bootsen is.
Daarom in dit artikel enkele voorbeelden daarvan.

Bij opslaan datum toevoegen 1

De eerste methode, die de Word-functionaliteit goed benadert, is om de datum (en tijd) aan de voetregel toe te voegen op het moment dat het Excel-bestand wordt opgeslagen.
Drie regels binnen VBA volstaan:

Dit is een zogenaamde Event-SUBroutine; net voordat de werkmap wordt opgeslagen (BeforeSave) wordt deze procedure uitgevoerd.
De parameter SaveAsUI is verplicht. Deze parameter kan binnen de routine gebruikt worden; de waarde daarvan is True als de gebruiker Opslaan als heeft gekozen en bij gewoon Opslaan is de waarde False.
De tweede parameter (Cancel) is ook verplicht en heeft standaard de waarde False. Krijgt ergens in de procedure deze parameter de waarde True dan zal er daarna geen opslag-actie plaats vinden (opslaan wordt gecanceled).
De tweede regel is waar het om draait: links in de voetregel van het actieve werkblad wordt de combinatie van de huidige datum en tijd geplaatst. De datum heeft een speciale notatie gekregen (minimaal 1 positie voor de dagaanduiding, een uitgebreide omschrijving voor de maand (bijvoorbeeld oktober), 4 cijfers voor het jaar en dan nog een komma en een spatie).

LET OP de routine plaatst de datum ALLEEN in de voetregel van het actieve werkblad (ActiveSheet). Dit is een groot verschil met de Word-optie, die de datum in de voetregel van het document plaatst en daarmee op ALLE pagina’s.

NB1 deze routine moet in een speciale module van de betreffende werkmap geplaatst worden, namelijk in ThisWorkbook.

NB2 om er voor te zorgen, dat deze routine samen met de Excel-sheet wordt opgeslagen, dient de extensie xlsm te zijn (macro-enabled).

NB3 in alle voorbeelden in dit artikel wordt de datum links in de voetregel geplaatst. Uiteraard kunnen ook de opties CenterFooter, RightFooter, LeftHeader, CenterHeader en RightHeader gebruikt worden.

Bij opslaan datum toevoegen 2

In het Voorbeeldbestand is de routine wat uitgebreid:

Hoe plaats je een dergelijke routine in je eigen werkmap:

  1. ga naar de VBA-editor: kies binnen de menutab Ontwikkelaars de optie Visual Basic of druk op Alt-F11.
  2. dubbelklik op de module ThisWorkbook van de betreffende werkmap; rechts kan dan de projectcode voor deze module ingevoerd worden.
  3. tik de bovenstaande code in of, beter, kopieer deze uit het Voorbeeldbestand.
  4. verlaat de VBA-editor door Alt-F11 te drukken
  5. sla het bestand op; zorg dat het de extensie xlsm krijgt.

Een korte uitleg van de belangrijkste elementen van de routine:

  • eerst wordt een message-box getoond met de vraag of de voetregel aangepast moet worden; alleen Ja en Nee zijn toegestaan (vbYesNo)
  • als op de Nee-knop wordt geklikt, gebeurt er in deze subroutine niets meer. Wel slaat Excel het bestand dan nog op.
  • anders wordt de inhoud van de linker-voetregel in de variabele a geplaatst en via een tweede message-box op het scherm getoond.
  • wordt daar gekozen om niet door te gaan, dan krijgt u de waarschuwing te zien, dat het bestand niet wordt opgeslagen (doordat Cancel op True wordt gezet)
  • anders wordt de voetregel aangepast, waarna Excel het bestand opslaat.

NB1 de eerste 2 keren wordt MsgBox als functie gebruikt, waarvan het resultaat in de variabele a wordt geplaatst.
In het derde geval voert MsgBox alleen een opdracht uit; omdat het dan geen functie is, moeten de haakjes weggelaten worden.

NB2 de voetregel is iets uitgebreid: naast de tekst Opslagdatum wordt met behulp van &6 ook de lettergrootte aangepast.

Alternatief 1

Een groot nadeel van bovenstaande methodes is, dat de VBA-routine eerst in het betreffende bestand moet worden geplaatst en het bestand als xlsm moet worden opgeslagen.

Handige en/of veel gebruikte routines kunnen echter ook in een module van uw persoonlijke werkmap geplaatst worden.
De vraag is: waar kunt u die map vinden?

Ziet u in de VBA-editor ergens het project PERSONAL.XLSB dan kunt u een van de bestaande modules openen door daarop te dubbelklikken (of een extra module Invoegen).

