Categorie archief: Excel

SOMPRODUCT: meer dan SOM en PRODUCT

29 januari 2016ExcelCSE, ISGETAL, Som, SOMPRODUCT, VERT.ZOEKEN, VIND.ALLESGijs Verbruggen

SOMPRODUCT: één van de vele functies van Excel. Waar kan die voor gebruikt worden?
In dit artikel zal ik laten zien dat het meer kan zijn dan een optelling van getallen nadat die vermenigvuldigd zijn, zoals de formule hiernaast weergeeft.
Nog sterker: ik denk dat in de praktijk het (meer oneigenlijke) gebruik van de functie vaker wordt toegepast dan zoals de functie oorspronkelijk bedoeld was.

Standaard-gebruik van SOMPRODUCT

Laten we als simpel voorbeeld een bedrijfje nemen met 4 producten met verschillende prijzen. Tijdens de verkoop in de winkel wordt het aantal verkochte producten netjes bijgehouden. Op het einde van de dag willen we natuurlijk wel snel weten wat de omzet is geweest.
In het Voorbeeldbestand in het tabblad Vb1 heb ik de fictieve verkoopaantallen opgenomen. Om de omzet te bepalen moeten we de aantallen nog vermenigvuldigen met de bijbehorende prijs en alle bedragen optellen.
De standaardmethode is dan als volgt:

Voeg een kolom toe waar de prijs van het product komt te staan. Dit kan makkelijk met een zoek-formule in cel G4 (in het voorbeeld staan Product en Aantal in de kolommen E en F):
=VERT.ZOEKEN(E4;B$4:$C$7;2;ONWAAR)
Kopieer deze formule naar beneden.
De omzet komt in kolom H: in iedere regel wordt de cel in kolom F vermenigvuldigd met de cel in G.
Dan onderaan in H27 een SOM-formule en we zijn klaar.

Met de Excel-functie SOMPRODUCT kunnen we de stappen 2 en 3 vervangen door één formule (in cel H28):
=SOMPRODUCT(F4:F26;G4:G26)

Wat doet deze formule: de inhoud van cel F4 wordt vermenigvuldigd met die in cel G4, F5 met G5 enzovoort tot en met de vermenigvuldiging van F26 en G26; de resultaten van de vermenigvuldigingen (PRODUCT) worden opgeteld (SOM).

NB bij het ‘nette’ gebruik van SOMPRODUCT worden de arrays gescheiden door een ; (punt-komma). Het is echter ook toegestaan om de matrices met elkaar te vermenigvuldigen. De formule wordt dan:
=SOMPRODUCT(F4:F26*G4:G26) (zie cel H29)
We zullen hieronder zien, dat deze vorm allerlei mogelijkheden biedt voor filtering van resultaten.
Een ander voordeel is, dat de formule geëvalueerd kan worden:

selecteer cel H29
kies in de menutab Formules in het blok Formules controleren de optie Formule evalueren
er verschijnt een nieuw scherm:
Klik op Evalueren en Excel zal de onderstreepte bewerking gaan uitvoeren (in dit geval de vermenigvuldiging van de 2 arrays).
Je ziet dan de tussenresultaten (zoals we zelf ook hadden berekend in de cellen H4 t/m H26) omgeven door accolades ten teken dat het resultaat ook weer een array/matrix is. Bij de volgende evaluatiestap worden de tussenresultaten opgeteld.

Met wat creativiteit kan de standaard-formule ook nog anders gebruikt worden.
Stel dat we in de winkel niet de aantallen, maar de omzet bijhouden en we willen weten hoeveel stuks er over de toonbank zijn gegaan, dan doen we iets vergelijkbaars als hiervoor: een kolom met de prijs toevoegen en daarachter geen vermenigvuldiging maar een deling (omzet/prijs) en dan die aantallen onderaan optellen (zie Voorbeeldbestand in het tabblad Vb1).
Ook dit kan sneller met SOMPRODUCT:
=SOMPRODUCT(K4:K26;1/(L4:L26))

Verbaasd? Weet je nog bij wiskunde: delen door een getal is hetzelfde als vermenigvuldigen met het omgekeerde.
Dus we vermenigvuldigen de omzet (kolom K) met het omgekeerde van de prijs (dus 1 gedeeld door kolom L).

SOMPRODUCT voor gevorderden 1

Maar nu begint het pas leuk te worden!
Nu we ongeveer weten hoe SOMPRODUCT werkt, gaan we nog eens wat andere arrays toevoegen.

In het Voorbeeldbestand heb ik op tabblad Vb2 hetzelfde verkoopoverzicht staan. Waar we hiervoor een totale omzet hebben berekend, gaan we nu de omzet per product uitrekenen zonder gebruik van een hulpkolom.

De formule: =SOMPRODUCT(($E$4:$E$26=I4)*($F$4:$F$26)*($G$4:$G$26)) in cel J4 volstaat om het resultaat 1.590 te berekenen.
De laatste 2 matrices kennen we al van de totalen-berekening (nu absoluut gemaakt zodat de formule naar beneden naar de andere drie producten kan worden gekopieerd).
Met de eerste array is iets ‘geks’ aan de hand: we gebruiken niet de inhoud zelf van de cellen E4 t/m E26 maar het resultaat van een vergelijking met cel I4: als de inhoud van cel E4 gelijk is aan de inhoud van cel I4 dan wordt het resultaat WAAR anders ONWAAR.
Voor Excel is WAAR gelijk aan 1 en ONWAAR gelijk aan 0; dus bij vermenigvuldigen wordt alleen de omzet meegeteld als de vergelijking met I4 WAAR is.

Bekijk met Formule evalueren de tussenstappen: ……
etc

SOMPRODUCT voor gevorderden 2

Maar we hoeven het natuurlijk niet bij één filter/selectie te houden.
In het Voorbeeldbestand op het tabblad Vb3 staat een iets uitgebreider omzetoverzicht. Aangezien we nu ook informatie over de regio hebben kunnen we daar ook op selecteren/filteren bij het berekenen van de totale omzet:
in cel H4 komt dan =SOMPRODUCT(($B$3:$B$1002=$H$2)*($C$3:$C$1002=$H$3)*$E$3:$E$1002)

Op dezelfde manier turven we ook het aantal keren, dat er voor de regio Noord het product Een is verkocht: =SOMPRODUCT(($B$3:$B$1002=$H$2)*($C$3:$C$1002=$H$3))

Tik in cel H2 Zuid in en de resultaten staan in de cellen H4 en H5!

