Categorie archief: Access

Laatste tip

18 november 2023Access, Excel, Office, VBA (Visual Basic for Applications)LinksGijs Verbruggen

Bijna 10 jaar geleden ben ik gestart als zelfstandige op het gebied van kleinschalige automatisering.
Met veel plezier heb ik diverse kleine en grote projecten gedaan. Ook het geven van Excel-cursussen heeft veel voldoening en positieve energie opgeleverd.
Op mijn website ginfo.nl zijn nu ongeveer 140 artikelen verschenen onder de kop Tips&Trucs. Dit vooral om mijn opgebouwde ervaring en kennis te delen.

Toen ik enkele jaren geleden besloot om mijn werkzame leven te beëindigen en meer tijd te pakken voor andere zaken ben ik wel doorgegaan met het schrijven van artikelen.

Maar na deze 10 jaar moet ik toch constateren dat de inspiratie op begint te raken. Het wordt steeds moeilijker om een nieuw onderdeel van Excel te vinden waarover een artikel geschreven kan worden.
Daartegenover staat dat Microsoft (gelukkig) niet stil zit en Excel regelmatig van nieuwe, geweldige uitbreidingen heeft en zal blijven voorzien. Om het gebruik daarvan goed te kunnen belichten moet je dat zelf in de praktijk veel hebben toegepast. Aan deze ervaring ontbreekt het mij en daarom heb ik deze opties ook niet besproken; de enige uitzondering is Power Query.

Dit alles heeft erin geresulteerd dat ik besloten heb om te stoppen met het publiceren van nieuwe artikelen. Mijn website zal ik wel nog een poosje in de lucht houden, zodat iedereen oude (en misschien verouderde) artikelen kan nalezen en de voorbeelden in de downloads kan bestuderen. Dit zolang ik de doorlopende kosten van de website nog aanvaardbaar vind ;-).

NB hebben de artikelen geholpen bij uw werk, bij uw hobby of vond u ze interessant om te lezen en wilt u helpen om de website in de lucht te houden? Iedere bijdrage op NL10ASNB0707879337 t.n.v. G. Verbruggen is welkom (svp onder vermelding van Bijdrage G-Info).

Andere sites

In mijn laatste tip wil ik enkele links opnemen naar andere sites:

Naam	Omschrijving	Link
Chandoo	De Engelstalige website van mijn ‘goeroe’. Zijn doel: At Chandoo.org, my goal is simple. I want you to become awesome in Excel & Power BI.	chandoo.org
Chandoo Blog	Tips&Trucs van Chandoo	chandoo.org/blog
Chandoo video’s	Uitleg via Youtube-fimpjes	chandoo.org/videos
My Online Training Hub	Een Engelstalige website van Mynda Treacy	myonlinetraininghub.com
My Online Training Hub – Newsletter	Schrijf je in voor de Nieuwsbrief en iedere week ontvang je een interessant artikel.	Inschrijven nieuwsbrief
My Online Training Hub	‘Spiek-briefjes’	Power query cheatsheet en PivotTable Basics cheatsheet
My Online Training Hub – Power Query	Een overzicht van links naar diverse PQ-tutorials	Power Query tutorials
Excel for freelancers	Een Engelstalige website van Randy Austin. Allerlei toepassingen waarbij VBA een grote rol speelt. Gebruik de button Send me workbooks om iedere week een complete applicatie (!) te ontvangen met Youtube-uitleg.	excelforfreelancers.com
Excel VBA is fun	Een Engelstalige website van Dan Strong. Zoals de naam al aangeeft kun je hier (naast cursussen) ook tips voor het gebruik van VBA vinden.	excelvbaisfun.com

Dit is de laatste tip van G-Info.
Vragen kun je altijd blijven stellen; stuur een mail via Vraag & antwoord.

Ik wens iedereen op professioneel gebied veel succes en persoonlijk veel geluk!

Met vriendelijke groet,

Gijs Verbruggen

Werkdagen

16 mei 2019Access, Excel, VBA (Visual Basic for Applications)CDate, Netto.werkdagenGijs Verbruggen

Voorbeeldbestand: Werkdagen.zip Download

Voor rapportages is het nog wel eens handig om te bepalen hoeveel dagen er zitten tussen een begin- en einddatum. In Excel is dat heel eenvoudig te berekenen door deze datums van elkaar af te trekken. In Access gaat dat op dezelfde manier.

Maar als je wilt weten hoeveel werkdagen er tussen zitten, wordt het wat lastiger. In Excel gaat dat nog vrij eenvoudig met behulp van de ingebouwde functie NETTO.WERKDAGEN, maar in Access komt er wat meer werk om de hoek kijken.

Hieronder een uitleg over de werkwijze in Excel en een voorbeeld hoe de berekening in Access kan worden uitgevoerd.