Bestaat de persoonlijke werkmap nog niet, doe dan het volgende:

  1. open de menutab Ontwikkelaars (ziet u die niet? Klik met de rechter muisknop ergens in de menubalk en kies de optie Lint aanpassen en vink in het rechtergedeelte van het nieuw geopende scherm de optie Ontwikkelaars aan).
  2. kies de optie Macro opnemen.
    Een macro opnemen (en stoppen) kan ook altijd via de knop linksonder in de statusbalk
  3. in het midden van de pop-up kiest u Persoonlijke macrowerkmap, klik op de OK-knop en kies dan direct in de menubalk de optie Opname stoppen.

Als de persoonlijke werkmap bestaat, dan kunnen routines daarin geplaatst worden; deze zijn dan in iedere werkmap direct te gebruiken.

Het eerste alternatief is dan (routine vergelijkbaar met hierboven; tekst hieronder is makkelijk te kopiëren):
Sub DatumVoetregel()
Dim a
a = MsgBox("Wilt u datum en tijd links in de voetregel plaatsen?", _
vbYesNo, "Voetregel aanpassen")
If a = vbYes Then
a = ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter
If a <> "" Then
a = MsgBox("In de voetregel staat nu: " & _
vbCrLf & a & vbCrLf & "Doorgaan?", _
vbYesNo, "Voetregel aanpassen")
If a = vbNo Then Exit Sub
End If
ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = _
"&6 " & Format(Date, "d mmmm yyyy, ") & Time
End If
End Sub

LET OP het woord Private is op de eerste regel weggelaten, anders is deze routine niet voor andere werkbladen dan de persoonlijke ‘zichtbaar’.

Deze procedure zal NIET automatisch starten wanneer u een bestand opslaat. Wat moet u doen:

  1. maak een nieuwe werkmap aan
  2. kies in de menutab Ontwikkelaars de optie Macro’s (of druk op Alt-F8)
  3. kies in het vervolgscherm de gewenste routine; in dit geval PERSONAL.XLSB!DatumVoetregel en klik op Uitvoeren (of dubbelklik op de gewenste routine)
  4. sla direct daarna het bestand op.
    LET OP Doet u dat met het voorbeeldbestand, dan zal de automatische routine ook nog opgestart worden

NB doordat er twee handelingen verricht moeten worden (de routine uitvoeren en het bestand opslaan) zal de tijd in de voetregel niet exact overeenkomen met de tijd van het opgeslagen bestand.

Alternatief 2

Een verkorte routine, die alleen de datum en tijd in de voetregel zet, is:
Sub DatumVoetregelKort()
ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = Format(Date, "d mmmm yyyy, ") & Time
End Sub

Alternatief 3

Een derde alternatief, waarbij de SaveDate uit de eigenschappen van het document wordt opgehaald:
Sub DatumVoetregelKort2()
ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = Format( _
ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Save Time"), "d mmmm yyyy, hh:mm:ss")
End Sub

De werkwijze is dan net andersom:

  1. sla de werkmap op
  2. voer de routine uit
  3. print de pagina

Werkdagen

Access, Excel, VBA (Visual Basic for Applications),
Voorbeeldbestand: Werkdagen.zipDownload

Voor rapportages is het nog wel eens handig om te bepalen hoeveel dagen er zitten tussen een begin- en einddatum. In Excel is dat heel eenvoudig te berekenen door deze datums van elkaar af te trekken. In Access gaat dat op dezelfde manier.

Maar als je wilt weten hoeveel werkdagen er tussen zitten, wordt het wat lastiger. In Excel gaat dat nog vrij eenvoudig met behulp van de ingebouwde functie NETTO.WERKDAGEN, maar in Access komt er wat meer werk om de hoek kijken.

Hieronder een uitleg over de werkwijze in Excel en een voorbeeld hoe de berekening in Access kan worden uitgevoerd.

Dagen verschil in Excel

In het Voorbeeldbestand ziet u op het tabblad Kalender van de Excelsheet Werkdagen.xlsx een Excel-tabel met alle dagen van 2019. In de tweede kolom van die tabel (met de naam tblKalender) wordt het verschil bepaald tussen die dagen en een vaste begindatum (Refdatum). Simpel door ze van elkaar af te trekken via de formule =[@Datum]-RefDatum

NB alle datums in de voorbeelden hebben de volgende celopmaak meegekregen: ddd d mmmm jjjj (zie ook het artikel ginfo.nl/datums-data-dates).


Dus de cel uit de kolom Datum in dezelfde rij (vandaar de @) minus de referentiedatum (in dit geval de inhoud van cel C2).
Een negatief resultaat wil zeggen, dat de datum vóór de referentiedatum ligt.

NB de kleuren in de datum-kolom worden automatisch gegenereerd door middel van Voorwaardelijke opmaak.