Voor Draaitabel-adepten (net als ik!) is dit allemaal spielerei en moeilijk gedoe: met 8 muisklikken (en nog een paar extra om de opmaak te regelen) heb je al een totaaloverzicht met alle gewenste uitsplitsingen (zie tabblad Vb3).
Maar ik moet toegeven dat de mogelijkheden van SOMPRODUCT soms verder gaan: je kunt de formules op iedere willekeurige plaats gebruiken en bent dus niet gebonden aan het draaitabel-stramien.
En ook de filteringsmogelijkheden gaan verder:

In het omzetoverzicht is een verkoopdatum opgenomen; door een juiste filtering bepalen we de totalen per maand (ik weet het: met groeperen kan dat ook simpel in een draaitabel!). De formule voor het aantal wordt dan:
=SOMPRODUCT(1*(MAAND($D$3:$D$1002)=$H$7))

LET OP omdat we maar 1 selectie/filtering hebben, hebben we dus ook maar 1 array met daarin de waardes WAAR en ONWAAR. Bij de vorige voorbeelden werden die door Excel naar 1 en 0 vertaald bij de vermenigvuldiging. In dit geval forceren we een berekening door de waarden van de array met 1 te vermenigvuldigen. Een andere berekening is 0 erbij optellen (zie cel I9) of om het tegenovergestelde ervan te pakken (min-teken ervoor zetten; is hetzelfde als vermenigvuldigen met -1; zie cel J9). Doe dat laatste 2x om het juiste teken te krijgen!
Bekijk de tussenstappen met Formule evalueren.

In het tabblad Vb3 zijn nog andere voorbeelden opgenomen, die met een draaitabel niet of moeizaam kunnen worden opgelost. Via de juiste formules is het ook mogelijk om op stukken tekst te filteren. In cel H12 staat:
=SOMPRODUCT(ISGETAL(VIND.ALLES(H11;$B$3:$B$1002))*$E$3:$E$1002)

Als de tekst uit H11 voorkomt in de cellen in kolom B (VIND.ALLES levert dan een getal op, namelijk de positie waar de tekst gevonden is) dan levert ISGETAL de waarde WAAR op, anders ONWAAR. Bij de vermenigvuldiging met de waardes uit kolom E worden deze automatisch vertaald in 1 en 0. Ook hier: bekijk de tussenstappen met Formule evalueren.

LET OP de functie VIND.ALLES is hoofdletter-gevoelig.

SOM voor gevorderden

Voor de liefhebbers: de eigenschap van SOMPRODUCT, dat berekeningen worden uitgevoerd op reeksen/arrays/matrices kunnen we ook toepassen bij veel ‘gewone’ Excel-functies, zoals SOM.

In I16 wordt SOM gebruikt ipv SOMPRODUCT. Maar om Excel te laten weten, dat er een matrix-berekening moet worden uitgevoerd moet je na het invoeren van de formule NIET op Enter drukken, maar op Ctrl-Shift-Enter (soms afgekort als CSE-invoer).
Excel plaatst dan automatisch accolades rond de formule.

LET OP alleen CSE-invoer kan gebruikt worden voor matrix-berekeningen; zelf plaatsen van accolades werkt niet!

SOMPRODUCT voor zeer gevorderden

Ik kwam deze week toevallig een voorbeeld tegen van SOMPRODUCT waarbij ik toch even op mijn hoofd moest krabben.
Ik heb de formule aangepast voor de Nederlandse versie van Excel en nog wat opmaak toegevoegd:

=”06 “&TEKST(SOMPRODUCT(10^(8-RIJ(INDIRECT(“1:8″)))*ZOEKEN(CODE(HOOFDLETTERS(DEEL(LINKS(SPATIES.WISSEN(SUBSTITUEREN(C3;” “;””))&HERHALING(“0”;8);8);RIJ(INDIRECT(“1:8″));1)));{48;49;50;51;52;53;54;55;56;57;64;68;71;74;77;80;84;87};{0;1;2;3;4;5;6;7;8;9;2;3;4;5;6;7;8;9}));”000 000 00”)

Deze formule zet een telefoonnummer in letters (in reclames werd je er ooit mee dood gegooid; nu zie ik ze niet meer) om naar een echt telefoonnummer:
dus 06 DIZ PK ROI wordt 06 349 757 64.

Gebruik Formule evalueren om de formule te doorgronden op het tabblad Vb4 van het Voorbeeldbestand.

Kom je er niet uit: neem contact op met G-Info.

Weekdagen en weeknummers

18 januari 2016Access, ExcelDatePart, Format, Gegevensvalidatie, Kiezen, Notatie, Opmaak, VERT.ZOEKEN, Weekdag, WeeknummerGijs Verbruggen

Eén van de eerste artikelen op de site van G-Info ging over datums en de mogelijkheden van de diverse opmaak-opties (klik hier voor het betreffende artikel).

Vorige week kreeg ik een vraag over weekdagen en weeknummers in Access. Toen bleek, dat het probleem niet met opmaak was op te lossen, viel het me weer op, hoe ingewikkeld het kan zijn om dit soort vraagstukken met behulp van formules te tackelen.
Ook de (soms) grote verschillen tussen Excel en Access maken het er niet makkelijker op (hoezo, allebei een onderdeel van Microsoft Office!) .

Daarom maar eens wat mogelijkheden (en onmogelijkheden) op een rijtje gezet.

Opmaak in Excel

Zoals gezegd heb ik daar in een eerder artikel al eens over geschreven.
In het Voorbeeldbestand heb ik een overzicht gemaakt met de dagen van de laatste week van 2016 en de eerste 2 van 2016.
De datums staan in kolom F; in de kolommen G t/m J staan verwijzingen naar de dagen in kolom F, maar met behulp van celopmaak (Ctrl-1 indrukken) is de lay-out van de cellen veranderd.

Voordeel hiervan is, dat makkelijk en snel de opmaak aangepast kan worden aan je wensen.
Nadeel is echter, dat je niet rechtstreeks formules of filters op deze cellen kunt los laten; de inhoud van die cellen blijft een datum (intern voor Excel een getal). Ook is het niet mogelijk om op deze cellen een Voorwaardelijke opmaak toe te passen.