Dagen verschil in Excel

In het Voorbeeldbestand ziet u op het tabblad Kalender van de Excelsheet Werkdagen.xlsx een Excel-tabel met alle dagen van 2019. In de tweede kolom van die tabel (met de naam tblKalender) wordt het verschil bepaald tussen die dagen en een vaste begindatum (Refdatum). Simpel door ze van elkaar af te trekken via de formule =[@Datum]-RefDatum

NB alle datums in de voorbeelden hebben de volgende celopmaak meegekregen: ddd d mmmm jjjj (zie ook het artikel ginfo.nl/datums-data-dates).

Dus de cel uit de kolom Datum in dezelfde rij (vandaar de @) minus de referentiedatum (in dit geval de inhoud van cel C2).
Een negatief resultaat wil zeggen, dat de datum vóór de referentiedatum ligt.

NB de kleuren in de datum-kolom worden automatisch gegenereerd door middel van Voorwaardelijke opmaak.

Moet de dag zelf ook meetellen dan moet de berekening iets aangepast worden: =[@Datum]-RefDatum+ALS([@Datum]>=RefDatum;1;-1)
Als de dag op of na de referentiedatum ligt, dan moet het resultaat 1 groter worden, anders 1 meer negatief (zie kolom Verschil2).

Zonder weekenden in Excel

Maar als we willen weten hoeveel werkdagen er tussen 2 datums zitten, dan volstaat zo’n simpele berekening niet; zaterdagen en zondagen mogen niet meetellen.
Gelukkig heeft Excel daar een standaard-functie voor: NETTO.WERKDAGEN.

Geef je maar 2 parameters op (de begin- en einddatum), dan bepaalt deze functie het verschil in dagen, exclusief de weekenden.

NB ook hier telt de dag zelf mee; zie in het voorbeeld hierboven het resultaat bij 9 januari.

Echte werkdagen in Excel

Met echte werkdagen bedoelen we dat feestdagen/vrije dagen niet mee mogen tellen.

In het tabblad Feestdagen van het Excel-Voorbeeldbestand is daartoe een overzicht opgenomen met alle mogelijke feestdagen.
Waarschijnlijk zijn dit voor u niet allemaal vrije dagen (helaas?); in de praktijk zult u het overzicht dus moeten aanpassen.
De gegevens zijn opgenomen in de Excel-tabel met de naam tblFeestdagen.

De formule voor de werkdagen is in kolom F uitgebreid met een derde parameter, de verwijzing naar de feestdagen die, net als de weekenden, niet meegerekend moeten worden (alle dagen uit de kolom Datum van de tabel tblFeestdagen).

Dagen verschil in Access

In het Voorbeeldbestand zit ook een Access-database (Werkdagen.accdb). Deze heeft de volgende onderdelen: 2 tabellen (met dezelfde feestdagen en kalender als in de Excel-sheet), een query (VerschilBepalen) waarmee de verschillen tussen begin- en einddatums bepaald worden en een Module1, die een eigen functie bevat waarmee we het verschil in werkdagen kunnen bepalen.

Het eerste stuk van de query ziet er als volgt uit:

Voor alle datums uit de Access-tabel tblKalender wordt het verschil bepaald met een referentiedatum.
Deze referentie ligt nergens vast. Access kent het veld tussen rechte haken met de naam Wat is de referentiedatum? niet.

Bij de weergave van de query zal dan ook een pop-up komen, waarin gevraagd wordt om de inhoud van de parameter op te geven.

NB met de functie CDate zorgen we er voor, dat Access ‘weet’ dat de parameter een datum bevat.

Zonder weekenden in Access

Zoals gezegd kent Access geen functie om werkdagen te bepalen; die moeten we dus zelf programmeren.

De eerste regel definieert de functie met de naam Werkdagen. De functie kent 3 parameters: de eerste is de begindatum en de tweede de einddatum. De derde parameter is optioneel en kan alleen de waarde WAAR of ONWAAR bevatten (Boolean); moet er wel of niet met feestdagen rekening worden gehouden.
Na wat commentaarregels (groene tekst) krijgt de routine de opdracht om bij een mogelijk optredende fout naar het gedeelte te gaan dat begint met Err_Werkdagen.
Met het commando Dim worden diverse variabelen gedefinieerd, die we hierna nodig hebben.
De variabele Start wordt gevuld met het datum-gedeelte van de parameter StartDatum; iets vergelijkbaars gebeurt met de variabele Eind.
In de variabele StartKleinerEind wordt vastgelegd of de variabele Start kleiner of gelijk is aan Eind (WAAR of ONWAAR).
Wanneer de parameter Feestdagen de waarde WAAR bevat, dan worden alle datums uit de tabel tblFeestdagen in de variabele rst gestopt.

Nu kunnen we gaan rekenen:

De variabele intCount wordt op 0 gezet.
In het geval Start kleiner of gelijk is aan Eind dan wordt de eerste Do While-loop doorlopen; als dat niet zo is, de tweede.
Als binnen de loop de variabele Start geen zondag of zaterdag is dan wordt de variabele intCount met 1 opgehoogd.
Moet er rekening gehouden worden met feestdagen dan wordt er via de opdracht FirstFind in de variabele rst gekeken of Start daarin voorkomt.