Moet de dag zelf ook meetellen dan moet de berekening iets aangepast worden: =[@Datum]-RefDatum+ALS([@Datum]>=RefDatum;1;-1)
Als de dag op of na de referentiedatum ligt, dan moet het resultaat 1 groter worden, anders 1 meer negatief (zie kolom Verschil2).

Zonder weekenden in Excel

Maar als we willen weten hoeveel werkdagen er tussen 2 datums zitten, dan volstaat zo’n simpele berekening niet; zaterdagen en zondagen mogen niet meetellen.
Gelukkig heeft Excel daar een standaard-functie voor: NETTO.WERKDAGEN.

Geef je maar 2 parameters op (de begin- en einddatum), dan bepaalt deze functie het verschil in dagen, exclusief de weekenden.

NB ook hier telt de dag zelf mee; zie in het voorbeeld hierboven het resultaat bij 9 januari.

Echte werkdagen in Excel

Met echte werkdagen bedoelen we dat feestdagen/vrije dagen niet mee mogen tellen.

In het tabblad Feestdagen van het Excel-Voorbeeldbestand is daartoe een overzicht opgenomen met alle mogelijke feestdagen.
Waarschijnlijk zijn dit voor u niet allemaal vrije dagen (helaas?); in de praktijk zult u het overzicht dus moeten aanpassen.
De gegevens zijn opgenomen in de Excel-tabel met de naam tblFeestdagen.

De formule voor de werkdagen is in kolom F uitgebreid met een derde parameter, de verwijzing naar de feestdagen die, net als de weekenden, niet meegerekend moeten worden (alle dagen uit de kolom Datum van de tabel tblFeestdagen).

Dagen verschil in Access

In het Voorbeeldbestand zit ook een Access-database (Werkdagen.accdb). Deze heeft de volgende onderdelen: 2 tabellen (met dezelfde feestdagen en kalender als in de Excel-sheet), een query (VerschilBepalen) waarmee de verschillen tussen begin- en einddatums bepaald worden en een Module1, die een eigen functie bevat waarmee we het verschil in werkdagen kunnen bepalen.

Het eerste stuk van de query ziet er als volgt uit:

Voor alle datums uit de Access-tabel tblKalender wordt het verschil bepaald met een referentiedatum.
Deze referentie ligt nergens vast. Access kent het veld tussen rechte haken met de naam Wat is de referentiedatum? niet.

Bij de weergave van de query zal dan ook een pop-up komen, waarin gevraagd wordt om de inhoud van de parameter op te geven.

NB met de functie CDate zorgen we er voor, dat Access ‘weet’ dat de parameter een datum bevat.

Zonder weekenden in Access

Zoals gezegd kent Access geen functie om werkdagen te bepalen; die moeten we dus zelf programmeren.

De eerste regel definieert de functie met de naam Werkdagen. De functie kent 3 parameters: de eerste is de begindatum en de tweede de einddatum. De derde parameter is optioneel en kan alleen de waarde WAAR of ONWAAR bevatten (Boolean); moet er wel of niet met feestdagen rekening worden gehouden.
Na wat commentaarregels (groene tekst) krijgt de routine de opdracht om bij een mogelijk optredende fout naar het gedeelte te gaan dat begint met Err_Werkdagen.
Met het commando Dim worden diverse variabelen gedefinieerd, die we hierna nodig hebben.
De variabele Start wordt gevuld met het datum-gedeelte van de parameter StartDatum; iets vergelijkbaars gebeurt met de variabele Eind.
In de variabele StartKleinerEind wordt vastgelegd of de variabele Start kleiner of gelijk is aan Eind (WAAR of ONWAAR).
Wanneer de parameter Feestdagen de waarde WAAR bevat, dan worden alle datums uit de tabel tblFeestdagen in de variabele rst gestopt.

Nu kunnen we gaan rekenen:

De variabele intCount wordt op 0 gezet.
In het geval Start kleiner of gelijk is aan Eind dan wordt de eerste Do While-loop doorlopen; als dat niet zo is, de tweede.
Als binnen de loop de variabele Start geen zondag of zaterdag is dan wordt de variabele intCount met 1 opgehoogd.
Moet er rekening gehouden worden met feestdagen dan wordt er via de opdracht FirstFind in de variabele rst gekeken of Start daarin voorkomt.

LET OP Access verwacht #’s rond de datum en de FirstFind-opdracht werkt alleen goed als de datum in Amerikaans formaat wordt meegegeven.

Als de datum Start voor komt in rst (Not rst.NoMatch) dan moet de teller weer verlaagd worden.
De variabele Start wordt opgehoogd en via Loop wordt de berekening opnieuw uitgevoerd met de nieuwe startdatum (als de nieuwe Start tenminste nog kleiner of gelijk is aan Eind)

NB de tweede loop werkt ongeveer hetzelfde maar nu vanuit Start terugtellend naar Eind.