NB wanneer je een Filter aanbrengt op het overzicht zul je zien, dat de filtermogelijkheden voor de kolommen F t/m J allemaal hetzelfde zijn: Excel ziet, dat het datums betreft en geeft daarom de mogelijkheden om te filteren op jaar, maand of dag. Het is NIET mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld maandag.

Experimenteer met de aangepaste opmaak via Celeigenschappen (Ctrl-1). Gebruik combinaties van de letters d, m en j; 1 letter, 2 letters etc. Het resultaat zie je direct in het vak Voorbeeld.

Datum-formules in Excel

Wil je kunnen rekenen, filteren, sorteren met de diverse onderdelen van een datum dan voldoet de opmaak niet meer. Je zult dan formules moeten gebruiken, waarmee de datum ‘ontleed’ wordt.

In het Voorbeeldbestand zijn in de kolommen K, L en M formules gebruikt om het jaar, de maand en de dag van een datum op te halen; in cel K4 bijvoorbeeld staat de formule =JAAR(F4).

Niets bijzonders, handig, recht-toe-recht-aan.
Willen we echter de weekdag ophalen (is het een maandag, dinsdag?) , dan blijkt er in Excel geen functie te zijn, die dat rechtsreeks oplevert; wel kunnen we het volgnummer van de dag in de week opvragen met de functie Weekdag.
Daar zit echter een addertje onder het gras: er is in de wereld geen overeenstemming over welk nummer bijvoorbeeld de maandag moet krijgen: 1 zoals in Europa gebruikelijk is of moet het 2 zijn (een nieuwe week begint op zondag)?
Aan de functie Weekdag moet dus altijd kenbaar worden gemaakt wat de eerste dag van de week is (als je dat niet meegeeft, dan wordt de standaard genomen en krijgt zondag volgnummer 1).
In cel N4 staat de formule =WEEKDAG(F4;KzWkDag)

Er wordt dus gezocht naar de weekdag, die hoort bij de datum in cel F4, waarbij als Type_getal de waarde 2 wordt meegegeven (maandag krijgt volgnummer 1).
Type_getal verwijst naar de cel met de naam KzWkDag (cel C3). Via Gegevensvalidatie kunnen daar alleen de voor deze functie toegestane waarden 1, 2, 3 en 11 t/m 17 ingevoerd worden.
Met VERT.ZOEKEN is in cel D3 te zien wat een bepaalde waarde inhoudt. Op het tabblad Parameters is de bron voor de Gegevensvalidatie en het verticaal zoeken te vinden in de kolommen B en C.

NB met een formule kunnen we dus het volgnummer van een weekdag afleiden, willen we echter een omschrijving dan wordt het iets ingewikkelder.
In cel Q4 staat een voorbeeld:
=KIEZEN(N4;”ma”;”di”;”wo”;”do”;”vr”;”za”;”zo”)
Let wel op: de volgorde van de dagen is afhankelijk van het Type_getal, dat in cel N4 is gebruikt!

Met opmaak is het niet mogelijk om in Excel het weeknummer te zien; wel is daar een functie voor. In het Voorbeeldbestand wordt die in kolom O gebruikt.
In cel O4 komt dan de formule =WEEKNUMMER(F4;KzWkNr)

Ook deze functie kent een 2e paramater (het Type_resultaat). Welke keuze hier gemaakt moet worden is nog iets ingewikkelder dan bij Weekdag. Want niet alleen is het van belang op welke dag een nieuwe week begint, ook moeten we aangeven wanneer we met weeknummer 1 beginnen.
Voor dat laatste onderscheidt Excel 2 systemen: bij Systeem 1 is Nieuwjaar het begin van week 1, bij Systeem 2 (het Europese systeem) begint week 1 met die week, waarin de eerste donderdag valt (en de week begint dan automatisch op maandag).

Om Systeem 2 te kiezen moet als 2e paramater voor Weeknummer het getal 21 meegegeven worden.

Opmaak in Access

Net als in Excel kunnen we in Access de datum “in stukken knippen” door een opmaak daaraan mee te geven.
In een query, die gebaseerd is op een tabel met een veld Datum, kunnen we bijvoorbeeld een nieuw veld toevoegen (met de naam JrF) om het jaar af te leiden:
JrF: Format([datum];”yyyy”)

LET OP Access verwacht Engelse functienamen en ook de Engelse afkorting voor het jaar.

We kunnen ook minder letters aan de functie meegeven, maar het resultaat is soms iets anders dan in Excel:
y: dit levert het volgnummer van de dag in het jaar
yy: het jaar in 2 cijfers
yyy: het jaar in 2 cijfers en direct daarachter het volgnummer van de dag in het jaar (dus een combinatie van yy en y)

Voor het maandnummer kan een vergelijkbare formule gebruikt worden:
MndF: Format([datum];”m”)
mm: het maandnummer altijd in 2 cijfers
mmm: de afkorting voor de maand (bijvoorbeeld jan)
mmmm: een volledige maand-aanduiding (bijvoorbeeld januari)

Voor de dag van de maand gebruiken we dan:
DagF: Format([datum];”d”)
dd: het dagnummer altijd in 2 cijfers
ddd: de afkorting voor de dag van de week (bijvoorbeeld ma)
dddd: een volledige dag-aanduiding (bijvoorbeeld maandag)

Binnen Access is het op deze manier ook mogelijk om het kwartaalnummer automatisch te genereren:
KwF: Format([datum];”q”)

Ook kunnen we de w als parameter gebruiken, maar ook nu dienen we nog extra parameters mee te geven:
WkF: Format([datum];”w”;2)
Deze formule levert het volgnummer van de dag in de week op. Maar net als in Excel moeten we dan wel opgeven op welke dag een nieuwe week begint. Geven we als 3e parameter een 0 (nul) mee, dan worden systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de week op zondag etc.

Als laatste nog:
Wk2F: Format([datum];”ww”;2;2)
Dit levert het weeknummer in het jaar; net als in Excel is het wel van belang welk systeem daarbij gebruikt moet worden.
Als de 4e parameter 0 (nul) is dan worden de systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de eerste week op Nieuwjaar, 2 dan is de eerste week afhankelijk van de eerste donderdag en 3 dan is de eerste week die week, die volledig in het nieuwe jaar ligt.

LET OP de functie Format retourneert een tekst; wil je rekenen met de uitkomst hiervan neem dan de waarde van het resultaat: Val(Format([datum];”d”))

Datum-formules in Access

Willen we direct rekenen met de dagen, maanden, weken etc (zonder gebruik te maken van de Val-functie) dan kent Access nog de functie DatePart.