LET OP Access verwacht #’s rond de datum en de FirstFind-opdracht werkt alleen goed als de datum in Amerikaans formaat wordt meegegeven.

Als de datum Start voor komt in rst (Not rst.NoMatch) dan moet de teller weer verlaagd worden.
De variabele Start wordt opgehoogd en via Loop wordt de berekening opnieuw uitgevoerd met de nieuwe startdatum (als de nieuwe Start tenminste nog kleiner of gelijk is aan Eind)

NB de tweede loop werkt ongeveer hetzelfde maar nu vanuit Start terugtellend naar Eind.

Als de berekening klaar is dan wordt de inhoud van de variabele intCount als resultaat aan de functie teruggeven. Daarbij wordt wel gekeken of het resultaat positief of negatief moet zijn.
Dan is onze functie klaar: Exit Function.

Onderaan staat nog wat de functie moet doen als er een fout optreedt.

Met behulp van deze functie kunnen we de query VerschilBepalen uitbreiden:

NB Omdat de onbekende parameter bij Verschil en ZonderWeekend exact hetzelfde is, zal Access slechts 1 keer vragen om hiervoor een referentiedatum in te voeren.

Het resultaat van de query is nu precies gelijk aan het resultaat van de Excel-functie NETTO.WERKDAGEN, waarbij de derde parameter niet is opgegeven.

Echte werkdagen in Access

Het zal u niet verbazen, dat de uitbreiding van de query met het veld EchteWerkdagen …

… een vergelijkbaar resultaat oplevert als NETTO.WERKDAGEN, rekening houdend met allerlei feestdagen.

Weekdagen en weeknummers

18 januari 2016Access, ExcelDatePart, Format, Gegevensvalidatie, Kiezen, Notatie, Opmaak, VERT.ZOEKEN, Weekdag, WeeknummerGijs Verbruggen

Eén van de eerste artikelen op de site van G-Info ging over datums en de mogelijkheden van de diverse opmaak-opties (klik hier voor het betreffende artikel).

Vorige week kreeg ik een vraag over weekdagen en weeknummers in Access. Toen bleek, dat het probleem niet met opmaak was op te lossen, viel het me weer op, hoe ingewikkeld het kan zijn om dit soort vraagstukken met behulp van formules te tackelen.
Ook de (soms) grote verschillen tussen Excel en Access maken het er niet makkelijker op (hoezo, allebei een onderdeel van Microsoft Office!) .

Daarom maar eens wat mogelijkheden (en onmogelijkheden) op een rijtje gezet.

Opmaak in Excel

Zoals gezegd heb ik daar in een eerder artikel al eens over geschreven.
In het Voorbeeldbestand heb ik een overzicht gemaakt met de dagen van de laatste week van 2016 en de eerste 2 van 2016.
De datums staan in kolom F; in de kolommen G t/m J staan verwijzingen naar de dagen in kolom F, maar met behulp van celopmaak (Ctrl-1 indrukken) is de lay-out van de cellen veranderd.

Voordeel hiervan is, dat makkelijk en snel de opmaak aangepast kan worden aan je wensen.
Nadeel is echter, dat je niet rechtstreeks formules of filters op deze cellen kunt los laten; de inhoud van die cellen blijft een datum (intern voor Excel een getal). Ook is het niet mogelijk om op deze cellen een Voorwaardelijke opmaak toe te passen.

NB wanneer je een Filter aanbrengt op het overzicht zul je zien, dat de filtermogelijkheden voor de kolommen F t/m J allemaal hetzelfde zijn: Excel ziet, dat het datums betreft en geeft daarom de mogelijkheden om te filteren op jaar, maand of dag. Het is NIET mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld maandag.

Experimenteer met de aangepaste opmaak via Celeigenschappen (Ctrl-1). Gebruik combinaties van de letters d, m en j; 1 letter, 2 letters etc. Het resultaat zie je direct in het vak Voorbeeld.

Datum-formules in Excel

Wil je kunnen rekenen, filteren, sorteren met de diverse onderdelen van een datum dan voldoet de opmaak niet meer. Je zult dan formules moeten gebruiken, waarmee de datum ‘ontleed’ wordt.

In het Voorbeeldbestand zijn in de kolommen K, L en M formules gebruikt om het jaar, de maand en de dag van een datum op te halen; in cel K4 bijvoorbeeld staat de formule =JAAR(F4).