Als de berekening klaar is dan wordt de inhoud van de variabele intCount als resultaat aan de functie teruggeven. Daarbij wordt wel gekeken of het resultaat positief of negatief moet zijn.
Dan is onze functie klaar: Exit Function.

Onderaan staat nog wat de functie moet doen als er een fout optreedt.

Met behulp van deze functie kunnen we de query VerschilBepalen uitbreiden:

NB Omdat de onbekende parameter bij Verschil en ZonderWeekend exact hetzelfde is, zal Access slechts 1 keer vragen om hiervoor een referentiedatum in te voeren.

Het resultaat van de query is nu precies gelijk aan het resultaat van de Excel-functie NETTO.WERKDAGEN, waarbij de derde parameter niet is opgegeven.

Echte werkdagen in Access

Het zal u niet verbazen, dat de uitbreiding van de query met het veld EchteWerkdagen …

… een vergelijkbaar resultaat oplevert als NETTO.WERKDAGEN, rekening houdend met allerlei feestdagen.

Bulk-berekeningen

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), ,
Voorbeeldbestand: BulkBerekDownload

LET OP: na het downloaden de extensie wijzigen in xlsm

Vroeger…. toen was het allemaal anders (en beter?).
Je had toen speciale bureaus, die niets anders deden dan (standaard)berekeningen uitvoeren … “met de hand”.

Tegenwoordig wordt Excel vaak ingezet voor berekeningen. Maar in de praktijk zie ik daar vaak nog veel hand-arbeid aan te pas komen. Daar is op zich niets mis mee, maar het is wel veel foutgevoeliger dan wanneer dit soort processen worden geautomatiseerd.
Daarom deze keer aan de hand van een hypotheek-voorbeeld uitleg hoe met (een beetje) VBA bulk-processen binnen Excel kunnen worden uitgevoerd.

Hypotheek-berekening

De basis van dit artikel is een hypotheekberekening (zie het tabblad BerekHyp van het Voorbeeldbestand). Aan de hand van enkele input-gegevens wordt een overzicht van rente en aflossing gegenereerd; voor de overzichtelijkheid op jaar-basis.

Alle input-cellen (C2:C7) hebben een naam gekregen gelijk aan de tekst in de kolom links er van (via Formules/Namen/Maken obv selectie en dan de optie Linkerkolom).
Via Gegevens/Gegevensvalidatie zijn de invoer-mogelijkheden van enkele cellen ingeperkt.
Het schema van rente en aflossing is in een Excel-tabel weergegeven (met de naam tblBerek).

Cel B11 bevat een harde waarde, gelijk aan 1, cel C11 heeft als formule =Bedrag (het gewenste hypotheekbedrag dus).
In cel D11 wordt de verschuldigde rente voor dat jaar bepaald (voor een annuïteiten- of lineaire hypotheek is dat hetzelfde):
=[@BeginBedr]*Rente, dus het BeginBedr uit dezelfde regel vermenigvuldigd met het verschuldigde rentepercentage (cel C5).

De berekening van de aflossing het eerste jaar (cel E11) is iets ingewikkelder en afhankelijk of het een lineaire of annuïteiten-hypotheek betreft:
=ALS(Soort=”Lin”;
Bedrag/Looptijd;
-BET(Rente;Looptijd;Bedrag) – [@Rente])

Dus: als het een een lineaire hypotheek is dan is de aflossing gelijk aan het Bedrag gedeeld door de beoogde totale Looptijd. Anders (dus bij een annuïteit) is het gelijk aan het resultaat van de functie BET(Rente;Looptijd;Bedrag) minus de verschuldigde Rente van dat jaar.

NB1 de functie BET berekent aan de hand van de parameters rentepercentage, aantal termijnen en beginbedrag het verschuldigde termijnbedrag

NB2 als het beginbedrag in de functie BET positief is, dan is het resultaat van de functie negatief; vandaar het min-teken voor BET.

NB3 moeten de berekeningen exacter dan zul je het schema op maandbasis moeten doorrekenen; de Rente door 12 delen en de Looptijd en de rentevastperiode (RVP) met 12 vermenigvuldigen.

Het volgende Jaar-nummer (cel B12) is gelijk aan het vorige Jaar plus 1; het BeginBedr in cel C12 is gelijk aan het resultaat van cel F11. De formules in de overige cellen van rij 12 zijn gelijk aan die in de vorige regel. De formules uit rij 12 kunnen daarna allemaal naar beneden gekopieerd worden.