Als we bijvoorbeeld in een query als veld opgeven
JrNr: DatePart([datum];”yyyy”)
dan resulteert dit in een getal met 4 cijfers, dat het jaar aangeeft.

Alle instellingen, die hiervoor bij Access-opmaak zijn toegelicht, zijn hier toepasbaar.
Dus bijvoorbeeld DatePart([datum];”ww”;1;2) levert het weeknummer (als getal) op, waarbij een week begint op zondag en de eerste donderdag bepalend is voor de weeknummer 1.

Slicers in Excel

21 december 2015Excel, VBA (Visual Basic for Applications)Aselect, Draaigrafiek, Draaitabel, Kiezen, SlicerGijs Verbruggen

Eén van de weinige woorden, die in de Nederlandstalige versie van Excel niet zijn vertaald, is Slicer.
Ik merk in de praktijk, dat het niet voor iedereen meteen duidelijk is, wat er in dit geval mee wordt bedoeld. In ieder geval niet zo’n machine zoals hiernaast afgebeeld!

De functionaliteit Slicer vinden we sinds versie 2010 terug bij het onderdeel Draaitabellen en is bedoeld om sneller, makkelijker en overzichtelijker selecties te maken/filters te definiëren.

In dit artikel zal ik de meest gangbare toepassingen toelichten. Hoewel er een directe koppeling tussen een Slicer en een Draaitabel bestaat, zullen we zien, dat met een klein beetje VBA de inhoud van de slicers ook op andere plaatsen en op andere manieren gebruikt kan worden.

LET OP Slicers worden door Excel voor de Mac niet ondersteund; bijgaand Voorbeeldbestand kunt u op de Mac dan ook beter niet opstarten.

Basisgegevens

Om het gebruik van een Slicer toe te lichten hebben we basisgegevens nodig aan de hand waarvan we een draaitabel kunnen maken.
In het Voorbeeldbestand zien we in het tabblad Basis een fictief omzet-overzicht, gesplitst naar Jaar, Maand, Regio en Soort product.
De gegevens zijn opgeslagen in de vorm van een tabel met behulp van de optie Invoegen/Tabel. Excel kent daarbij automatisch de naam Tabel1 aan dit gebied toe.
Een groot voordeel hiervan is, dat als deze tabel wordt uitgebreid met nieuwe regels of kolommen, alle draaitabellen, die hierop gebaseerd zijn, automatisch rekening houden met die uitbreiding. Hetzelfde geldt ook, wanneer er gegevens uit de tabel worden verwijderd: bij het vernieuwen van de draaitabel zul je merken, dat de draaitabel zich daar automatisch aan aanpast.

NB1 een ander voordeel van een tabel merk je, wanneer je in het bestand naar beneden scrolt: zonder dat er titels geblokkeerd hoeven te worden, blijven de kopjes van de tabel zichtbaar.

NB2 het voorbeeld is gemaakt door voor alle kolommen willekeurige resultaten te genereren met behulp van de functie ASELECTTUSSEN, eventueel aangevuld met de functie KIEZEN (zie de cellen H3 t/m L3)

Draaitabel

In het basisbestand zijn 100.000 regels/records opgenomen. Met behulp van een draaitabel kunnen deze razendsnel gerubriceerd worden: welke jaren komen voor, zijn alle maanden gevuld, welke regio’s worden gebruikt, welke producten hebben een omzet gegenereerd en wat zijn de bijbehorende bedragen?

Hoe maken we een draaitabel?

plaats de cursor ergens in de tabel met basisgegevens, bijvoorbeeld door in cel B4 te klikken
kies in het menutabblad Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel
u ziet dan een tussenscherm, waarin vrijwel altijd de voorgestelde keuzes zullen voldoen: Excel heeft de tabel waarin de cursor staat als basis geselecteerd en het resultaat zal in een nieuw werkblad komen
klik op OK
er opent zich een nieuw werkblad met rechts een overzicht van alle velden/kolommen uit de geselecteerde tabel.
Voor ons eerste overzicht vinken we het Jaar, de Regio en de Omzet aan.
Excel zal proberen te bedenken waar we de gegevens willen hebben. In dit geval gaat hij de Som van de jaren bepalen, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling: sleep het blokje “Som van Jaar” van -waarden naar de Kolomlabels en Excel gaat de omzet uitsplitsen naar jaar.

“Sneller dan het geluid” zien we dat de verdeling van de omzet in dit geval redelijk evenredig over de regio’s en jaren heeft plaats gevonden (niet vreemd natuurlijk omdat we de gegevens aselect hebben gegenereerd!).

Om de omzet beter te kunnen lezen gaan we de opmaak aanpassen: dit doen we NIET door de opmaak van de cellen B2:E9 aan te passen; als er straks een jaar bijkomt moeten we die kolom dan weer opnieuw opmaken.
Nee, klik met de rechter muisknop op één van de cijfers (bijvoorbeeld cel B5), kies Getalnotatie en binnen de categorie Getal geen decimalen en een scheidingsteken voor duizendtallen.

Filters in Draaitabellen

In het Voorbeeldbestand is op het tabblad Draai1 een ander voorbeeld van een draaitabel gegenereerd: in de rijen is de omzet opgesplitst naar de maanden en in de kolommen naar product.
Om een filtering naar Jaar en/of Regio mogelijk te maken zijn die 2 velden in het blok Rapportfilter geplaatst. Deze 2 velden zijn daardoor boven de draaitabel terecht gekomen; door middel van de vinkjes in de cellen B1 en B2 kan dan een jaar of regio geselecteerd worden.

Daarnaast zijn nog de volgende aanpassingen doorgevoerd:

via het tabblad Ontwerpen in Hulpmiddelen voor Draaitabellen hebben we binnen Rapportindeling de Tabelweergave gekozen.
Welke optie het meest geschikt is, hangt zeer sterk af van de inhoud en opzet van de draaitabel; experimenteer hiermee!
NB Hulpmiddelen voor draaitabellen is alleen zichtbaar wanneer de cursor ergens in de draaitabel staat.
naast de Som van Omzet hebben we ook aantallen en gemiddelde omzet toegevoegd. Om dit te bereiken sleept u de Omzet uit de Lijst met draaitabelvelden opnieuw naar het waarden-gebied.
Excel zal dan opnieuw de som bepalen; om dit te veranderen moet u in de draaitabel rechts klikken op een cel, die u wilt wijzigen; kies de optie Waarden samenvatten per en kies daar Aantal of Gemiddelde

Compacte draaitabellen

Eén van de nadelen van een standaard-draaitabel is dat de kolommen nogal breed worden doordat Excel namen genereert als Som van Omzet etc.