Niets bijzonders, handig, recht-toe-recht-aan.
Willen we echter de weekdag ophalen (is het een maandag, dinsdag?) , dan blijkt er in Excel geen functie te zijn, die dat rechtsreeks oplevert; wel kunnen we het volgnummer van de dag in de week opvragen met de functie Weekdag.
Daar zit echter een addertje onder het gras: er is in de wereld geen overeenstemming over welk nummer bijvoorbeeld de maandag moet krijgen: 1 zoals in Europa gebruikelijk is of moet het 2 zijn (een nieuwe week begint op zondag)?
Aan de functie Weekdag moet dus altijd kenbaar worden gemaakt wat de eerste dag van de week is (als je dat niet meegeeft, dan wordt de standaard genomen en krijgt zondag volgnummer 1).
In cel N4 staat de formule =WEEKDAG(F4;KzWkDag)

Er wordt dus gezocht naar de weekdag, die hoort bij de datum in cel F4, waarbij als Type_getal de waarde 2 wordt meegegeven (maandag krijgt volgnummer 1).
Type_getal verwijst naar de cel met de naam KzWkDag (cel C3). Via Gegevensvalidatie kunnen daar alleen de voor deze functie toegestane waarden 1, 2, 3 en 11 t/m 17 ingevoerd worden.
Met VERT.ZOEKEN is in cel D3 te zien wat een bepaalde waarde inhoudt. Op het tabblad Parameters is de bron voor de Gegevensvalidatie en het verticaal zoeken te vinden in de kolommen B en C.

NB met een formule kunnen we dus het volgnummer van een weekdag afleiden, willen we echter een omschrijving dan wordt het iets ingewikkelder.
In cel Q4 staat een voorbeeld:
=KIEZEN(N4;”ma”;”di”;”wo”;”do”;”vr”;”za”;”zo”)
Let wel op: de volgorde van de dagen is afhankelijk van het Type_getal, dat in cel N4 is gebruikt!

Met opmaak is het niet mogelijk om in Excel het weeknummer te zien; wel is daar een functie voor. In het Voorbeeldbestand wordt die in kolom O gebruikt.
In cel O4 komt dan de formule =WEEKNUMMER(F4;KzWkNr)

Ook deze functie kent een 2e paramater (het Type_resultaat). Welke keuze hier gemaakt moet worden is nog iets ingewikkelder dan bij Weekdag. Want niet alleen is het van belang op welke dag een nieuwe week begint, ook moeten we aangeven wanneer we met weeknummer 1 beginnen.
Voor dat laatste onderscheidt Excel 2 systemen: bij Systeem 1 is Nieuwjaar het begin van week 1, bij Systeem 2 (het Europese systeem) begint week 1 met die week, waarin de eerste donderdag valt (en de week begint dan automatisch op maandag).

Om Systeem 2 te kiezen moet als 2e paramater voor Weeknummer het getal 21 meegegeven worden.

Opmaak in Access

Net als in Excel kunnen we in Access de datum “in stukken knippen” door een opmaak daaraan mee te geven.
In een query, die gebaseerd is op een tabel met een veld Datum, kunnen we bijvoorbeeld een nieuw veld toevoegen (met de naam JrF) om het jaar af te leiden:
JrF: Format([datum];”yyyy”)

LET OP Access verwacht Engelse functienamen en ook de Engelse afkorting voor het jaar.

We kunnen ook minder letters aan de functie meegeven, maar het resultaat is soms iets anders dan in Excel:
y: dit levert het volgnummer van de dag in het jaar
yy: het jaar in 2 cijfers
yyy: het jaar in 2 cijfers en direct daarachter het volgnummer van de dag in het jaar (dus een combinatie van yy en y)

Voor het maandnummer kan een vergelijkbare formule gebruikt worden:
MndF: Format([datum];”m”)
mm: het maandnummer altijd in 2 cijfers
mmm: de afkorting voor de maand (bijvoorbeeld jan)
mmmm: een volledige maand-aanduiding (bijvoorbeeld januari)

Voor de dag van de maand gebruiken we dan:
DagF: Format([datum];”d”)
dd: het dagnummer altijd in 2 cijfers
ddd: de afkorting voor de dag van de week (bijvoorbeeld ma)
dddd: een volledige dag-aanduiding (bijvoorbeeld maandag)

Binnen Access is het op deze manier ook mogelijk om het kwartaalnummer automatisch te genereren:
KwF: Format([datum];”q”)

Ook kunnen we de w als parameter gebruiken, maar ook nu dienen we nog extra parameters mee te geven:
WkF: Format([datum];”w”;2)
Deze formule levert het volgnummer van de dag in de week op. Maar net als in Excel moeten we dan wel opgeven op welke dag een nieuwe week begint. Geven we als 3e parameter een 0 (nul) mee, dan worden systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de week op zondag etc.

Als laatste nog:
Wk2F: Format([datum];”ww”;2;2)
Dit levert het weeknummer in het jaar; net als in Excel is het wel van belang welk systeem daarbij gebruikt moet worden.
Als de 4e parameter 0 (nul) is dan worden de systeeminstellingen gebruikt, 1 dan begint de eerste week op Nieuwjaar, 2 dan is de eerste week afhankelijk van de eerste donderdag en 3 dan is de eerste week die week, die volledig in het nieuwe jaar ligt.