NB het schema mag alleen maar gevuld worden voor die jaren, die binnen de rentevastperiode (RVP) vallen. Dat is met behulp van de ALS-functie makkelijk op te lossen (zie Voorbeeldbestand).

In hetzelfde tabblad BerekHyp staat ook een samenvatting van de resultaten: de totale bedragen aan rente en aflossing en de restant-schuld op het einde van de RVP.

De eerste 2 berekeningen zijn rechttoe rechtaan: neem de som van de betreffende kolom in de tabel tblBerek. De bepaling van het eindbedrag gaat via de formule =MIN(tblBerek[EindBedr]), ofwel bepaal het minimum van de kolom EindBedr in de tabel tblBerek.

Bulk-invoer

Moet je nu 10 verschillende berekeningen uitvoeren, dan zullen per berekening de betreffende gegevens moeten worden gewijzigd, Excel berekent de resultaten en deze moeten overgenomen worden of geprint.
Maar wat te doen als er 100 berekeningen nodig zijn of misschien 2.000? Het overnemen van invoer-gegevens is behoorlijk foutgevoelig; de meest voorkomende fouten zijn:
* een 0 te veel of te weinig bij het bedrag
* een decimaal fout in het rentepercentage
* vergeten Ann te veranderen in Lin of andersom

Dus het is zaak om zo min mogelijk gegevens handmatig in te voeren.
Zorg bijvoorbeeld, dat gegevens door een ander systeem in Excel-formaat worden aangeleverd óf laat (als je zelf een overzicht in Excel hebt gevuld) iemand anders het overzicht aan de hand van brongegevens controleren.
Een voorbeeldbestand met 2.000 regels (met de naam tblInput) is opgenomen in het tabblad Input van het Voorbeeldbestand.

Bulk-berekeningen (handmatig)

Als de invoer-gegevens gecontroleerd zijn kunnen die verwerkt worden tot resultaat-gegevens.

In het tabblad Bereken van het Voorbeeldbestand staat een vergelijkbaar schema als in het tabblad BerekHyp.
Het enige verschil is, dat de invoergegevens met behulp van VERT.ZOEKEN-formules worden opgehaald uit de tabel tblInput op basis van het corresponderende Nr.

NB voor het verticaal zoeken hebben we een Hulp-kolom gebruikt om aan te geven uit welke kolom van tblInput het betreffende veld gelezen moet worden.

Op deze manier kunnen redelijk vlot alle berekening doorlopen worden. Maar wat doe je met de resultaten. Eén mogelijkheid is om deze te verwerken in een apart output-tabblad (zie Output1 van het Voorbeeldbestand):

  • Vul in cel D2 van het tabblad Bereken een nummer in
  • Kopieer de cellen D2:D7 van het tabblad Bereken
  • Kies Plakken Speciaal/Waarden en Transponeren in een nieuwe regel in het tabblad Output1
  • Kopieer de cellen H2:H4
  • Plak die op een vergelijkbare manier achter de vorige gegevens
  • herhaal bovenstaande voor alle nummers uit Input

Bulk-berekeningen (met VBA)

Maar we kunnen het hele proces natuurlijk nog verder automatiseren; daar komt dan wat VBA (programmeerwerk) om de hoek kijken.
In het tabblad Bereken staan enkele buttons; de eerste met de titel Vullen 1 start de subroutine OutputVullen1 (rechtsklikken op de button en dan kiezen Macro toewijzen):

Een korte toelichting:

  • Allereerst worden met behulp van het commando Dim de variabelen gedeclareerd, die we binnen de routine gaan gebruiken.
  • Na de declaraties wordt de variabele MaxHyp gevuld met de waarde van de Range met de naam AantHyp (cel I2 in het tabblad Input)
  • Dan een vreemd blok (met de #-tekens): dit is een stuk met zogenaamde Conditional Compilation. De regel, die begint met If MaxHyp> 500, wordt alleen uitgevoerd op een MAC-computer. Omdat een MAC veel langzamer is dan een Windows-machine, beperken we het aantal uit te voeren berekeningen tot maximaal 500.
  • De regel na het #-blok plaatst een pop-up op het scherm, die aangeeft hoeveel berekeningen er uitgevoerd zullen gaan worden. Wordt binnen deze pop-up op Cancel (of Annuleren) gedrukt dan wordt de subroutine afgebroken.
  • Om straks te kunnen bepalen hoeveel tijd de routine heeft gekost, wordt de starttijd vastgelegd in de variabele StartTijd (beter gezegd de datum en tijd worden bewaard).
  • Dan wordt een andere subroutine (OutputLeegMaken1) uitgevoerd (zie hieronder).
  • Het belangrijkste gedeelte van de subroutine wordt gevormd door een zogenaamde For-Next-loop. Het stukje programma tussen For en Next wordt een bepaald aantal keren uitgevoerd, afhankelijk van de inhoud van (in dit geval) MaxHyp. De teller i houdt bij welke hypotheek-berekening wordt uitgevoerd.
  • Binnen de loop wordt allereerst de waarde van de teller i in de cel met de naam Nr geplaatst (zoals we hiervoor handmatig deden).
  • Excel herberekent op dat moment direct alle relevante cellen.
  • Het volgende gedeelte van het programma plaatst dan alle relevante waardes in de resultaat-tabel tblOutput1. Dit wordt gedaan door telkens, geredeneerd vanuit de tabelkop (Header) met de naam Nr, een aantal regels i naar beneden en 0, 1 et cetera kolommen naar rechts te gaan.
  • De overige regels hebben geen functionele bijdrage.