Gelukkig is dit snel aan te passen: in het Voorbeeldbestand is in het tabblad Draai2 de kop in cel B6 aangepast door in die cel nieuwe tekst in te tikken (in dit geval Aantal).

LET OP u zult merken, dat cel C6 zich niet laat veranderen in Omzet; Excel weet dan niet meer of u nu het veld uit de basisgegevens bedoelt of de kolom in de draaitabel. In dit geval hebben we dat opgelost door een spatie achter het woord Omzet te plaatsen! Had er natuurlijk ook vóór mogen staan.

Slicers

Om het filteren (zoals in het plaatje hierboven voor Jaar en Regio) makkelijker te maken is in Excel de optie Slicer ontwikkeld.

Hoe maakt u een slicer?

Activeer de draaitabel, waarvoor een slicer gemaakt moet worden. Klik daartoe met de muis op één van de cellen van de draaitabel.
in het tabblad Hulpmiddelen voor draaitabellen, dat dan beschikbaar komt, kiest u Opties
in het blok Sorteren en filteren kiest u de button Slicer invoegen
alle velden uit de brongegegevens komen in aanmerking; in dit voorbeeld vinken we alleen Jaar en Regio aan. Klik op OK.
Standaard worden de slicers verticaal weergegeven: alle opties onder elkaar.
Omdat nu de slicers geselecteerd zijn, ziet u bovenaan Hulpmiddelen voor slicers. Kies daar eventueel een andere Slicerstijl en pas het aantal gewenste Kolommen aan (het aantal opties naast elkaar)

Het filteren doet u nu door de betreffende button aan te klikken.
Meerdere selecties binnen een categorie nodig? Hou Ctrl ingedrukt en klik op de gewenste buttons.
Alle items nodig? Klik op .

In het tabblad Draai3 van het Voorbeeldbestand ziet u, dat de velden Jaar en Regio in het Rapportfilter niet meer nodig zijn; deze zijn vervangen door de slicers.

LET OP zorg bij het printen van de draaitabel, dat ook de slicers zichtbaar zijn, anders is niet duidelijk welke filtering is toegepast.
In het tabblad Draai3 is een draaigrafiek weergegeven (in dit geval een weinig-zeggende, maar voor het voorbeeld is de inhoud niet relevant); deze is gebaseerd op de onderliggende draaitabel en dus ook op de slicers. Wanneer deze grafiek apart geprint zou worden is geen enkele informatie over een eventuele filtering zichtbaar.

Inhoud slicer

Om te voorkomen, dat bij bovenstaand probleem er iedere keer handmatig een tekst aan het overzicht of de grafiek moet worden toegevoegd, zou een dynamische referentie naar de inhoud van de slicers mooi zijn. Dit zou dan in een tekst kunnen worden opgenomen.

Helaas kent Excel deze mogelijkheid (nog) niet; er is een interne koppeling tussen de inhoud van de slicer en de filtering in de draaitabel, maar die is niet standaard met een functie uit te lezen.

Op internet heb ik echter een UDF (User Definied Function) gevonden op de site jkp-ads.com waarmee dit wel mogelijk is. Zo’n UDF wordt in een module van VBA vastgelegd (zie hieronder).

In het tabblad Draai4 van het Voorbeeldbestand is deze toegepast om de tekst in cel B7 op te kunnen bouwen:
=”Omzet voor ” & ALS(I2=”Alles”;”alle jaren”;I2) & ” en ” & ALS(J2=”Alles”;”alle regio’s”;J2)

Met behulp van het &-teken worden teksten aan elkaar gekoppeld: allereerst de tekst Omzet voor, dan (afhankelijk van de inhoud van cel I2) de tekst alle jaren of de inhoud van I2 etc.

Maar in I2 en J2 staat toch niets? Op het oog niet nee, maar de tekstkleur van die cellen is op Wit ingesteld!

Laten we I2 eens bekijken:
=GetSelectedSlicerItems(“Slicer_Jaar1”)

Hier wordt de UDF GetSelectedSlicerItems aangeroepen met de parameter Slicer_jaar1. Dit is de naam die we terugvinden als we rechtsklikken op de eerste slicer en dan de Slicerinstellingen bekijken.

VBA gebruikt de omschrijving zoals vermeld achter Naam om in formules te gebruiken.

Grafiektitel

Dezelfde tekst die boven de draaitabel staat, willen we ook als grafiektitel:

klik op de grafiek
kies in Hulpmiddelen van Draaigrafieken, die dan zichtbaar wordt, de optie Indeling
kies in het blok Labels, de optie Grafiektitel en kies Boven grafiek
tik dan direct in de formulebalk ( dus achter de ) de formule: =Draai4!$B$7 of tik in = en klik met de muis op de betreffende cel
druk de Enter-toets in

VBA

Deze keer geen uitleg van de VBA-routine; ik denk dat hij voor een beginnende VBA’er goed te volgen zal zijn.

Maar hoe voegt u een routine, die u ergens hebt gevonden (op internet, in een andere Excel-toepassing) aan uw eigen werkmap toe?

kopieer de routine, die hebt gevonden (bijvoorbeeld met behulp van Ctrl-C)
ga naar de werkmap waar u de routine wilt hebben
klik Alt-F11, de Visual Basis Editor opent dan
klik in de menu-tabs op Invoegen en dan Module
in de zo nieuw gemaakte module plakt u de routine uit het de eerste stap (bijvoorbeeld met behulp van Ctrl-V)

De UDF GetSelectedSlicerItems kan de volgende resultaten opleveren:

Alles, als er geen filter is gedefinieerd
Niets, als er door andere filtering voor deze slicer geen mogelijkheden zijn
Geen slicer gevonden, als de tekst die als parameter wordt meegegeven geen bestaande slicer is
het gekozen filter of bij meervoudige filtering de keuzes, gescheiden door een komma

Eerbetoon aan Rosling cs

20 november 2015Excel, VBA (Visual Basic for Applications)Beldiagram, Grafiek, Index, Namen, Schuifbalk, Vergelijken, VERT.ZOEKENGijs Verbruggen