LET OP de functie Format retourneert een tekst; wil je rekenen met de uitkomst hiervan neem dan de waarde van het resultaat: Val(Format([datum];”d”))

Datum-formules in Access

Willen we direct rekenen met de dagen, maanden, weken etc (zonder gebruik te maken van de Val-functie) dan kent Access nog de functie DatePart.

Als we bijvoorbeeld in een query als veld opgeven
JrNr: DatePart([datum];”yyyy”)
dan resulteert dit in een getal met 4 cijfers, dat het jaar aangeeft.

Alle instellingen, die hiervoor bij Access-opmaak zijn toegelicht, zijn hier toepasbaar.
Dus bijvoorbeeld DatePart([datum];”ww”;1;2) levert het weeknummer (als getal) op, waarbij een week begint op zondag en de eerste donderdag bepalend is voor de weeknummer 1.

Van rijen naar kolommen

5 oktober 2015Access, ExcelAls, Filter, TransponerenGijs Verbruggen

Iemand vroeg mij vorige week of ik kon helpen:

“Ik heb een bestand met leningnummers. Daar staan ook polisnummers en poliswaarden in, maar ze staan per lening onder elkaar; ik wil voor iedere lening 1 regel met daarachter alle polisgegevens.”

Nog net voordat ik begon te lachen (“Dat is zo geregeld!”, dacht ik) hoorde ik dat het bestand in Access stond. Oeps, dat wordt lastiger.
Ik zal alvast verklappen: het heeft me wel wat hoofdbrekens gekost. Ik denk ook nog steeds dat het simpeler moet kunnen. Dus bij deze een oproep aan Access-kenners: kom met een betere oplossing!

Excel-oplossing

Rijen1 Voordat we het probleem in Access gaan aanpakken, eerst maar even een oplossing in Excel; dat is iets makkelijker!

Hiernaast staat een voorbeeldje van het bestand: zoals te zien is horen bij LenNr=1 meerdere Polisnr’s etc.

In het Excel-voorbeeldbestand zijn deze gegevens in het tabblad Basis terug te vinden.

In het tweede tabblad (Tussen) is een kopie gemaakt van deze gegevens en heb ik de kop van de tabel al uitgebreid met Polis1, Waarde1, Polis2 etc. In het voorbeeld is het maximaal aantal polissen per lening 4, maar ik heb al ruimte gemaakt voor 5 polissen:

Via wat handige formules kunnen we het bestand uitbreiden; maar zorg wel eerst dat alle regels van dezelfde lening onder elkaar komen, dus sorteren op LenNr.

onder het kopje Polis1 komt het polisnummer van de eerste lening; eigenlijk zouden we in die cel (E3) kunnen verwijzen naar C3, maar ik heb daar een formule geplaatst, die direct naar beneden gekopieerd kan worden:
=ALS(B3<>B2;C3;””)
Dus als in kolom B een ander LenNr staat dan in de vorige regel, dan de inhoud van kolom C kopiëren, anders de cel leeg laten (2 “-tekens achter elkaar).
onder Waarde1 (cel F3 dus) staat de formule
=ALS(E3<>””;D3;””)
Als in de vorige stap een polisnummer in ingevuld dan ook de waarde daarvan ophalen.
Dan onder Polis2 (cel G3):
=ALS(E3<>””;ALS(B4=B3;C4;””);””)
We willen alle polisnummers op eenzelfde regel krijgen, dus Polis2 mag alleen maar ingevuld worden als er ook een Polis1 is (ALS(E3<>””).
Daarna vergelijken we het LenNr van de huidige regel met de volgende regel; als dat hetzelfde nummer is dan halen we het betreffende polisnummer op
Voor Waarde2 geldt hetzelfde als hiervoor bij Waarde1.
De formule onder Polis3 mag niet meer verrassend zijn:
=ALS(G3<>””;ALS(B5=B4;C5;””);””)
Ook de andere kolommen krijgen vergelijkbare formules en dan alles naar beneden kopieren.

Bijna klaar: alle polissen zijn mooi van de rijen naar de kolommen verplaatst, maar we hebben nog wat overbodige regels over:

Rijen4

klik met de muis ergens in de tabel met gegevens
kies de menutab Gegevens
en binnen het vak Sorteren en filteren de optie Filter
klik op het ‘vinkje’ achter Polis1 (de filteropties voor deze kolom)
zorg dat helemaal onderaan het vinkje bij (Lege cellen) uit staat
selecteer de overblijvende gegevens en kopieer die naar een ander tabblad (zie Resultaat)

Access

Nu gaan we hetzelfde doen in Access.
In het Access-voorbeeldbestand (dit is gezipt, omdat de download anders vast kan lopen) staat hetzelfde basisbestand, in de tabel Basis.

Rijen6 Om problemen te voorkomen bij het wegschrijven van de tussenstappen, creëren we eerst de Tussen-tabel met per veld het juiste gegevenstype.
NB Wanneer we Access de tabel laten aanmaken via een Tabelmaak-query, gaat Access ‘gokken’ welke type het veld moet krijgen; dat strookt lang niet altijd met onze wensen!