In bovenstaand programma wordt de routine OutputLeegMaken1 aangeroepen:

Via de Range-opdracht wordt de uitvoer-tabel leeg gemaakt. Als deze toevalligerwijs al leeg zou zijn, zou het programma stoppen met een foutmelding. De regels er omheen zorgen er voor, dat bij een eventuele fout het programma gewoon doorgaat.

Op mijn oude laptop heeft Excel ruim een minuut nodig om de berekeningen uit te voeren en de resultaten weg te schrijven.
Op Windows-computers is goed te zien, dat Excel aan het werk is; cellen veranderen continu van inhoud.

In de praktijk blijkt dat het bijwerken van het scherm het merendeel van de benodigde tijd in beslag neemt.
In de routine OutputVullen1b is daarom een regel toegevoegd: Application.ScreenUpdating = False

Via de button Vullen 1b start u deze routine; nu blijkt er nog maar 13 seconden nodig te zijn voor de verwerking van de 2.000 hypotheken!

LET OP vergeet niet in de VBA-routine de schermverversing weer aan te zetten. Onderaan komt dan Application.ScreenUpdating = True

Bulk-berekeningen (met VBA) vervolg

Maar het kan nog sneller. Wanneer we de For-Next-Loop vervangen door:

dan duurt het totale proces nog maar een paar seconden (klik op de button Vullen 2). De bijbehorende VBA-routine heeft de naam OutputVullen2.

Om dit mogelijk te maken is in het tabblad Output2 van het Voorbeeldbestand een aantal extra cellen toegevoegd, die samen de naam ResultRng hebben gekregen. De inhoud van deze cellen wordt in één keer in de Range vanaf (i,0) tot (i,8) geplaatst.

De cellen van ResultRng bevatten twee matrix-formules TRANSPONEREN, waarmee de benodigde gegevens uit het tabblad Bereken worden opgehaald (zie het artikel Transponeren).
Matrix-formules worden ingevoerd door in plaats van af te sluiten met Enter, de toetscombinatie Control-Shift-Enter te gebruiken (de CSE-methode). Excel plaatst dan automatisch accolades rond de formule.

Scrollen in dashboard

Excel, VBA (Visual Basic for Applications), , , , ,
Voorbeeldbestand: DatumVerschil.xlsxDownload

LET OP: na het downloaden de extensie wijzigen in xlsb

Excel wordt steeds vaker gebruikt om het management via dashboards van actuele informatie te voorzien.
Maar ook in dit soort rapportages is de ruimte beperkt. Daarnaast is niet iedere manager geïnteresseerd in dezelfde informatie.

Dit soort problemen is handig op te lossen door gebruikers in de digitale rapportages door de overzichten te laten scrollen.

In dit artikel komen enkele methoden aan bod hoe dit te realiseren. En als we toch bezig zijn: met een beetje VBA kunnen we de overzichten ook makkelijk sorteren.

Basis-materiaal

We hebben een overzicht van afdelingen (het tabblad Data in het Voorbeeldbestand bevat 30 regels) met per afdeling het toegekende kosten-budget (altijd 100.000), de werkelijk gemaakte kosten, het aantal uitgebrachte offertes en het gerealiseerde aantal contracten. Daarnaast bevat het overzicht nog enkele KPI’s: kosten/budget, kosten/offertes en kosten/contracten.

De gegevens zijn opgeslagen in de vorm van een Excel-tabel met de naam tblAfd. In cel L2 (met de naam AantAfd) wordt het aantal afdelingen in de tabel geteld:
=AANTALARG(tblAfd[Afdeling])
Dit aantal kunnen we later goed gebruiken om bepaalde zaken te automatiseren.