Rosling

Ongetwijfeld hebt u op Internet, Youtube of op TV (DWDD of bijvoorbeeld bij Zondag met Lubach) wel eens een presentatie van Hans Rosling gezien.
Iedere keer is het weer interessant en enerverend (eigenlijk ook wel spannend) om te zien hoe hij (openbare, vrij beschikbare) gegevens weet om te zetten in informatie.
Wikipedia: Rosling stichtte de Gapminder Foundation samen met zijn zoon Ola Rosling en zijn schoondochter Anna Rosling Rönnlund. Gapminder ontwikkelde de Trendalyzer-software, die internationale statistieken omzet in bewegende, interactieve en onderhoudende grafieken.
Het doel is de promotie van een wereldvisie gebaseerd op feiten, door verhoogd gebruik en begrip van gratis toegankelijke openbare statistieken. Zijn lezingen aan de hand van Gapminder-visualisaties vielen in de prijzen doordat ze grappig en toch doodernstig zijn. De interactieve animaties zijn vrij beschikbaar op de website van de stichting (zie gapminder.org).
Bij veel van de presentaties gebruikt Rosling de Trendalyzer-software, waarmee het mogelijk is om diverse items in samenhang te tonen.
Zoals hiernaast bijvoorbeeld: op de (niet zichtbare) assen is het Inkomen per inwoner tegen de Levensverwachting uitgezet. Per land wordt dit door een bolletje weergegeven, waarbij de grootte van het bolletje wordt bepaald door het aantal inwoners van dat land. Doordat de grafiek ook nog eens een reis door de tijd kan maken, waardoor we historische ontwikkelingen kunnen zien, hebben we dus te maken met een informatie-overzicht met maar liefst 5 dimensies!

Bellendiagram

Toen ik bovenstaand voorbeeld zag, vroeg ik me af in hoeverre het mogelijk zou zijn om dit in Excel na te bouwen.
Zelf gebruik ik in rapportages zogenaamde bellendiagrammen (in het Engels bubble chart) wel eens, maar ze zijn niet echt gangbaar.
Daarom leek het me wel de moeite waard om dit idee uit te werken; ook als een soort eerbetoon aan het idealistisch te noemen werk van Rosling cs.

Basis-gegevens

Voordat we een grafiek kunnen gaan maken, moeten we natuurlijk de beschikking hebben over relevante basisgegevens.
Omdat Rosling alleen gebruik maakt van openbare bronnen is dit verzamelen niet zo moeilijk; op de site gapminder.org vinden we de nodige gegevens zelf of verwijzingen naar de bronnen.
In het Voorbeeldbestand zijn die opgenomen in de tabbladen Landen (overzicht van bijna alle landen ter wereld), Inkomen (het jaarinkomen per inwoner van de diverse landen, van 1800 tot 2015), Bevolking (het aantal inwoners per land, van 1800 tot 2015) en LevVerwachting (de levensverwachting bij geboorte per land, van 1800 tot 2015).

Inkomen
Bij sommige landen ontbraken (gedeeltes van) inkomen-gegevens. Om te zorgen dat het tekenen van de grafiek hierna niet spaak zal lopen, heb ik die gegevens aangevuld met de waarde 1 (één).

Bevolking
Het aantal inwoners per land gaat in de grafiek de belgrootte bepalen. Vandaar dat ook hier de ontbrekende gegevens aangevuld zijn met de waarde 1.

Parameters

Alle gegevens, die nodig zijn voor de besturing van ons Excel-systeem, zijn vastgelegd op het tabblad Parameters:

alle landen, die we in de grafiek willen opnemen,
het beginjaar en
eindjaar (in dit systeem 1800, respectievelijk 2015),
het jaar, waarvoor we de grafiek willen zien,
een indicator voor de snelheid van de verandering van de grafiek (overgang naar een volgend jaar) en
het opschrift van een button, die we maken om de grafiek ‘af te kunnen spelen’.

Om verwijzingen in formules overzichtelijker/leesbaarder te maken zijn aan alle parameters namen gegeven. Het snelste gaat dat op de volgende manier:

selecteer de cellen, die een naam moeten krijgen (inclusief de cellen daarboven)
kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Maken obv selectie
zorg dat in het vervolgscherm (in dit geval) alleen het vinkje bij Bovenste rij aan staat en klik OK

NB Klik op één van de parameters (bijvoorbeeld 2015) en zie dat in het Naamvak linksboven niet meer de rij en kolom wordt weergegeven, maar de naam, die we aan de cel hebben gegeven.

Op dezelfde manier heeft de reeks landen ook een naam gekregen. Klik op het pijltje naast het Naamvak en kies Landen om dit te verifiëren.

Berekeningen

Voordat we de grafiek kunnen maken, zullen we alle benodigde gegevens bij elkaar moeten verzamelen in een vorm, die handig is om als bron voor de grafiek te fungeren.

In het tabblad Berek van het Voorbeeldbestand staat in cel B3 de formule =Landen (een verwijzing naar de landen op het tabblad Parameters). Deze formule is zo vaak naar beneden gekopieerd als noodzakelijk is om alle landen te zien.

LET OP een dergelijke verwijzing naar een zelf-gedefinieerde naam voor een bereik haalt gegevens op uit de corresponderende regel, dus in dit geval regel 3. Wil je dat niet: selecteer dan eerst alle cellen, die gevuld moeten worden; tik in =Landen en druk dan op Ctrl-Shift-Enter. Op deze manier wordt een zogenaamde matrixformule ingevoerd; Excel zet automatisch accolades rond de formule.

Per land laten we Excel de corresponderende gegevens opzoeken:

in kolom C de regio:
=VERT.ZOEKEN(B3;LandenBron;2;ONWAAR)
de inhoud van cel B3 wordt in het bereik LandenBron opgezocht. Als het land gevonden wordt, dan levert de functie het corresponderende resultaat uit de 2e kolom van het blok. Met ONWAAR geven we aan, dat we alleen tevreden zijn als de inhoud van B3 ook echt gevonden is (dus niet Benaderen).
het inkomen per land komt in kolom D:
=INDEX(Inkomen;VERGELIJKEN($B3;InkLand;0);VERGELIJKEN(KeuzeJaar;InkJaar;0))
Hoewel de inkomengegevens ook met VERT.ZOEKEN zouden kunnen worden gevonden, heb ik voor de functie Index gekozen (vind ik persoonlijk beter leesbaar en is meer universeel toepasbaar).
Met behulp van Index zoeken we in het blok Inkomen de gewenste regel en kolom op en krijgen direct het resultaat.
Maar op welke regel staat het betreffende land? Met
VERGELIJKEN($B3;InkLand;0)
is dat zo geregeld: InkLand is de naam van de reeks landen op het tabblad Inkomen. De functie Vergelijken geeft de positie van B3 in deze reeks.
Op een vergelijkbare manier wordt de juiste kolom opgezocht (het gewenste jaar staat in de parameter Keuzejaar).
LET OP de 3e parameter van de functie Vergelijken moet 0 (nul) zijn: we zoeken ook weer hier een exacte waarde, geen benadering.
de Levensverwachting en de Bevolkingsgrootte worden ook mbv de functie Index gevuld.