Rijen7 Dan de eerste stap: via een query selecteren we van alle leningnummers het kleinste polisnummer (had ook de maximum-waarde kunnen zijn).
Via de button wordt dit een Toevoeg-query; records toevoegen aan de hiervoor aangemaakte tabel Tussen.

NB Access groepeert zelf per leningsnummer; de records hoeven dan ook niet gesorteerd te zijn, in tegenstelling tot de Excel-oplossing.

Het ophalen van een mogelijk tweede polisnummer is al wat ingewikkelder:

Rijen9 Vanuit Basis selecteren we opnieuw de minimale waarde voor het polisnummer, maar via de zogenaamde outer-joins naar de Tussen-tabel wordt er voor gezorgd, dat combinaties van LenNr en PolisNr, die al voorkomen, niet meer meedoen (zie bij Criteria de voorwaarde Is Null).

Ook voor de volgende polisnummers zijn op vergelijkbare manier query’s gebouwd, waarbij meerdere koppelingen met dezelfde Tussen-tabel zijn aangemaakt.

Rijen10 De tussentabel bevat nu records, waarbij leningnummers nog wel in verschillende records voorkomen, maar waar wel al de polisnummers op de ‘juiste’ plaats staan.

Ook missen we de poliswaardes nog in de tussentabel. Dat is opgelost door 5 Bijwerk-query’s, waarmee vanuit de Tussen-tabel aan de hand van LenNr en PolisNr de overeenkomende waarde in Basis wordt opgehaald:
Rijen11 Rijen12
Om het gewenste overzicht te krijgen (alle leningnummers uniek met daarachter één of meerdere polisnummers) hebben we nog een laatste query nodig.

Transponeren

Voor diegene, die zich door de titel van het artikel (Van Rijen naar Kolommen) hebben laten misleiden, nog een toegift:
soms wil je in Excel gegevens, die onder elkaar staan, naast elkaar hebben of andersom. Hiervoor zijn geen ingewikkelde formules nodig: Excel heeft daar een ingebouwd commando voor:

selecteer in het Excel-voorbeeldbestand alle relevante gegevens in het tabblad Basis
klik met de rechter muisknop en kies Kopiëren
selecteer de cel waar het resultaat moet komen; dit kan ook in een ander tabblad of in een andere werkmap zijn.
klik daar opnieuw met de rechter muisknop
en kies nu Plakken speciaal…
in het vervolgscherm staat een optie Transponeren; zet het vinkje aan en kies OK

Aantallen turven

26 januari 2015Access, ExcelAantal, Aantal.als, Aantalarg, Array-formule, Besturingselement, Gekoppelde afbeelding, Herhaling, Integer, Kopiëren, Namen, Plakken speciaal, Rest, voorwaardelijke opmaakGijs Verbruggen

De afgelopen weken kreeg ik in diverse situaties vragen over het tellen van aantallen.

Wat simpel lijkt, wil in geautomatiseerde systemen nog wel eens ingewikkelder uitpakken.
Of het nu het tellen is van het aantal regels in een Excel-bestand, het aantal lege velden in een Excel-kolom, het aantal records in een Access-tabel of het aantal niet-lege namen in een Access-record: het blijft goed opletten wat en hoe er geteld moet worden.

Aantallen turven:
toen ik dit intikte, gingen mijn gedachten weer terug naar de vele gezellige avonden, die we lang geleden met een groepje hebben doorgebracht met het kaartspel Toepen. Bij dit spel worden de strafpunten op een bier- (of sinas-?)viltje geturfd door het zetten van streepjes.

Voor de liefhebbers volgt hieronder, na wat uitleg over het turven van aantallen in Excel en Access, een “geautomatiseerd bierviltje”.
Ik heb daarbij ook een weinig bekende manier van kopiëren gebruikt.

Excel

In het Voorbeeldbestand staat in het tabblad Aantal vanaf cel D15 een overzicht van de omzet per maand en regio van een kleine witgoedhandel (ze verkopen alleen stofzuigers, strijkijzers en broodroosters).

Uiteraard willen we de totale omzet weten (dat lossen we simpel op via een Som-formule); maar vandaag zijn we meer geïnteresseerd in Aantallen.

Excel kent diverse standaard-functies om aantallen te berekenen.
De meest simpele (en meest gebruikte) functie is Aantal. Maar als we die toepassen op het bereik D15:D158 (de maanden) dan krijgen we als resultaat 0; idem voor Regio en Product. Pas het turven van aantallen in de kolom Bedrag levert een aantal groter dan nul op, namelijk 142. De functie Aantal telt alleen maar de inhoud van numerieke cellen!

NB een datum is voor Excel ook een getal; dus de functie Aantal turft ook datums (zie ook de cellen L18:M21 in het Voorbeeldbestand).

De functie Aantalarg voldoet al beter aan de verwachtingen (zie het overzicht hierboven): deze functie telt hoeveel cellen er gevuld zijn, onafhankelijk van de inhoud.