NB de nummering van de afdelingen is zodanig dat er altijd 2 cijfers gebruikt worden; dit om een juiste sortering te krijgen. Anders krijg je Afd1, Afd10, Afd11, … , Afd2, Afd20 etc.

Overzicht 1

Wanneer nou blijkt, dat we in een bepaalde rapportage slechts ruimte voor 10 regels hebben; welke afdelingen (van de 30) moeten we dan laten zien? Dat hangt natuurlijk af van de wensen van de ontvangers en die kunnen wel eens tegenstrijdig zijn.
Daarom gaan we nu het overzicht met 10 regels zo aanpassen, dat hierbij gekozen kan worden welke regels zichtbaar zijn.

In het tabblad SelIndex van het Voorbeeldbestand geven we in cel C2 (met de naam Start) aan, welke regel van de 30 als bovenste moet worden weergegeven; de volgende 9 worden ook getoond.

In cel F3 staat de formule:
=INDEX(tblAfd[Afdeling];RIJ()-RIJ(AfdKop)+Start-1)
Ofwel: zoek met de functie INDEX in de kolom Afdeling van de tabel tblAfd die rij op die overeenkomt met de RIJ() van (in dit geval) cel F3, minus het rij-nummer van de kop van het overzicht plus de waarde van de cel Start.

NB1 cel F2 heeft de naam AfdKop gekregen.

NB2 voor het bepalen van de juiste regel hadden we natuurlijk ook een hulpkolom kunnen gebruiken met daarin de waardes 1 t/m 10. De gebruikte berekening maakt het mogelijk om de hulpkolom weg te laten en is flexibel genoeg om het overzicht eventueel later nog te verplaatsen. Ook kunnen we deze formule zonder verdere aanpassingen naar beneden kopiëren.

NB3 de formule kan ook naar rechts gekopieerd worden; Excel wijzigt de kolom-verwijzing Afdeling automatisch naar Budget etc.

NB4 om de juiste regel te selecteren moeten we de berekening nog corrigeren met -1.

Wanneer nu de waarde in de cel Start wordt gewijzigd zal het overzicht zich automatisch aanpassen.

Dat aanpassen kan natuurlijk nog veel mooier en makkelijker met behulp van een schuifbalk:

  1. kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen
  2. in het vervolgmenu kiest u binnen het blok Formulierbesturingselementen de optie Schuifbalk
  3. de cursor wordt dan een kruisje; teken, met de linkerknop ingedrukt, de gewenste vorm van de schuifbalk op de gewenste plaats (dit kan allemaal later nog aangepast worden).
  4. klik met de rechtermuisknop op de nieuwe schuifbalk en kies Besturingselement opmaken
  5. zorg dat een koppeling met cel C2 wordt gemaakt (u kunt hier ook de naam Start gebruiken), de minimumwaarde wordt 1 en het maximum 21.

LET OP kies NIET een ActiveX-besturingselement; deze leveren in de praktijk nogal eens crashes van Excel op.

NB als je de schuifbalk wilt verplaatsen of de grootte corrigeren, klik dan eerst rechts op de schuifbalk.

Overzicht 2

Een andere methode om zo’n overzicht met de juiste gegevens te vullen is door gebruik te maken van de functie VERSCHUIVING.

In het tabblad SelVersch1 van het Voorbeeldbestand ziet u in cel F3 de formule:
=VERSCHUIVING(tblAfd[[#Kopteksten];[Afdeling]];
RIJ()-RIJ(AfdKop)+Start-1;
KOLOM()-KOLOM(AfdKop))
ofwel: haal de waarde op uit de cel, die gevonden wordt door vanuit de Afdelings-koptekst van de tabel tblAfd een aantal rijen naar beneden te gaan en een aantal kolommen naar rechts.

NB1 de constructie na het eerste (-haakje hoeft u niet zelf in te tikken; klik gewoon op de betreffende cel en Excel vult de formule vanzelf aan.

NB2 de ingegeven minimum- en maximumwaardes voor de schuifbalk zorgen er voor dat het overzicht geen blanco regels zal bevatten. Helaas is dat niet het geval als in de cel Start een te grote of te kleine waarde wordt ingevoerd.

Overzicht 3

De functie VERSCHUIVING kent nog meer parameters/argumenten. Daar hebben we in het overzicht op het tabblad SelVersch2 van het Voorbeeldbestand gebruik van gemaakt. Cel F3 bevat de formule:
=VERSCHUIVING(tblAfd[[#Kopteksten];[Afdeling]];Start;0;10;8)
Ofwel: selecteer een bereik van cellen, die, gerekend vanaf de koptekst Afdeling, een aantal rijen gelijk aan Start lager begint. Het begin is 0 kolommen verschoven. Het resulterende bereik moet 10 regels hoog en 8 kolommen breed zijn.