Grafiek

Eindelijk zijn we zover; we gaan de verzamelde informatie grafisch weergeven.

Stap voor stap (op het tabblad Graf van het Voorbeeldbestand staat het uiteindelijke resultaat):

maak een nieuw tabblad aan (bijvoorbeeld via onderaan op het scherm, op het einde van de andere tabbladen)
kies in de menutab Invoegen in het blok Grafieken de optie Overige grafieken en kies de eerste optie bij Bel
in het (lege) grafiekgebied rechts klikken en de optie Gegevens selecteren … kiezen en dan Toevoegen
in het nieuwe scherm de gegevens voor de x- en y-as en de belgrootte invullen. De reeksnaam laten we leeg; heeft bij een belgrafiek weinig nut.
Klik twee keer op OK en de grafiek is klaar!
nog wat verfraaiingen: de rasterlijnen en legenda weglaten, titels bij de assen etc.
Excel past standaard de assen automatisch aan op basis van de gegevens die gepresenteerd worden. Dat willen we niet, want als het KeuzeJaar wordt veranderd, gaat de grafiek ‘springen’.
Klik rechts op één van de cijfers van de y-as en zorg dat de Levensverwachting loopt van 10 tot 100 jaar.
Ook de x-as passen we aan: het Inkomen laten we lopen van 200 naar 100.000. Maar we zijn nog niet klaar: in het gebied met lage inkomens zitten heel veel bellen heel dicht bij elkaar, de hoge inkomens zijn uitschieters. Door deze as logaritmisch weer te geven, worden de lage inkomens duidelijker onderscheiden, terwijl de hogere inkomens ‘in elkaar schuiven’.
LET OP Een dergelijke logaritmische indeling is moeilijk leesbaar, dus alleen gebruiken als de exacte getallen niet wezenlijk zijn.
alle bellen krijgen dezelfde kleur. Handmatig is dit aan te passen, maar bij deze hoeveelheid niet echt praktisch. Met een VBA-routine zou dit (op basis van de regio) wel mogelijk zijn.
In dit geval heb ik de bel van Nederland opgezocht (aan de hand van de onderliggende cijfers) en die gekleurd en een label meegegeven.
Het jaar achter de grafiek?
Maak een tekstvak aan (via de menutab Invoegen) en tik direct in de formulebalk in =Keuzejaar. Nog wat lay-outen: lettertype en -grootte etcetera en schuif het tekstvak achter de grafiek (in het Voorbeeldbestand zijn de randen bewust zichtbaar gehouden).

Schuifbalk
Om gemakkelijk het verloop in de tijd te kunnen volgen is onder aan de grafiek een schuifbalk toegevoegd:

kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen en kies de schuifbalk (rechts naast Aa onder Formulierbestruringselementen)
’teken’ met de muis ergens op het grafiektabblad de plaats waar de schuifbalk moet komen
klik rechts op de schuifbalk en vul de diverse opties in:
Huidige waarde: laten we beginnen met 1800
Minimumwaarde: in dit geval 1800
Maximumwaarde: 2015 dus
De stappen daaronder worden 1 en 10 (1 jaar verder wanneer op het pijltje wordt geklikt, 10 jaar wanneer er in het lege gebied van de schuifbalk wordt geklikt)
Koppeling met cel: hier vullen we KeuzeJaar in; een verwijzing naar het tabblad Parameters dus.
klik OK

Mbv deze schuifbalk kunnen we nu makkelijk onze grafiek laten veranderen: de reis in de tijd kan beginnen!

Reis in de tijd
Het is natuurlijk nog mooier als we de veranderingen in de tijd automatisch kunnen laten zien.
Achter de Play-button op het tabblad Graf van het Voorbeeldbestand is een kleine VBA-routine opgenomen, die dit voor zijn rekening neemt.
Klik op Alt-F11 om de routine te bekijken. Hebt u vragen hierover? Schroom niet om contact op te nemen met G-Info.
Om de snelheid aan te passen (van 1 naar 5 sec als pauze) is nog een schuifbalk toegevoegd.

Analoge klok in Excel

9 november 2015Excel, VBA (Visual Basic for Applications)NU, PI, Rest, SpreidingsgrafiekGijs Verbruggen

Iedereen die wel eens in Praag is geweest, heeft waarschijnlijk wel een paar keer stil gestaan bij het astronomische uurwerk in het centrum.
Zeker wanneer op het hele uur de 12 apostelen zich vertonen, is het een drukte van jewelste op het Oudestadsplein.

Daar stond ik dus ook, toen we een paar weken geleden een bezoek brachten aan deze prachtige stad.

Het bloed kruipt waar het niet gaan kan: ik dacht meteen, dat moet in Excel na te bouwen zijn!
Maar om alle facetten van de klok te implementeren valt onder de grotere uitdagingen; laten we maar eerst beginnen om een ‘gewone’, analoge klok in Excel op te zetten.

Basis

Uiteraard hebben we de huidige tijd nodig, waar we de klok op gaan baseren: in Excel gebruiken we daar de formule =NU() voor; in het Voorbeeldbestand staat die in cel C2.
LET OP dit is één van de weinige formules, die geen paramaters kent, maar om voor Excel duidelijk te maken dat het een formule betreft zijn wel de 2 haakjes nodig.

LET OP 2 tijdens het schrijven van het artikel veranderde de inhoud van cel C2 constant. In de volgende voorbeelden komen de getallen dan ook niet meer overeen met de tijd hierboven.