Mbv de functie Aantal.lege.cellen (denk aan de puntjes!) kunnen we analyseren of en hoeveel lege cellen er in een cellenbereik voorkomen.

Voor de volledigheid heb ik ook nog enkele voorbeelden van de functies Aantal.als en Aantallen.als opgenomen; zie voor nadere uitleg het artikel Tellen met voorwaarden.

Turf-alternatief

Om snel te kunnen achterhalen in welke regel er gegevens ontbreken, heb ik achter iedere regel, in kolom H, mbv de functie Aantalarg geteld hoeveel velden er gevuld zijn.
Door cellen, die NIET 4 opleveren, via Voorwaardelijke opmaak te kleuren zien we direct in welke regels het fout gaat
(in één van de komende artikelen zal ik op Voorwaardelijke opmaak terugkomen).

Voor de liefhebbers nog een andere manier van tellen waarbij gebruik wordt gemaakt van zogenaamde Array- of Matrix-formules.
Wanneer we in Excel in een cel intypen =D15<>”” (we kijken dus of cel D15 NIET leeg is) dan levert dit de waarde WAAR op (als die cel gevuld is tenminste!). Maar intern vertaalt Excel dit naar een 1 (en ONWAAR naar een 0; het blijft een computerprogramma!). Daar kunnen we gebruik van maken:
typ in een cel =1*(D15<>””) en we krijgen als resultaat 1.
NB denk aan de haakjes rond de voorwaarde.

We zouden in cel I15 kunnen intikken =1*(D15<>””)+1*(E15<>””)+1*(F15<>””)+1*(G15<>””) om te achterhalen hoeveel cellen er niet leeg zijn, maar dat kan makkelijker:

tik in cel I15 in =Som(1*(
selecteer de cellen D15 t/m G15
en tik dan in (allemaal in cel I15) <>””))
niet op Enter drukken, maar Ctrl-Shift-Enter

Excel zal nu voor alle cellen in het bereik D15:G15 beoordelen of die leeg is; vermenigvuldigd met 1 levert dit een serie 0’en en 1’en op, die door de functie Som bij elkaar worden opgeteld.

Door de combinatie Ctrl-Shift-Enter wordt er een Array- of Matrix-formule ingevoerd; in de formulebalk wordt dit weergegeven door {} rond de formule.

NB alleen op bovenstaande manier kun je een array-formule invoeren; het plaatsen van accolades rond een formule werkt niet!

Kopieer de array-formule naar beneden (via de vulgreep rechtsonder in cel I15 natuurlijk; zie het artikel Doorvoeren en sorteren).

Access

Binnen dit programma moeten we het doen met veel minder (functie-)mogelijkheden. Voor het tellen van het aantal records in een tabel kunnen we een Totaal-query maken en dan per veld in de regel Totaal: aangeven dat we het Aantal willen zien.
Het resultaat hiervan komt overeen met het gebruik van de functie Aantalarg in Excel; dus het aantal niet-lege velden wordt geturfd voor ieder type veld.

Willen we het aantal niet-lege velden binnen een record weten (net als de berekening in de cellen H15 en I15 hiervoor in Excel) dan zullen we zelf een formule moeten intypen in de query.

Optie 1:
Gevuld: IIf([Maand]<>””;1;0) + IIf([Regio]<>””;1;0) + IIf([Product]<>””;1;0) + IIf([Bedrag]<>0;1;0)

De eerste als-voorwaarde (in Access Iif) levert een 1 als Maand niet leeg is, anders 0; de tweede voorwaarde hetzelfde voor Regio enz. Door de 4 resultaten van de Iif’s op te tellen zien we per record hoeveel velden er gevuld zijn.

NB Bedrag is in Access een numeriek veld; de inhoud kunnen we dan niet vergelijken met een lege tekst, dus we controleren of de waarde niet gelijk is aan 0.

Optie 2:
Gevuld2: IIf(Not IsNull([Maand]);1;0) + IIf(Not IsNull([Regio]);1;0) + IIf(Not IsNull([Product]);1;0) + IIf(Not IsNull([Bedrag]);1;0)

Vergelijkbaar met Optie 1, maar we controleren mbv een Access-functie IsNull of een veld leeg is.

Optie 3:
Gevuld3: -(Not IsNull([Maand])) – (Not IsNull([Regio])) – (Not IsNull([Product])) – (Not IsNull([Bedrag]))

Dit is iets korter dan optie 2, waarbij we gebruik maken van de eigenschap dat de waarde WAAR in Access door -1 wordt voorgesteld (en ONWAAR door 0; dit laatste is WEL hetzelfde als in Excel!?).

NB denk aan de juiste plaats en het aantal van de haakjes.