LET OP deze formule levert een blok van 80 cellen op. Daarom moet de formule op een speciale manier worden ingevoerd:

  • selecteer eerst met de muis alle cellen waar het overzicht moet komen (in het voorbeeld de cellen F3 tot en met M12)
  • voer dan bovenstaande formule in
  • druk in plaats van op Enter tegelijkertijd op Ctrl-Shift-Enter (de zogenaamde CSE-methode).
  • Excel plaats dan accolades rond de formule

We willen er ook voor zorgen, dat er geen lege regels komen.
De cel Start heeft daartoe een gegevens-validatie gekregen: bij Toestaan is de optie Aangepast ingevuld en bij Formule:
=EN(Start>0;Start<=AantAfd-9)
Dus de waarde in de cel Start moet aan 2 voorwaarden voldoen: groter dan nul EN kleiner of gelijk aan het aantal regels in de bron (minus 9).

LET OP vergeet het eerste =-teken niet

Maximum in schuifbalk

Maar wat als er nu een afdeling bij komt? De tabel tblAfd wordt automatisch aangepast, de teller van het aantal afdelingen zal ook direct opgehoogd worden, de gegevensvalidatie uit het vorige overzicht zal daarom ook goed werken.
Maar … de schuifbalken hebben nog steeds een maximum van 21.

Alleen met behulp van een (kleine) VBA-routine kunnen we het maximum van de schuifbalk automatisch laten meelopen met het aantal regels in de bron-gegevens.

In het overzicht van tabblad SelVersch3 van het Voorbeeldbestand is deze routine geïmplementeerd. Probeer maar eens uit: voeg een regel in het tabblad Data toe en beweeg de schuifbalk op en neer.

Hoe kun je de eigenschappen van de schuifbalk door VBA laten aanpassen?

  1. klik rechts op de schuifbalk
  2. kies de optie Macro toewijzen
  3. als er nog geen macro aan de schuifbalk gekoppeld is dan kiest u Nieuw, anders Bewerken
  4. vul onderstaande programmacode in en sluit de Visual Basic-editor

NB1 afhankelijk van de Excel-versie kan de omschrijving van de subroutine iets anders zijn, bijvoorbeeld Sub Schuifbalk1_BijWijzigen. Laat de naam staan zoals die door Excel is gegenereerd.

NB2 afhankelijk van de situatie kan er ook sprake zijn van Schuifbalk2 etc.

NB3 VBA is altijd Engelstalig. Dus binnen de subroutine is sprake van een ‘shape’ met de naam Scroll Bar 1.

NB4 met de constructie Range(“AantAfd”).Value wordt de waarde uit de cel met de naam AantAfd opgehaald.

‘Automatisch’ sorteren

Zoals al eerder aangegeven zal niet ieder ontvanger van de rapportage de focus op dezelfde KPI leggen. We maken de rapportage zodanig dat de gebruiker zelf kan aangeven welke sortering de gegevens moeten hebben.

Klik op één van de keuzerondjes en de gegevens worden op de betreffende kolom gesorteerd (zie het tabblad Sortering in het Voorbeeldbestand).

  1. keuzerondjes worden op een vergelijkbare manier als schuifbalken aan het tabblad toegevoegd.
  2. klik rechts op één van de keuzerondjes en kies de optie Besturingselement opmaken
  3. koppel het besturingselement aan een cel in Excel; in het voorbeeld C4 ofwel KolomNr
  4. klik rechts op het eerste keuzerondje en kies de optie Macro toewijzen en zorg dat de volgende routine gekoppeld wordt:

NB in dit geval heeft het eerste rondje al het volgnummer 2.

De macro-toewijzing moet voor ieder keuzerondje apart worden uitgevoerd.

Bovenstaand subroutine roept een andere routine aan, Sortering. Deze ziet er als volgt uit (de basis is gemaakt door een macro op te nemen terwijl de sortering handmatig wordt uitgevoerd):


  • als eerste wordt de variabele Kolom gevuld: op basis van de waarde in cel KolomNr wordt één van de kolomkoppen gekozen
  • met het commando With wordt er voor gezorgd dat alle volgende opdrachten betrekking hebben op een Sort van de tabel (ListObject) tblAfd
  • vorige sorteringen verwijderen
  • nieuwe sortering toevoegen
  • het te sorteren bereik heeft een Header/kop
  • de sortering is niet gevoelig voor hoofd- en kleine letters
  • de sortering-orientatie is verticaal (inhoud van een kolom is bepalend)
  • de PinYin-regel mag ook weggelaten worden; alleen interessant bij Chinese tekens
  • en als laatste wordt de sortering toegepast