Uit de tijd leiden we het uur, de minuten en de secondes af met de formule =UUR(C2), =MINUUT(C2) respectievelijk =SECONDE(C2).
Omdat we een analoge klok gaan maken, die maar 12 uren kent, staat in cel E3 de formule =REST(E2;12). Hiermee berekenen we de restwaarde als we de uren van cel E2 delen door 12. Uiteraard had dit ook met de formule = ALS(E2>12;E2-12;E2) gekund, maar de eerste formule is korter (en interessanter!?).

Wijzers

Maar hoe gaan we nu die wijzers tekenen in Excel?
Daartoe moeten we ons realiseren, dat de tijd (beter gezegd het aantal seconden na 12 uur) de hoek van de wijzers bepaalt.

We gaan eerst de kleine wijzer tekenen:

het aantal seconden na 12 uur berekenen we in cel C9: =(E3*60+H3)*60+K3
om hierna de hoek te kunnen bepalen, moeten we weten hoeveel seconden er maximaal in 24 uur zitten; zie cel C10
door de inhoud van cel C9 te delen door die van cel C10, weten we welk gedeelte van de klok door de kleine wijzer is afgelegd (cel C11)
de zo berekende fractie moeten we nog in een hoek vertalen: in C12 komt de formule =C11*360, omdat een hele cirkel 360 graden is.

Nu we de hoek weten, moeten we dit gaan omzetten naar een punt op de klok (cirkel). Gelukkig hebben we vroeger allemaal goed opgelet bij wiskunde en weten natuurlijk(?) nog dat de x-coördinaat van zo’n punt wordt berekend door de cosinus van de hoek te nemen en de y-coördinaat door de sinus.
Maar we zijn nog niet klaar: in de wiskunde (en in Excel) wordt een hoek bepaald ‘rekenend tegen de klok in’; voor ons rekenwerk gebruiken we dan ook de cosinus en sinus van -C12.
Omdat Excel als basis voor de hoek de positieve x-as neemt (een hoek van 0 graden komt dus overeen met een horizontale lijn naar rechts) en we 0 uur netjes bovenaan willen laten beginnen tellen we bij onze berekende hoek nog 90 graden op.
Daarmee zou de x-coördinaat van de kleine wijzer dus worden =COS(-C12+90). Helaas Excel kent ons graden-systeem niet, maar werkt met radialen (jaja, de middelbare schooltijd is toch niet voor niets geweest!). Aangezien 360 graden overeen komt met 2π radialen, delen we onze berekende graden door 360 en vermenigvuldigen met 2π; de x-coördinaat wordt nu =COS((-C12+90)*2*PI()/360).
LET OP ook de functie PI kent geen parameters, maar de 2 haakjes zijn wel nodig.

Hetzelfde verhaal geldt ook voor de y-coördinaat: =SIN((-C12+90)*2*PI()/360).
Maar het is een kleine wijzer: dus we vermenigvuldigen de coördinaten nog met bijvoorbeeld 0,6 (staat in cel C13 en is dus makkelijk aanpasbaar).
Door nu een lijn te tekenen (en daar wat opmaak aan mee te geven) van de oorsprong van het assenstelsel (met de coördinaten 0,0) naar de zo berekende coördinaten hebben we onze wijzer. Gebruik daarvoor geen lijngrafiek maar een spreidingsgrafiek.

NB Bij een lijngrafiek komen de elementen op de x-as allemaal op dezelfde afstand van elkaar; bij een spreidingsgrafiek geef je ook de exacte positie op de x-as mee, zodat je precies kunt aangeven waar het resultaat terecht zal komen. Een spreidingsgrafiek wordt bijvoorbeeld gebruikt als op de x-as datums worden uitgezet, waarbij niet iedere datum in de bron-gegevens voorkomt. Bij een lijngrafiek worden de datums ‘gewoon’ naast elkaar geplaatst; bij een spreidingsgrafiek heeft iedere datum zijn eigen positie op de x-as en zie je onmiddellijk waar er datums ontbreken.

Het tekenen van de grote en de seconde-wijzer gaat op dezelfde manier. Bedenk daarbij dat het maximale aantal seconden voor de grote wijzer maar 3600 is (60 minuten) en voor de secondewijzer slechts 60.

Om onze klok nog verder aan te kleden, zetten we ook de uren er op: op dezelfde manier als voor de wijzers bepalen we de hoeken en daarmee de coördinaten. De lijnen die daardoor ontstaan maken we ‘onzichtbaar’ (bij Lijnkleur de optie Geen lijn aanvinken); wel geven we de lijnen een label mee, et voilà.

Nu nog even op F9 drukken (Herberekenen) en de tijd in cel C2 en dus op de klok wordt geactualiseerd.

Automatische klok

Om iedere keer op F9 te drukken wanneer we de tijd willen weten, is natuurlijk niet te bedoeling.
Daarom nog een stukje VBA er achteraan (opgeslagen in zogenaamde macro’s, vandaar dat het Voorbeeldbestand de extensie xlsm heeft):

druk op Alt-F11 (openen van de Visual Basic-editor)
kies Invoegen en dan Module
in de module voegen we een globale variabele toe (die is dus voor het gehele project geldig), waarmee we onthouden of de klok moet lopen of niet:
Global KlokAan As Boolean
dan een kleine VBA-routine:
Sub KlokActief()
    If KlokAan Then
        Application.OnTime Now + TimeValue(“00:00:01”), “KlokActief”
        Application.Calculate
    End If
End Sub
Wanneer deze routine aangeroepen wordt, wordt allereerst gecontroleerd of de variabele KlokAan Waar is (True). Zo ja dan wordt er voor gezorgd dat 1 seconde later dezelfde routine opnieuw wordt opgestart; daarna wordt de herberekening uitgevoerd.
Om de klok te kunnen starten (en ook weer uit te zetten) voegen we nog een routine toe:
Sub KlokAanUit()
    If KlokAan Then
        KlokAan = False
    Else
        KlokAan = True
        KlokActief
    End If
End Sub
Als de klok aan staat, wordt die uitgezet en anders gaat de klok aan en wordt de routine KlokActief aangeroepen (die er zelf voor zorgt, dat hij iedere seconde wordt uitgevoerd, zolang KlokAan Waar is).
nog een button toevoegen, die verwijst naar de macro KlokAanUit en we zijn klaar:
ga in Excel naar de menu-optie Ontwikkelaars (eventueel eerst nog activeren via Bestand/Opties/Lint aanpassen en daar rechts bij Hoofdtabbladen een vinkje aan zetten bij Ontwikkelaars) en kies in het blok Besturingselementen de optie Invoegen en kies het eerste symbool, de Knop.