Toepen

Zoals beloofd een “Excel-bierviltje”; zie het Voorbeeldbestand.
De (straf)puntentelling bij het kaartspel Toepen gebeurt van oudsher door het zetten van streepjes, waarbij een vijftal door een dwarsstreep wordt aangegeven. Heb je 15 strafpunten, dan lig je er uit; 14 punten is ook een bijzondere situatie: de tegenstanders krijgen bij verlies 2 strafpunten (of ze passen voor 1 punt). In het Brabants wordt dit “Pulleke” genoemd, op het “scorebord” aangeduid door een P.

In het tabblad ToepBasis worden alle benodigdheden voor het scorebord klaar gezet:

in het blok B2:C4 staan de gebruikte symbolen, waarbij de cellen C2 t/m C4 een overeenkomende naam hebben gekregen (zie het Naamvak, linksboven)
in de cellen B8:D12 staan de spelersnamen en hun scores: de stand binnen het lopende ‘potje’ en het aantal gewonnen ‘potjes’.
F6:H12 is het scorebord/Excel-bierviltje.
In kolom F worden de deelnemers gecombineerd met hun resultaten door cellen en teksten met behulp van het &-teken te koppelen; in cel F8 staat bijvoorbeeld =B8&” (“&C8&”/”&D8&”)”
kolom G is de meest interessante: hier wordt de score uit kolom C (de cellen C8:C12 hebben samen de naam Score gekregen) omgezet in de juiste streepjes:
=ALS(Score>=15;Vijftal&Vijftal&Vijftal;ALS(Score=14;Vijftal&Vijftal&Paal;HERHALING(Vijftal;INTEGER(Score/5))&HERHALING(Streepje;REST(Score;5))))
* als de Score groter of gelijk aan 15 is, dan wordt 3x de tekst uit de cel met de naam Vijftal geplaatst
* bij een Score van 14, twee vijftallen en het teken voor het “Pulleke”
* anders via de functie HERHALING zoveel vijftallen als we krijgen wanneer we Score door 5 delen (INTEGER betekent geheel getal) en zoveel streepjes als de REST is bij het delen van de Score door 5.
kolom H bevat een simpelere vorm van de formule uit kolom G
nog wat Voorwaardelijke opmaak toevoegen (‘kapot’: rode achtergrond, ‘Pulleke’: oranje achtergrond, meer dan 9 punten: oranje letters) en het Scorebord is klaar!

LET OP: de naam Score bevat de cellen C8 t/m C12. Wanneer we in kolommen rechts hiervan in een formule verwijzen naar Score, dan neemt Excel de met de rij overeenkomende waarde uit deze reeks. Dus in cel G8 wijst Score naar de waarde in cel C8, in G9 naar cel C9 etc.

Het “Excel-bierviltje” vinden we terug op het tabblad ToepScore.
Om het turven nog makkelijker te maken bevat het tabblad diverse Besturingselementen, een 10-tal zogenaamde Kringvelden . Hiermee is het mogelijk om de scores snel te verhogen en te verlagen. De Kringvelden zijn gekoppeld aan de diverse scores in het vorige tabblad; klik met de rechtermuisknop op een Kringveld en bekijk de instellingen onder de optie Besturingselement opmaken …
Kringvelden (en andere besturingselementen) vinden we onder de menu-tab Ontwikkelaars.

Het scoreformulier zelf is GEEN serie cellen maar een Excel-afbeelding; wanneer je er op klikt, zie je in de hoeken en in het midden van de randen plaatsen waar je met de cursor de afbeelding kunt vergroten en verkleinen.
En niet zo maar een statisch plaatje; nee, een zogenaamde Gekoppelde afbeelding. De inhoud van de afbeelding verandert met de inhoud van de cellen, waaraan deze gekoppeld is! Mooier kunnen we het niet maken….

Hoe maken we een gekoppelde afbeelding?

selecteer de cellen, die in de afbeelding moeten worden weergegeven (voor ons scorebord de cellen F6:H12 in het tabblad ToepBasis)
klik rechts in de selectie en kies Kopiëren
ga naar de cel waar de afbeelding moet komen, klik rechts en kies de optie Plakken speciaal ….
In het submenu kies je onder Andere plakopties de 4e mogelijkheid, Gekoppelde afbeelding
pas via de grepen aan de zijkant van de afbeelding de grootte aan en/of verplaats het plaatje naar de gewenste locatie.

NB Gekoppelde afbeeldingen kunnen een belangrijke rol spelen in rapportages. Wanneer je daar meerdere overzichten onder elkaar wilt weergeven, zal het meestal zo zijn, dat de gewenste kolom-breedtes van die overzichten niet met elkaar overeenkomen; maar Excel kan standaard maar één breedte weergeven.
Zet de overzichten naast elkaar op een tabblad (of nog beter op verschillende tabbladen) en maak van deze overzichten Gekoppelde afbeeldingen; deze kun je dan onder elkaar zetten, zonder dat de kolombreedtes elkaar nog beïnvloeden.

LET OP Gekoppelde afbeeldingen vergen veel van Excel en van je PC! Sla je werk regelmatig op en gebruik niet teveel dynamische afbeeldingen in één werkmap.